今回は、Wordで作成した重要な文書を保護するために、ファイルにパスワードを設定し、第三者の閲覧や編集を制限する方法について紹介します。
文書保護の重要性とパスワード設定の目的
Wordで作成する文書の中には、社外秘の企画書や、個人情報が含まれた名簿、改ざんされては困る契約書など、取り扱いに注意が必要なファイルが数多く存在します。
これらのファイルをメールに添付して送信する際や、社内の共有サーバーに保存する際、何の対策もせずにそのまま置いておくと、誤送信やアクセス権限の設定ミスによって、誰でも簡単に見たり書き換えたりできてしまうリスクがあります。
Wordの「パスワード保護」機能を使用すれば、ファイルを開くための「読み取りパスワード」や、内容を変更するための「書き込み（編集）パスワード」を設定することができ、情報漏洩や意図しない改ざんを強力に防ぐことができます。
読み取りパスワードと書き込みパスワードの違い
Wordのパスワード保護には、目的の異なる2種類のパスワードが用意されており、これらを単独で、あるいは組み合わせて設定します。
- 読み取りパスワード（暗号化）:
ファイルそのものを開くために要求されるパスワードです。これを知らない人はファイルの中身を一切見ることができないため、機密性の高い文書の漏洩防止に最も効果的です。 - 書き込みパスワード（編集制限）:
ファイルを開いて読むことは誰でもできますが、内容を修正して「上書き保存」するためにはパスワードが要求される仕組みです。パスワードを知らない人は「読み取り専用」として開くことになり、もし変更を加えたとしても元のファイルには上書きできず、別の名前で保存するしかありません。契約書のフォーマットなど、内容は公開したいが元の状態を維持したい場合に適しています。
パスワードを設定する基本的な手順
ここでは、ファイルを開くための「読み取りパスワード」と、編集を制限する「書き込みパスワード」の両方を設定する手順を解説します。
設定画面は「名前を付けて保存」の操作プロセスの中に隠れています。
名前を付けて保存からのオプション設定
パスワードを設定したい文書を開いた状態で、リボンの「ファイル」タブをクリックし、左側のメニューから「名前を付けて保存（または『コピーを保存』）」を選択します。
保存先（「この PC」や「参照」など）をクリックし、「名前を付けて保存」のダイアログボックスを開きます。
ここでファイル名を入力する欄のすぐ下（または右下）にある、「ツール」という小さなボタン（下向き矢印）をクリックします。
表示されたドロップダウンメニューの中から、「全般オプション」を選択します。
パスワードの入力と確認
「全般オプション」というダイアログボックスが開くと、「読み取りパスワード」と「書き込みパスワード」の2つの入力欄が表示されます。
- ファイルを開けなくしたい場合: 「読み取りパスワード」の欄に任意の文字列を入力します。
- 編集（上書き）を防ぎたい場合:
「書き込みパスワード」の欄に入力します。両方を設定したい場合は、両方の欄に（同じでも別々でも構いません）入力します。
パスワードを入力して「OK」をクリックすると、確認のために「もう一度パスワードを入力してください」という小さな画面が続けて表示されます。（両方設定した場合は、読み取り用と書き込み用の2回確認画面が出ます）
確認用にもう一度同じ文字列を正確に入力し、「OK」をクリックします。
ダイアログボックスが閉じたら、最後に「保存」ボタンをクリックして、ファイルを保存（または上書き保存）します。
これで、このファイルに対するパスワード保護の設定が完了しました。
読み取り専用を推奨する設定
「全般オプション」のダイアログボックスには、パスワード欄のすぐ下に「読み取り専用を推奨する」というチェックボックスもあります。
ここにチェックを入れて保存すると、ファイルを開く際にパスワードは要求されませんが、「作成者は、変更する必要がなければ読み取り専用として開くことを推奨しています」というメッセージが必ず表示されるようになります。
パスワードでガチガチに固めるほどではないが、不用意な上書き保存による事故を防ぎたい社内共有用のフォーマットなどで、緩やかな保護としてよく使われる便利な機能です。
パスワードの解除・変更手順と注意点
設定したパスワードが不要になったり、別のパスワードに変更したくなったりした場合も、設定時とほぼ同じ手順で行います。
パスワードを解除（クリア）する方法
パスワードがかかっているファイルを開きます（このとき、設定したパスワードを入力して中に入ります）。
「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、「ツール」の「全般オプション」ダイアログボックスを再度開きます。
入力欄には、設定されているパスワードが黒い丸（●●●●）の伏せ字で表示されています。
この伏せ字を、BackSpaceキーやDeleteキーで「すべて削除して空欄」にします。
空欄になったことを確認して「OK」をクリックし、そのまま「保存」ボタンを押してファイルを上書き保存します。
次回から、このファイルを開く際にはパスワードが要求されなくなります。
パスワード管理における最大の注意点
パスワード機能を使用する上で、絶対に忘れてはならない大原則があります。
それは、「Wordのパスワードを忘れてしまった場合、Microsoftのサポートを含め、誰にも開くことができない（復元できない）」ということです。
パスワードが設定されたファイルは強力に暗号化されるため、作成者本人であってもパスワードを忘失すれば、苦労して作成したデータは二度と取り出せなくなります。
パスワードを設定する際は、必ず自分が記憶できるものにするか、安全なパスワード管理ツールなどに記録を残しておくなど、厳重な自己管理が求められます。
まとめ
Word文書にパスワードを設定し、読み取りや編集（書き込み）を制限してデータを保護する方法について解説しました。
「名前を付けて保存」のダイアログボックスから「ツール」→「全般オプション」と進むだけで、ファイルへのアクセス権限を簡単にコントロールできます。
内容を見せたくない機密文書には「読み取りパスワード」を、内容は共有するが改ざんを防ぎたいフォーマットには「書き込みパスワード」や「読み取り専用を推奨する」設定を使い分けるのが基本です。
解除する際も同じ画面から伏せ字を消して上書き保存するだけですが、「パスワードを忘れると二度と開けない」というリスクを常に念頭に置き、重要なファイルを守るための確実な運用を心掛けてみてはいかがでしょうか。