今回は、PowerPointの発表者ツールでプレゼン練習を進める方法を紹介します。
発表者ツールを使う理由
PowerPointで発表するとき、スライドだけを見ながら話すと、次の内容や時間配分を確認しにくいことがあります。発表者ツールを使うと、発表者の画面には現在のスライド、次のスライド、ノート、経過時間などを表示できます。
聞き手にはスライドショーだけが表示され、発表者は補助情報を見ながら話せます。原稿をすべて読み上げるためではなく、話す流れを確認するために使うと便利です。
発表者ツールは、発表中の迷いを減らすための準備機能です。事前練習で使い方に慣れておくと、本番でも操作しやすくなります。
ノートを準備する
発表者ツールでは、各スライドのノートを確認できます。ノートには、読み上げる文章をそのまま入れるより、話す順番や補足の要点を書いておくと使いやすくなります。
要点を短く書く
ノートに長い文章を入れると、発表中に読むことへ意識が向きやすくなります。発表の流れを思い出すための短いメモにすると、聞き手を見ながら話しやすくなります。
たとえば、次のような形が扱いやすいです。
- 最初に課題を確認
- 次に変更点を説明
- 最後に依頼事項を伝える
言い回しをすべて書くより、話す順番を残すほうが発表中に見やすくなります。
注意点や補足を入れる
数字の読み方、質問されそうな点、説明を省略する条件などをノートに入れておくと便利です。スライドに載せない補足情報を発表者だけが確認できます。
ただし、ノートが多すぎると画面内で探しにくくなります。重要な補足に絞り、発表中にすぐ見つけられるようにします。
次のスライドを確認する
発表者ツールでは、次に表示されるスライドを確認できます。これにより、話のつなぎを準備しやすくなります。
話の切り替えを意識する
現在のスライドを説明している間に、次のスライドが何か分かっていれば、自然に話をつなげられます。たとえば「次に、具体的な手順を見ます」といった切り替えをしやすくなります。
スライドの順番に不安がある場合も、次のスライドを確認できると安心です。練習時に、つながりが弱い部分を見つけて修正できます。
アニメーションの順番も確認する
スライド内にアニメーションがある場合、次に表示される内容を意識して話す必要があります。クリックのタイミングと説明の順番が合っているかを練習で確認します。
クリック回数が多すぎる場合は、アニメーションを減らすか、まとめて表示する設定にします。発表中の操作が多いほど、話す内容に集中しにくくなります。
時間配分を確認する
発表者ツールでは、経過時間を確認できます。プレゼンでは、内容だけでなく時間内に話し切ることも大切です。
章ごとの目安時間を決める
全体の持ち時間だけでなく、章ごとの目安時間を決めておくと、練習時に調整しやすくなります。序盤で時間を使いすぎると、後半の説明が急ぎ足になります。
ノートに「ここまでで5分目安」のようなメモを入れておくと、発表者ツールを見ながら進行を確認できます。
練習で話す速度を確認する
資料を読むだけの確認と、実際に声に出して話す確認では、かかる時間が変わります。発表者ツールを使って通し練習をすると、説明に時間がかかるスライドを把握しやすくなります。
時間が足りない場合は、早口で調整するより、説明内容を整理するほうが聞き手に伝わりやすくなります。
本番環境に近い状態で試す
発表者ツールは、接続する画面やプロジェクターの設定によって表示が変わることがあります。本番前に、できるだけ近い環境で試すと安心です。
表示先を確認する
発表者の画面にノートが表示され、聞き手側にスライドショーが表示されているか確認します。画面が逆になっている場合は、表示設定を切り替えます。
オンライン会議で画面共有する場合は、共有している画面がスライドショーなのか、発表者ツールなのかを確認します。ノートが相手に見えないように注意します。
操作方法を確認する
スライド送り、戻る操作、レーザーポインター、ペン、拡大表示など、使う可能性がある操作を事前に試します。本番で初めて使うと、操作に気を取られることがあります。
使わない機能まで覚える必要はありません。自分の発表に必要な操作だけを確認しておくと、迷いにくくなります。
練習時のチェックポイント
発表者ツールを使った練習では、話す内容と操作の両方を確認します。スライドが完成していても、発表の流れが整っていないと伝わりにくくなります。
- ノートが短く見やすいか確認する
- 次のスライドへのつながりが自然か確認する
- クリックのタイミングが説明と合っているか確認する
- 章ごとの時間配分が合っているか確認する
- オンライン会議で共有画面が正しいか確認する
練習で気づいた修正点は、スライド側とノート側の両方に反映します。ノートだけ直しても、スライドの順番や情報量が合っていない場合があります。
当日のトラブルを減らす準備
発表者ツールは便利ですが、当日の接続環境によって表示が変わることがあります。練習だけでなく、本番前の確認も重要です。
予備の進行方法を決める
発表者ツールが使えない場合に備えて、ノートを印刷する、手元に進行メモを用意するなど、別の方法を決めておくと安心です。機材の状態に左右されても発表を続けやすくなります。
進行メモには、スライド番号、話す要点、時間の目安を入れておきます。細かい原稿より、発表の流れを戻せる情報を残すほうが役立ちます。
共有前にノートの内容を確認する
発表者ノートには、社内向けの補足や話す順番のメモを入れることがあります。資料を共有する場合は、ノートが相手に見えても問題ない内容か確認します。
必要に応じて、提出用のファイルではノートを削除するか、別ファイルとして管理します。本番用と配布用を分けると、情報の出し分けがしやすくなります。
まとめ
PowerPointの発表者ツールは、現在のスライド、次のスライド、ノート、経過時間を見ながら発表できる機能です。発表中の流れや時間配分を確認するために役立ちます。
ノートには長い原稿ではなく、話す順番や補足の要点を短く入れると使いやすくなります。次のスライドやアニメーションの順番を確認しながら練習すれば、説明のつながりも整えやすくなります。
本番前には、表示先、共有画面、操作方法、時間配分を確認しましょう。発表者ツールを活用すれば、PowerPointのプレゼン練習を実際の進行に近い形で進められます。