今回は、WordのSmartArtグラフィックを活用して、会社やプロジェクトチームの組織図を素早く見栄え良く作成する方法を紹介します。
SmartArtとは
Wordで文書を作成する際、文字だけでなく図解を取り入れると、情報が視覚的に伝わりやすくなります。しかし、四角形や直線の図形を一つずつ組み合わせて図解を作るのは、時間と手間がかかります。
そこで便利なのが、あらかじめ用意されたデザインのテンプレートから図解を作成できる「SmartArt（スマートアート）」機能です。これを使うことで、リストやプロセス、階層構造などの図解を簡単な操作で作成できます。組織図も、この階層構造のテンプレートの一つとして用意されています。
SmartArtで組織図を挿入する手順
組織図のベースとなる図形を文書に配置する手順は以下の通りです。
- リボンの「挿入」タブを開きます。
- 「図」グループにある「SmartArt」をクリックします。
- 「SmartArt グラフィックの選択」ダイアログボックスが表示されます。
- 左側のカテゴリから「階層構造」を選びます。
- 右側に表示されるテンプレートから「組織図」や「名前/役職付き組織図」など、目的に合ったレイアウトを選択し「OK」をクリックします。
これで、文書上に組織図の基本形が挿入されます。
組織図の編集とカスタマイズ
基本形を挿入した後は、実際の組織の構造に合わせて図形を追加したり、テキストを入力したりして、図を完成させていきます。
テキストの入力方法
図形の中に文字を入力するには、二つの方法があります。
- 図形内の「[テキスト]」と書かれた部分を直接クリックして入力する。
- SmartArtの横に表示される「テキスト ウィンドウ」を使って入力する。
テキストウィンドウを使うと、箇条書きのリストを編集するような感覚で文字を入力できるため、全体の構造を把握しながら作業を進めやすくなります。テキストウィンドウが表示されていない場合は、SmartArtを選択した状態で左端に表示される小さな矢印のアイコンをクリックすると表示されます。
役職や部門を追加する
組織の規模に合わせて、図形を増やしたり減らしたりする操作も簡単に行えます。
- 図形を追加したい場所の基準となる図形を選択します。
- 「SmartArt のデザイン」タブを開きます。
- 「グラフィックの作成」グループにある「図形の追加」の右側の矢印をクリックします。
- 「後に図形を追加」「前に図形を追加」「上に図形を追加」「下に図形を追加」などのメニューから、適切な位置を選びます。
また、組織図特有の配置として「アシスタントの追加」というメニューもあります。これを使うと、社長に対する秘書室のように、通常の階層とは少し外れた位置に図形を配置することができます。
レイアウトの変更
特定の部門の下に複数の課がぶら下がっている場合、横一列に並べると図が横長になりすぎてしまうことがあります。そのような時は、レイアウトを変更してスッキリと見せることができます。
- ぶら下がっている図形を束ねている上位の図形を選択します。
- 「SmartArt のデザイン」タブの「レイアウト」をクリックします。
- 「標準」「両側にぶら下げ」「左にぶら下げ」「右にぶら下げ」の中から、見やすいレイアウトを選びます。
デザインを整えて仕上げる
構造が完成したら、最後に色やスタイルを変更して、見栄えを整えます。
色やスタイルの変更
Wordには、プロのデザイナーが作成したような配色や立体的なスタイルが用意されており、ワンクリックで適用できます。
- SmartArtを選択し、「SmartArt のデザイン」タブを開きます。
- 「色の変更」をクリックし、用意されたカラーバリエーションの中から好みのものを選びます。
- その隣にある「SmartArt のスタイル」から、立体効果や影などの効果を選びます。
個別の図形の色を変更する
特定の部門だけ色を変えて強調したい場合は、その図形だけを個別に編集することも可能です。
- 色を変えたい図形を右クリックします。
- 表示されたメニューの「塗りつぶし」から、好きな色を選択します。
これにより、全体の統一感を保ちつつ、注目させたいポイントを際立たせることができます。
まとめ
WordのSmartArt機能を使えば、複雑な組織図もテンプレートを活用して効率よく作成できます。図形の追加やレイアウトの変更も柔軟に行えるため、組織変更があった際の修正作業もスムーズです。テキストウィンドウを使った入力や、配色の変更機能などを使いこなすことで、より見やすく伝わりやすい資料作りに役立つことでしょう。