今回は、Wordの「差し込み印刷」機能を使用して、Excelの住所録データから大量の宛名ラベルを一度に作成・印刷する方法について紹介します。
差し込み印刷（宛名ラベル）とは何か
会社でダイレクトメール（DM）や年賀状、案内状などを大量に郵送する際、封筒に直接宛名を印刷するか、宛名シール（ラベル）に印刷して貼り付けるかのどちらかの作業が発生します。
数百件、数千件におよぶ宛先を、1件ずつ手入力でラベルの枠内に打ち込んでいくのは、現実的な作業ではありません。
このような場合、Wordの「差し込み印刷」機能が非常に役立ちます。
差し込み印刷とは、Excelなどで作成した名簿データ（住所、氏名、会社名など）をWordに読み込ませ、Word上に作られたラベルのフォーマット（ひな形）の指定した位置に、データを1件ずつ自動で流し込んで印刷する機能です。
この機能を活用すれば、100件の宛名ラベルであっても、数回のクリックと設定だけで一瞬にして完成し、大幅な作業時間の短縮と入力ミスの防止を実現できます。
用意するもの
差し込み印刷を行うためには、以下の2つのファイルが必要です。
- データソース（Excelファイル）:
宛先の情報が入力されたリストです。1行目に「氏名」「郵便番号」「住所1」「会社名」といった見出し（列タイトル）があり、2行目以降に実際のデータが1件1行で入力されている、シンプルな表形式のファイルを用意します。 - メイン文書（Wordファイル）:
宛名を印刷するためのレイアウト（ひな形）となるファイルです。ここで市販の宛名ラベル用紙の規格を指定し、データを流し込む枠組みを作ります。
宛名ラベル作成の基本的な手順
Wordの「差し込み文書」タブにあるウィザード（案内機能）を使うと、手順に沿って設定を進められるため、初心者でも迷わずに作成できます。
ラベル用紙のサイズ指定
まずはWordで白紙の新規文書を開き、リボンの「差し込み文書」タブをクリックします。
「差し込み印刷の開始」ボタンをクリックし、表示されたメニューから「ラベル」を選択します。
すると、「ラベル オプション」というダイアログボックスが開きます。
ここで、手元にある市販の宛名ラベル用紙（A-ONEやコクヨなど）のメーカー名と、パッケージに記載されている「製品番号（品番）」を探して選択します。
（例：ラベルの製造元を「A-ONE」にし、製品番号「28171」などを選択）
「OK」をクリックすると、Wordの画面上に、そのラベル用紙の切れ目に合わせた透明な枠線（表の枠）が自動的に描画されます。
Excelデータ（宛先リスト）の読み込み
ラベルの枠が用意できたら、次にExcelのデータをWordに紐付けます。
「差し込み文書」タブの「宛先の選択」ボタンをクリックし、「既存のリストを使用」を選びます。
ファイル選択画面が開くので、あらかじめ用意しておいたExcelの住所録ファイルを指定して「開く」をクリックします。
「テーブルの選択」画面で、データが入力されているシート名を選び、「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックが入っていることを確認して「OK」を押します。
これで、WordとExcelの連携が完了し、画面上の2つ目以降のラベル枠の中に「«Next Record»（次の記録）」という特殊な文字が表示されます。
差し込みフィールド（項目）の配置
ここからが最も重要な、ラベルのレイアウト（どこに何を配置するか）を作る作業です。
画面の左上にある最初のラベル枠内（1つ目のマス）をクリックしてカーソルを合わせます。
「差し込み文書」タブの「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリックすると、Excelの1行目にあった見出し（「郵便番号」や「氏名」など）がリスト表示されます。
このリストから、配置したい項目を順番に選んで挿入していきます。
例えば、「郵便番号」を挿入し、Enterキーで改行して「住所1」を挿入、さらに改行して「会社名」を挿入し、最後に「氏名」を挿入します。
このとき、フィールドの間に「様」や「御中」といった敬称を直接キーボードから入力しておく（例：«氏名» 様）ことで、すべての宛名に自動で敬称が付くようになります。
また、氏名の文字サイズを大きくしたり、太字にしたりといった「ホーム」タブでのフォント設定も、この1つ目のマスに対してのみ行います。
すべてのラベルにレイアウトを反映させる（複数ラベルへの反映）
1つ目のマスで完璧なレイアウトが完成したら、それをページ内のすべてのマス（2つ目以降のラベル）にコピーします。
「差し込み文書」タブにある「複数ラベルに反映」というボタンをクリックします。
すると、1つ目のマスで作ったレイアウト（«郵便番号»や«氏名»様などの配置と書式）が、画面上のすべての枠に一瞬でコピーされます。
この「複数ラベルに反映」ボタンを押し忘れると、1枚目のラベルにしか宛名が印刷されないという失敗に繋がるため、必ずクリックするようにしてください。
印刷前のプレビュー確認と微調整
設定が終わったら、実際にどのように印刷されるかを確認します。
結果のプレビュー
「差し込み文書」タブの「結果のプレビュー」ボタンをクリックすると、«氏名»などのフィールド記号が、Excelの実際のデータ（「山田太郎
様」など）に置き換わって表示されます。
上部にある右向きの矢印ボタン（次のレコード）をクリックしていくと、2ページ目、3ページ目と、順番にデータが流し込まれた状態を確認できます。
ここで、住所が長すぎて枠からはみ出していないか、敬称の「様」が抜け落ちていないかなど、全体のバランスをチェックします。
もし文字サイズや配置を直したい場合は、もう一度「結果のプレビュー」ボタンを押してプレビューを解除し、左上の1つ目のマスだけを修正してから、再度「複数ラベルに反映」ボタンを押して全体に適用し直します。
個別の文書への差し込み（最終的なファイル化）
プレビューで問題がなければ、いよいよ印刷です。
「差し込み文書」タブの一番右にある「完了と差し込み」ボタンをクリックします。
いきなりプリンターにデータを送る「文書の印刷」を選ぶこともできますが、おすすめは「個々のドキュメントの編集」を選ぶ方法です。
これを選択し、「すべて」のレコードを選んで「OK」をクリックすると、Wordがデータを流し込んだ状態の「新しいWordファイル（ラベル1など）」を自動で作成してくれます。
この新しいファイルは、何十ページもの宛名ラベルがすでに完成した状態の独立した文書となっています。
これなら、特定の1件だけ長い住所のフォントサイズを手作業で小さく微調整したり、印刷に失敗したページだけを後から指定して印刷し直したりすることが簡単にできるため、実務において非常に安全な進め方となります。
まとめ
Wordの差し込み印刷機能を使って、Excelの住所録から宛名ラベルを大量に作成する方法について解説しました。
「差し込み文書」タブから、市販のラベル用紙の規格を選び、Excelデータを読み込んで、最初のマスに「差し込みフィールド（項目）」を配置するという流れが基本です。
最初のマスにだけレイアウトと書式を設定し、必ず「複数ラベルに反映」ボタンを押して全体にコピーすることが、失敗しないための最大のポイントです。
また、直接プリンターに出力するのではなく、「個々のドキュメントの編集」で一度完成形のWordファイルとして出力（書き出し）しておくことで、プレビュー画面では直せない個別の微調整が可能になり、印刷ミスを防ぐことができます。
この手順を一度マスターしてしまえば、手作業による宛名書きの負担から解放され、数千件のダイレクトメール発送でもスムーズに対応できるようになります。