Wordで図や表が多い文書を作るときは、本文に「下の図」「次の表」と書くだけでは、あとから並び替えたときに参照先が分かりにくくなります。図表番号を使うと、図、表、数式などに「図 1」「表 1」のような番号付きの説明を付けられます。番号はフィールドとして扱われるため、追加や削除のあとに更新すれば、順番を整え直しやすくなります。
対象環境とできること
この記事では、Microsoft 365のWindowsデスクトップ版Wordを前提に説明します。Microsoft公式の対象製品にはWord for Microsoft 365のほか、Word 2024、Word 2021、Word 2019、Word 2016も含まれます。画面幅やバージョンによってリボン上の表示が少し変わることがありますが、基本は「参照」タブの「キャプション」グループから操作します。
図表番号は、図や表の名前を単に手入力する機能ではありません。ラベル、番号、説明文を組み合わせたキャプションを挿入する機能です。たとえば「図 1 売上推移」「表 2 確認項目」のように、番号と説明をまとめて管理できます。
作業前に確認しておくこと
図表番号を付ける前に、文書を保存しておきましょう。図や表そのものを削除するわけではありませんが、長い文書では画像の位置、表の配置、本文の改ページが変わることがあります。特に提出用の文書や印刷前の文書では、作業前の状態を残すためにファイルを複製しておくと安心です。
また、図や表をあとで移動する予定がある場合は、図表番号も一緒に移動できる形にしておくと管理しやすくなります。本文の行内に置いた画像なら大きな問題は起きにくいですが、文字列の折り返しを使って自由に配置している図は、キャプションと図が離れないように注意が必要です。
図や表に図表番号を追加する手順
基本の操作は、番号を付けたい対象を選んでからキャプションを挿入します。
- 図表番号を付けたい図、表、数式などをクリックして選択します。
- リボンの「参照」タブを開きます。
- 「キャプション」グループにある「キャプションの挿入」を選びます。
- 「ラベル」から「図」「表」「数式」など、対象に合うものを選びます。
- 必要に応じて、番号の後ろに説明文を入力します。
- 内容を確認して「OK」を選びます。
説明文には、あとで本文から参照したときに意味が分かる短い言葉を入れます。「図 1」「表 1」だけでも番号は付きますが、「図 1 売上推移」のように内容を添えると、読者も作成者も探しやすくなります。
ラベルに目的の名前がないとき
「ラベル」の一覧に使いたい名前がない場合は、「新しいラベル」を使って追加できます。たとえば、図や表ではなく「資料」「画面」「式」などの呼び方に統一したいときに便利です。
ただし、同じ文書内でラベル名を増やしすぎると、番号のまとまりが分かりにくくなります。図は「図」、表は「表」のように、読者が自然に理解できる分類を優先しましょう。途中でラベル名を変えると番号の系列も分かれるため、文書全体で使うラベルを先に決めておくと編集が楽になります。
図と図表番号を一緒に動かしたいとき
画像を本文の行内ではなく、文字列の折り返しを使って配置している場合、図と図表番号が別々に動いてしまうことがあります。この場合は、先に図の「レイアウト オプション」で文字列の折り返しを設定し、その後で図表番号を追加します。
図表番号を入れたあとで図だけを動かすと、番号と説明がページ上で離れることがあります。図とキャプションを一体で扱いたい場合は、図表番号を選び、Shiftキーを押しながら図も選択して、右クリックから「グループ」内の「グループ」を選びます。すでに図表番号を入れてから折り返しを変更した場合は、配置が崩れていないか確認し、必要ならキャプションを入れ直します。
番号がずれたときの更新方法
新しい図表番号を挿入したときは、番号が自動で整う場合があります。一方で、図や表を削除したり、文書内で移動したりしたあとは、番号が古い順番のまま残ることがあります。
文書全体の図表番号を更新するには、文書内をクリックしてからCtrlキーを押しながらAキーを押し、全体を選択します。その状態で右クリックし、「フィールドの更新」を選びます。キーボード操作に慣れている場合は、全体を選択したあとF9キーで更新する方法もあります。
更新後は、本文中で「図1を参照」などと手入力している箇所も読み直しましょう。図表番号そのものは更新されても、本文に直接書いた番号は自動では直らないことがあります。長い文書では、本文側の参照には相互参照を使うと、番号変更に追従しやすくなります。
フィールドコードのような表示になった場合
図表番号が通常の番号ではなく、「SEQ」のような文字を含む表示になっている場合は、フィールドの結果ではなくフィールドコードが表示されています。これは図表番号が壊れたという意味ではありません。Altキーを押しながらF9キーを押すと、通常の表示に戻せます。
一部の番号だけがおかしいと感じるときは、まず文書全体を選択してフィールドを更新します。それでも直らない場合は、対象のキャプションを選び直し、ラベルや説明文が意図した内容になっているか確認します。
図表目次を作る予定がある場合
図表番号を付けておくと、あとから図表目次を作る準備にもなります。Wordでは、キャプションが付いた図や表をもとに、図表目次を挿入できます。挿入位置をクリックし、「参照」タブから「図の表の挿入」を選ぶ流れです。
図表目次を使う場合は、文書内の図や表に同じ方針でキャプションを付けておくことが大切です。キャプションを追加、削除、変更、移動したあとは、図表目次を選択して更新します。ページ番号だけ変わった場合と、項目名や順序も変わった場合では更新内容が異なるため、印刷やPDF化の前に目次と本文の両方を確認しましょう。
削除するときの注意点
不要になった図表番号は、キャプション部分を選択してDeleteキーで削除できます。図や表本体を削除しただけでは、近くにあるキャプションが残ることがあるため、文書全体を見直して不要な番号が残っていないか確認します。
削除後は、残った図表番号を更新します。Ctrl+Aで文書全体を選択し、F9キーで更新すると、削除した番号を飛ばさずに並び直せます。番号の更新が済んだら、本文で参照している説明と実際の図表が合っているかも確認しておくと、読み手が迷いにくい文書になります。