今回は、Wordのブックマーク機能を活用して、文書内の特定の場所へスムーズにジャンプする方法を紹介します。
数十ページに及ぶマニュアルや、日々の業務で書き足していく議事録など、長い文書を編集しているとき、「あの項目はどこに書いたかな」とスクロールして探すのに時間がかかることがあるかもしれません。そのようなときに役立つのが「ブックマーク」機能です。文書内の目印として設定しておくことで、いつでも一瞬で目的の場所に移動できるようになります。
ブックマークの基本的な設定方法
Wordでブックマークを付ける操作は、本に付箋を貼るような感覚で行えます。
ブックマークを追加する手順
- 文書内で、目印を付けたい場所（文字の先頭など）をクリックしてカーソルを合わせる
- 画面上部の「挿入」タブを開く
- 「リンク」グループの中にある「ブックマーク」をクリックする
小さなウィンドウが表示されたら、「ブックマーク名」の入力欄に好きな名前（例：「確認箇所」「第3章の補足」など）を入力し、「追加」ボタンを押します。これで、カーソルを合わせた位置に見えない目印が設定されます。
ブックマーク名のルール
名前を付けるときには、少しだけ決まりがあります。
- 最初の文字はアルファベットか日本語にする必要があります（数字からは始められません）。
- スペース（空白）は使用できません。
文字を区切りたいときは、スペースの代わりに「_（アンダーバー）」などを使うと登録しやすくなります。
設定した場所へジャンプする方法
ブックマークを付けたら、次は実際にその場所へ移動（ジャンプ）してみましょう。
ジャンプ機能を使って移動する
- 「挿入」タブの「ブックマーク」を再度クリックしてウィンドウを開く
- 一覧から移動したいブックマーク名を選ぶ
- 「ジャンプ」ボタンをクリックする
これで、文書のどのページにいても、登録した場所へすぐに画面が切り替わります。閉じるボタンを押せば、すぐにその場所から編集を再開できます。
ショートカットで素早く呼び出す
ジャンプ機能は、ショートカットキーを使うとさらに快適です。
キーボードの「Ctrl」＋「G」を押すと、「検索と置換」というウィンドウの「ジャンプ」タブが開きます。移動先の指定で「ブックマーク」を選び、リストから名前を選択してジャンプするだけです。メニューを辿る手間が省けるため、作業のスピードが上がります。
ブックマークを活用するちょっとした工夫
ただジャンプするだけでなく、ブックマーク機能には他にも便利な使い方があります。
他の人への案内として使う
同じ文書をチームで共有している場合、「ここの数字を確認しておいて」と伝えるときに、あらかじめブックマークを設定しておくと親切です。ファイルと一緒に「『確認用01』のブックマークに飛んでください」と添えるだけで、相手が該当箇所を探す手間を減らすことができます。
文書内にリンクを作成する
設定したブックマークは、Word内のハイパーリンクのジャンプ先としても利用できます。
「挿入」タブから「リンク」を選び、「このドキュメント内」を選択すると、作成したブックマークの一覧が表示されます。これを応用すれば、文書の先頭に「よく使う項目リスト」を作り、クリックするだけでその項目へ飛べる簡易的な目次のような仕組みを作ることも可能です。
まとめ
Wordのブックマーク機能は、長い文書を扱うときの移動ストレスを軽減してくれる便利なツールです。
よく確認する場所や、後で書き足す予定の場所にあらかじめ目印を付けておくことで、スクロールで探す時間を省くことができます。ジャンプ機能やリンクとの組み合わせを取り入れて、毎日の文書作成や確認作業をスムーズに進めるヒントにしてみてください。