今回は、Wordの見出しの折りたたみ機能を使って、長文の整理をしながら編集を進める方法を紹介します。
報告書やマニュアル、議事録のまとめなど、ページ数が多い文書を扱っていると、いま自分がどこを書いているのかが分かりにくくなります。スクロールして行ったり来たりするうちに、全体の流れを見失うこともあるでしょう。Wordでは、見出しスタイルを付けた段落の下にある本文を一時的に隠し、見出しだけを並べた状態にできます。必要な部分だけを開いて作業できるため、長い文書でも構成を確認しながら編集できます。
この記事は、Windows版のデスクトップ版Word（Microsoft 365、Word 2024、2021、2019、2016）を前提にしています。Microsoftのサポート情報によると、Web版のWordでは文書の一部を折りたたむ機能はまだ提供されておらず、デスクトップ版で折りたたんだ文書をWeb版で表示すると、各セクションは展開された状態で表示されます。Mac版については、ここでは扱いません。
見出しの折りたたみとは
見出しの折りたたみは、見出しの下に続く本文や小見出しを、画面上で一時的に隠す機能です。隠した内容が削除されるわけではなく、もう一度開けば元どおりに表示されます。
この機能が使えるかどうかは、段落に設定されたアウトライン レベルで決まります。Wordの組み込みの見出しスタイル（[見出し 1]、[見出し 2]など）には、あらかじめアウトライン レベルが設定されているため、見出しスタイルを適用するだけで折りたたみが使えるようになります。
折りたたまれる範囲は、その見出しから「同じレベル、または上のレベルの次の見出し」の直前までです。たとえば[見出し 1]を折りたたむと、その下にある本文と[見出し 2]以下の小見出しがまとめて隠れます。[見出し 2]を折りたたんだ場合は、次の[見出し 2]または[見出し 1]が現れるところまでが対象になります。
見出しスタイルを適用する
まずは、見出しにしたい段落に見出しスタイルを付けます。
- 見出しにしたい段落にカーソルを置きます。
- [ホーム]タブの[スタイル]グループで、[見出し 1]や[見出し 2]を選びます。
- 文書の構成に合わせて、章は[見出し 1]、節は[見出し 2]のように、階層ごとにスタイルを使い分けます。
文字を太字にしたりサイズを大きくしたりしただけの段落は、見た目は見出しでも、Wordからは本文として扱われます。この場合は折りたたみの三角形が表示されません。見た目ではなくスタイルで見出しを指定することが、この機能を使うための前提になります。
見出しを折りたたむ・展開する基本操作
見出しスタイルを適用した段落にマウスポインターを近づけると、見出しの左側に小さな三角形が表示されます。
- 折りたたみたい見出しにマウスポインターを合わせます。
- 左側に表示される三角形を選択します。
- 見出しの下にある本文と小見出しが隠れ、見出しだけが表示されます。
- もう一度三角形を選択すると、隠れていた部分が展開されます。
タッチ操作のデバイスでは、見出しをタップすると三角形が表示されます。
閉じた部分があることを忘れたまま作業を続けると、内容が抜けているように見えてしまうことがあるので、作業の区切りで全体を展開して確認しておくと安心です。
すべての見出しをまとめて折りたたむ・展開する
見出しが多い文書では、1つずつ三角形を選ぶより、まとめて操作したほうが手早く済みます。
- 文書内のいずれかの見出しを右クリックします。
- 表示されたメニューから[展開/折りたたみ]を選びます。
- [すべての見出しを折りたたみ]または[すべての見出しを展開]を選びます。
すべてを折りたたむと、文書が見出しだけの一覧になります。章や節の並び順、見出しの言い回しのばらつきなどを確認するのに便利です。
文書を開いたときに折りたたんだ状態にする
Wordの既定では、文書を閉じて開き直すと、折りたたんでいた見出しはすべて展開された状態に戻ります。特定の見出しを、開いた時点から折りたたんでおきたい場合は、段落の設定を変更します。
- 折りたたんだ状態にしたい見出しにカーソルを置きます。
- [ホーム]タブの[段落]グループの右下にある矢印を選択し、[段落]ダイアログボックスを開きます。
- [アウトライン レベル]の横にある[既定で折りたたまれる]のチェックボックスをオンにします。
- [OK]を選択します。
補足資料や付録など、読み手が必要に応じて開けばよい部分にこの設定をしておくと、文書を開いた人はまず概要を読み、内容を確認したい部分だけを展開できます。ただし、前述のとおりWeb版のWordで表示するとすべて展開されるため、共有相手がどの環境で文書を開くかも考えておく必要があります。
長文の整理に役立つ使い方のコツ
折りたたみは、単に画面をすっきりさせるだけでなく、文書を組み立て直すときの作業台としても使えます。ここでは、日々の編集で取り入れやすい使い方を紹介します。
書き始める前に見出しだけで骨組みを作る
長い文書を書くときは、いきなり本文から書き始めるより、先に見出しだけを並べて骨組みを作ると、内容の重複や抜けに気付きやすくなります。
- 章と節の見出しを先にすべて入力し、それぞれに見出しスタイルを付けます。
- 本文を書き進めたら、書き終わった章を折りたたんでおきます。
- 画面には書きかけの章と、まだ手を付けていない見出しが残るため、残りの作業量が見えやすくなります。
いま作業している章だけを開いておく
特定の章を集中して直したいときは、いったん右クリックメニューから[すべての見出しを折りたたみ]を選び、作業する章の三角形だけを選んで開きます。前後の章が見出しだけになるため、スクロール量が減り、関係のない部分を誤って書き換える心配も少なくなります。
レビューでは構成から確認する
他の人が作った文書を確認するときも、最初にすべての見出しを折りたたむと、全体の構成をつかみやすくなります。
- 見出しの順番が話の流れに沿っているか
- 同じレベルの見出しで、言葉づかいや表記がそろっているか
- [見出し 1]の直下にいきなり[見出し 3]が来るなど、階層が飛んでいないか
構成に問題がないことを確かめてから、各章を開いて本文を読むと、指摘の順序も整理しやすくなります。
見出しのレベルを見直して折りたたみの単位を調整する
思ったところで折りたためない場合は、見出しのレベルが意図どおりになっていないことがあります。たとえば節のつもりで付けた見出しが[見出し 1]になっていると、そこで章の区切りが切れてしまいます。見出しのスタイルを付け直すか、[段落]ダイアログボックスの[アウトライン レベル]を確認して、文書の階層と一致させておきましょう。
また、見出しスタイルを使わずに見出しを作りたい事情がある場合でも、[段落]ダイアログボックスでアウトライン レベルを設定すれば、その段落を折りたたみの基準にできます。ただし、目次など他の機能との連携を考えると、組み込みの見出しスタイルを使うほうが管理しやすくなります。
折りたたみを使うときの注意点
- 折りたたみは表示上の機能：隠した本文は削除されていないため、文字数や内容は変わりません。
- 開き直すと展開される：[既定で折りたたまれる]を設定していない見出しは、文書を開き直すと展開された状態に戻ります。
- Web版では折りたためない：Web版のWordで作業する場合は、[Wordで開く]を選んでデスクトップ版で開くと、折りたたみや展開を操作できます。
- 見出しスタイルが前提：太字や文字サイズで見出しらしく整えただけの段落は、折りたたみの対象になりません。
まとめ
Wordの見出しの折りたたみを使うと、長文の整理をしながら必要な部分だけに集中して編集できます。ポイントを振り返ります。
- 見出しには組み込みの見出しスタイルを適用し、折りたたみの基準となるアウトライン レベルを持たせる。
- 見出しの左に表示される三角形で、その見出しの下を折りたたんだり展開したりできる。
- 見出しを右クリックし、[展開/折りたたみ]からすべての見出しをまとめて操作できる。
- [段落]ダイアログボックスの[既定で折りたたまれる]で、開いた時点から折りたたんだ状態にできる。
- Web版のWordでは折りたたみが使えず、展開された状態で表示される。
まずは手元の長い文書で見出しスタイルが正しく付いているかを確かめ、すべての見出しを折りたたんで構成を眺めるところから試してみてください。