今回は、PowerPointの発表者ツールとリハーサルを使って、発表中に話しやすい状態を作る方法を紹介します。
発表者ツールは発表者だけが見る操作画面
PowerPointで発表するとき、聞き手に見せるスライドとは別に、発表者用の画面を表示できます。これが発表者ツールです。現在のスライド、次のスライド、ノート、経過時間、操作ボタンなどを確認できます。
発表者ツールは、話す内容と進行を発表者側で管理するための機能です。スライドを読むのではなく、要点を思い出しながら話すための支えとして使うと効果があります。
対面の発表では、プロジェクターや外部モニターにスライドを映し、手元の画面に発表者ツールを表示します。オンライン会議では、共有する画面と自分だけが見る画面を取り違えないように準備が必要です。
ノートは原稿ではなく手がかりにする
発表者ツールでは、スライドごとのノートを確認できます。ここに話す内容をすべて書くこともできますが、長い原稿を入れると、発表中に読むことへ意識が向きやすくなります。
ノートには、話す順番、言い忘れたくない固有名詞、補足の数字を使わない確認事項、質問されそうな観点などを短く書くのが向いています。文章ではなく、箇条書きで手がかりを置くと、画面を見たときに把握しやすくなります。
ノートに入れると便利な内容
- 最初に伝える要点
- 口頭で補足する背景
- 説明を飛ばしてはいけない用語
- 次のスライドへ移る前のつなぎ
- 質問が出たときに確認する観点
ノートは読み上げる文章ではなく、話すための目印として作ると、発表者ツールの良さを活かせます。
次のスライドを見ながら話の流れを作る
発表者ツールでは、現在のスライドだけでなく、次に表示されるスライドも確認できます。これにより、今話している内容を次の話題へつなげやすくなります。
たとえば、現在のスライドで課題を説明し、次のスライドで対策を示す場合、最後の一言を「次に、この課題への対応を見ます」のようにつなげられます。次のスライドが見えていると、話の区切りを作りやすくなります。
ただし、次のスライドを見すぎると、今の説明が浅くなることがあります。現在のスライドで伝える要点を話し終えたら、次のスライドを確認する、という使い方が落ち着きます。
経過時間でペースを確認する
発表者ツールには経過時間が表示されます。発表時間が決まっている場合、進行の目安として使えます。時間を気にしすぎると話しにくくなりますが、区切りごとの目安を持っておくと調整しやすくなります。
たとえば、導入、本題、まとめのように大きな区切りを作り、それぞれの通過時点を意識します。細かな秒単位で合わせる必要はありません。話す順番と残り時間を見ながら、補足を省くか、質問時間を確保するかを判断します。
時間管理は、すべてを同じ速度で話すことではなく、重要な部分に時間を残すことです。発表者ツールの経過時間は、その判断のために使います。
リハーサルで画面共有の見え方を確認する
オンライン会議でPowerPointを使う場合は、発表者ツールの画面を相手に共有しないように注意します。共有するのはスライドショー画面であり、ノートや次のスライドが見える画面ではありません。
リハーサルでは、実際の会議ツールを使って、どの画面が共有されるか確認します。複数モニターを使う場合、PowerPointが想定と違う画面にスライドショーを表示することがあります。
事前確認のポイント
- 共有対象がスライドショー画面になっているか
- 発表者ツールが自分の画面だけに出ているか
- 通知や別アプリの画面が映らない状態か
- スライド内の動画や音声が再生できるか
社内発表でも、画面共有の設定ミスは起こりやすいです。資料の中身だけでなく、表示環境もリハーサルに含めると当日の操作が安定します。
スライドショーの操作を覚えておく
発表者ツールには、スライドを進める、戻る、一覧を表示する、ペンで書き込む、画面を黒くするなどの操作があります。すべてを使う必要はありませんが、よく使う操作だけ覚えておくと安心です。
発表中に前のスライドへ戻る場面はあります。質問に答えるとき、補足の図を再表示したいとき、聞き手が見落とした箇所を確認するときなどです。慌てて編集画面に戻らないように、スライドショー中の戻り方を確認しておきます。
発表で使う操作は、事前に一度実際の画面で試すことが大切です。知識として知っているだけでは、本番中に操作が止まることがあります。
ノートの文字量と表示サイズを調整する
発表者ツールのノート欄は、文字量が多いとスクロールが必要になります。話しながらスクロールするのは負担になるため、1枚のスライドで見える量に抑えます。
必要に応じて、ノートの文字サイズを調整します。小さすぎると読みにくく、大きすぎると表示できる量が減ります。リハーサル時に実際のモニターで確認し、目線を少し動かすだけで読める状態にします。
ノートには、長い文章よりも短い語句を並べるほうが向いています。たとえば、「背景」「課題」「対応」「次の判断」のように見出しを置くと、話す順番を思い出しやすくなります。
リハーサルで話す内容を削る
リハーサルは、時間内に話せるか確認するだけではありません。話してみることで、説明が長い箇所、重複している箇所、スライドと口頭説明が合っていない箇所を見つけられます。
資料を作っていると、すべての情報を話したくなります。しかし、発表では聞き手が受け取れる量に合わせる必要があります。リハーサルで時間が足りない場合は、早口にするのではなく、補足を削る、別紙に回す、質問時に扱うなどの調整をします。
リハーサルの目的は、予定時間に収めることだけでなく、聞き手に残す内容を選ぶことです。発表者ツールのノートも、削った内容に合わせて更新します。
当日のためにバックアップを用意する
発表者ツールを使う場合でも、環境によってはうまく表示できないことがあります。会議室の機器、オンライン会議ツール、外部モニターの設定によって見え方が変わります。
そのため、発表者ツールが使えない場合の進め方も考えておくと安心です。ノート付きのPDFを手元に用意する、印刷した要点メモを持つ、スライド番号で説明の流れを把握しておくなど、簡単な備えで対応しやすくなります。
バックアップは複雑である必要はありません。発表の要点、時間配分、質問対応の観点が分かるメモがあれば、発表者ツールが使えない場面でも進行できます。
まとめ
PowerPointの発表者ツールは、ノート、次のスライド、経過時間を見ながら発表を進めるための機能です。ノートは原稿ではなく手がかりとして作り、次のスライドを確認しながら話の流れを整えると使いやすくなります。
リハーサルでは、画面共有の見え方、操作方法、ノートの文字量、時間配分を確認します。発表者ツールが使えない場合の備えも用意しておくと、当日の環境に左右されにくくなります。