今回は、Wordのフォームコントロール機能を使って、簡単に回答できるアンケート用紙や申込書を作成する方法を紹介します。
フォームコントロールとは
Wordでアンケート用紙や社内の各種申請書など、「誰かに項目を入力してもらうための文書」を作成する際、ただ空欄を用意しておくだけでは、回答者がどのような形式で入力してよいか迷ってしまうことがあります。また、入力によってレイアウトが崩れてしまうという問題も起こりがちです。
このような時に役立つのが「フォームコントロール」です。これは、文書の中にチェックボックスやプルダウンリスト（ドロップダウン）、日付を選択できるカレンダーなどを埋め込むことができる機能です。あらかじめ選択肢を用意しておくことで、回答者の入力の手間を省き、集計しやすい形式でデータを集めることができます。
開発タブを表示する
フォームコントロールの機能を使うには、まず普段は隠れている「開発」タブをリボンに表示させる必要があります。
開発タブの表示手順
- Wordの画面上部にある「ファイル」タブをクリックし、左下の「オプション」を選びます。
- 「Word のオプション」画面が開いたら、左側のメニューから「リボンのユーザー設定」をクリックします。
- 右側の「リボンのユーザー設定」というリストの中にある「開発」という項目を探し、左側の四角いチェックボックスにチェックを入れます。
- 「OK」をクリックして画面を閉じます。
これで、リボンのタブの一覧に「開発」というタブが追加されました。今後の作業はこのタブの中にある「コントロール」グループを使って行います。
よく使うコントロールの配置方法
アンケート作成で特に活躍する3つの基本的なコントロールの配置方法を紹介します。
チェックボックスの配置
「はい／いいえ」で答える質問や、複数回答ができる選択肢に便利です。
- チェックボックスを置きたい場所（選択肢の文字の直前など）にカーソルを合わせます。
- 「開発」タブの「コントロール」グループにある、「チェックボックス コンテンツ
コントロール」（四角の中にレ点が入ったアイコン）をクリックします。 - カーソルの位置に、クリックするたびにバツ印（またはレ点）のオン／オフが切り替わるチェックボックスが挿入されます。
ドロップダウンリスト（プルダウン）の配置
都道府県や所属部署など、あらかじめ決まった選択肢の中から1つだけを選ばせたい場合に使います。
- リストを配置したい場所にカーソルを合わせます。
- 「開発」タブから「ドロップダウン リスト コンテンツ コントロール」のアイコンをクリックして挿入します。
- 挿入された枠を選択した状態で、リボンの「プロパティ」ボタンをクリックします。
- 「コンテンツ コントロールのプロパティ」画面が開いたら、右下にある「追加」ボタンをクリックして、表示させたい選択肢（「営業部」「総務部」など）を一つずつ登録していきます。
- 「OK」で閉じると、リストから選択できるようになります。
日付選択カレンダーの配置
申込日や希望日などを入力してもらう際に、カレンダーから選べるようにする機能です。
- 日付を入力させたい場所にカーソルを置きます。
- 「開発」タブから「日付選択用コンテンツ コントロール」のアイコンをクリックします。
- 「ここをクリックまたはタップして日付を入力してください。」という枠が挿入されます。右端の矢印をクリックすると、小さなカレンダーが表示され、そこから日付を選択できるようになります。「プロパティ」から日付の表示形式（和暦・西暦など）を変更することも可能です。
入力箇所以外を保護してレイアウト崩れを防ぐ
コントロールを配置した後は、回答者が誤って質問文を消してしまったり、レイアウトを崩してしまったりしないように、入力部分以外を編集できないように保護（ロック）しておくのがおすすめです。
文書の保護手順
- 「開発」タブの「保護」グループにある「編集の制限」をクリックします。
- 画面の右側に「編集の制限」という作業ウィンドウが現れます。
- 「2. 編集の制限」の中にある「ユーザーに許可する編集の種類を指定する」にチェックを入れます。
- そのすぐ下のプルダウンメニューから「フォームへの入力」を選択します。
- 「3. 保護の開始」にある「はい、保護を開始します」ボタンをクリックします。
- パスワードを設定する画面が出ますが、不要であれば何も入力せずに「OK」を押します。（パスワードをかけると、解除しない限りフォーム以外の部分が変更できなくなります）
この設定を行うことで、カーソルがフォームコントロールの部分にしか合わなくなり、安全に回答してもらえるファイルが完成します。
まとめ
Wordのフォームコントロールを使うと、回答者にとって親切で、作成者にとっても集計がしやすいアンケート用紙を手軽に作ることができます。少し設定の手間はかかりますが、一度ひな形（テンプレート）を作ってしまえば何度でも使い回すことができるため、社内での書類のやり取りが多い場合には非常に役立つ機能です。ぜひ「開発」タブを表示して、便利なコントロールを試してみてはいかがでしょうか。