Excelの表を印刷すると、意図しない位置でページが分かれたり、次のページに数列だけはみ出したりすることがあります。改ページプレビューを使うと、印刷時にどこでページが区切られるかを画面上で確認しながら、手動の改ページを追加・移動・削除できます。ここでは、Microsoft 365のWindowsデスクトップ版Excelを前提に、印刷前にページの分かれ方を調整する手順を説明します。
改ページプレビューで確認できること
改ページは、ワークシートを印刷するときにページを分ける位置です。Excelは、用紙サイズ、余白、拡大縮小、印刷範囲、表の大きさなどに応じて自動で改ページを入れます。改ページプレビューでは、その位置を画面上で確認できます。
改ページには、自動で入るものと、ユーザーが手動で入れるものがあります。画面上では、一般に自動改ページは破線、手動改ページは実線として表示されます。印刷結果を整えたいときは、まず自動で分かれている位置を見て、必要な場所だけ手動で調整すると扱いやすくなります。
なお、Excel for the webでは、ブックに改ページを追加することはできません。Web版で開いているブックの印刷位置を細かく調整したい場合は、デスクトップ版Excelで開いて作業します。
作業前に確認しておくこと
印刷位置を調整する前に、ブックを保存しておくと安心です。改ページの追加や移動は表のデータそのものを削除する操作ではありませんが、印刷範囲や拡大縮小の設定と組み合わさると、印刷されるページ数や見え方が変わります。
特に、請求書、一覧表、配布用の集計表など、印刷後の見た目が大事なブックでは、作業前にファイルを複製しておくと戻しやすくなります。すでに印刷範囲やページ設定を細かく決めている場合は、変更後に印刷プレビューで必ず確認してください。
改ページプレビューを表示する
改ページの位置を確認するには、次の手順で表示を切り替えます。
- 印刷位置を調整したいワークシートを開きます。
- リボンの表示タブを選びます。
- ブックの表示グループにある改ページ プレビューを選びます。
- ページ番号や青い区切り線を見ながら、表がどのページに収まるか確認します。
ステータスバーに表示される表示切り替えボタンから、改ページプレビューへ切り替えることもできます。作業が終わったら、同じ表示タブから標準を選ぶと通常の表示に戻せます。
手動で改ページを挿入する
表の途中でページを分けたい場合は、改ページを挿入します。選ぶ位置によって、ページの分かれ方が変わります。
- ある行の上で次のページに分けたい場合は、その下側に新しいページを始めたい行を選びます。
- ある列の左側までを1ページにしたい場合は、その右側に新しいページを始めたい列を選びます。
行または列を選んだら、ページ レイアウトタブを開き、ページ設定グループの改ページから改ページの挿入を選びます。選択位置に手動の改ページが入り、改ページプレビュー上の区切り線として確認できます。
右クリックメニューから改ページの挿入を選べる場合もあります。どちらの方法でも、挿入後はページ番号の表示や印刷プレビューを確認し、意図したページで分かれているか見ます。
改ページを移動する
改ページプレビューでは、表示されている改ページ線をドラッグして位置を動かせます。表の最後の列だけ次ページへ送られている場合や、見出し行と明細が分かれて読みにくい場合に便利です。
移動したい改ページ線にポインターを合わせ、目的の行または列の位置までドラッグします。自動で入った改ページをドラッグして移動すると、手動の改ページとして扱われます。そのため、後からページ設定を変えたときに、自動調整だけに戻したい場合は手動改ページを解除する必要があります。
ドラッグできない場合は、Excelのオプションでセルのドラッグアンドドロップが無効になっている可能性があります。ファイルタブからオプションを開き、詳細設定の編集設定で、フィルハンドルおよびセルのドラッグアンドドロップを使う設定を確認します。
改ページを削除する
手動で入れた改ページを戻すには、削除したい改ページに合わせて行または列を選びます。横方向にページを分ける改ページを解除する場合は、改ページの下側の行を選びます。縦方向にページを分ける改ページを解除する場合は、改ページの右側の列を選びます。
次に、ページ レイアウトタブの改ページから改ページの解除を選びます。手動で入れた改ページをまとめて戻したい場合は、同じメニューからすべての改ページを解除を選びます。
自動改ページそのものは削除できません。自動改ページの位置が思った場所にならないときは、余白、用紙の向き、拡大縮小、印刷範囲、列幅などを見直します。
手動改ページが思いどおりに効かないとき
手動で改ページを入れても印刷結果に反映されない場合は、ページ設定の拡大縮小に注意します。ページ設定で、印刷を指定ページ数に収める設定になっていると、手動改ページよりも全体を収める指定が優先されることがあります。
その場合は、ページ レイアウトタブのページ設定を開き、拡大縮小の設定を確認します。手動改ページを使って細かく分けたいときは、指定ページ数に合わせる設定ではなく、倍率で調整する設定に変えると反映しやすくなります。
また、標準表示に戻ったあとも改ページの線が表示されることがあります。表示が気になる場合は、Excelのオプションにあるワークシートの表示設定で、改ページを表示する設定を確認します。線が見えること自体は、データが壊れている状態ではありません。
印刷前の確認ポイント
改ページを調整したら、最後にファイルタブの印刷でプレビューを確認します。ページ数、見出し行、余白、列のはみ出し、用紙の向きが意図どおりかを見てから印刷します。
複数ページの表では、改ページだけで解決しようとせず、列幅を少し狭くする、用紙を横向きにする、余白を調整する、印刷範囲を見直すといった設定も合わせて確認すると整えやすくなります。
改ページプレビューは、印刷の失敗を減らすための確認画面として使うと便利です。ページの分かれ方を見ながら必要な位置だけ手動で調整し、最後は印刷プレビューで仕上がりを確認する流れにすると、表を配布しやすい形に整えられます。