今回は、Excelで作成した表やデータの中から、必要な部分だけを指定範囲としてPDF化する方法と、その際によくあるレイアウト崩れを防ぐための工夫について紹介します。
ExcelにおけるPDF化の基本と指定範囲の重要性
Excelで作成した見積書や請求書、会議資料などを社外の人に送る際、相手の環境に左右されず、内容の改ざんも防ぎやすいPDF形式に変換して送付することが一般的です。ファイル全体をPDFにするのは簡単ですが、一つのシートの中に社内用のメモや計算用の不要なデータが含まれている場合、それらを含めずに相手に見せたい部分だけを抜き出してPDF化するスキルが求められます。
指定範囲のみをPDF化する手順
シート全体ではなく、マウスで選択した特定のセル範囲だけをPDFファイルとして保存するには、以下の手順で操作を行います。
- PDF化したいセルの範囲を、マウスをドラッグして選択します。
- 「ファイル」タブを開き、「エクスポート」をクリックします。
- 「PDF/XPS ドキュメントの作成」を選択し、右側の「PDF/XPS の作成」ボタンを押します。
- 保存先とファイル名を入力する画面が表示されたら、「オプション」ボタンをクリックします。
- 「発行対象」という項目の中から「選択した部分」にチェックを入れます。
- 「OK」を押し、最後に「発行」ボタンをクリックします。
この設定を行うことで、あらかじめ選択しておいた範囲だけが切り取られ、一つのPDFファイルとして出力されます。余計なデータが相手に渡るのを防ぐことができるため、情報管理の面でも安心です。
印刷範囲の設定を活用したPDF化
毎回セルの範囲を選択するのが手間な場合や、定期的に同じフォーマットでPDF化を行う場合は、あらかじめ「印刷範囲」を設定しておく方法もあります。
- PDFにしたい範囲を選択します。
- 「ページレイアウト」タブを開きます。
- 「印刷範囲」ボタンをクリックし、「印刷範囲の設定」を選びます。
この設定をしておけば、通常の「名前を付けて保存」からPDF形式を選んだり、「エクスポート」からそのまま発行したりするだけで、設定した印刷範囲のみがPDF化されるようになります。
PDF化の際によく起こるレイアウトの崩れを防ぐ
指定した範囲をPDF化する際、画面で見ている時は問題なくても、いざ出力されたPDFを開いてみると、表の右端が切れていたり、2ページにまたがってしまったりすることがあります。このような見栄えの問題を防ぐための調整方法も知っておくと役立ちます。
1ページに収めるための調整
表が用紙のサイズよりも少しだけ大きくて、はみ出してしまう場合は、拡大縮小の機能を使って1ページに収めることができます。
- 「ページレイアウト」タブを開きます。
- 「拡大縮小印刷」グループにある「横」の項目を「自動」から「1ページ」に変更します。
- 必要に応じて「縦」の項目も「1ページ」に変更します。
このように設定しておくことで、Excelが自動的に縮小率を計算し、指定した範囲全体がちょうど1ページに収まるように調整してからPDF化を行ってくれます。
余白の調整とセンタリング
表が小さすぎて用紙の左上に寄ってしまい、バランスが悪く見える場合は、余白の設定で中央に配置することができます。
- 「ページレイアウト」タブの「余白」ボタンをクリックし、「ユーザー設定の余白」を選びます。
- 「ページ設定」ダイアログボックスの「余白」タブが開きます。
- 「ページ中央」という項目の「水平」と「垂直」にチェックを入れます。
これにより、出力されるPDFのページの中央に表が配置されるようになり、見栄えの良い資料に仕上がります。
複数の範囲やシートを1つのPDFにまとめる
ひとつのファイルの中で、離れた場所にある複数の範囲や、別々のシートにあるデータをまとめて1つのPDFファイルにしたい場面もあるかもしれません。
複数のシートをまとめてPDF化する
異なるシートにあるそれぞれの表を、1つのPDFファイルとして出力するには、シートの複数選択を利用します。
- Ctrlキーを押しながら、PDFに含めたいシートの見出し（タブ）を順番にクリックします。
- 選択された複数のシート見出しが白くハイライトされた状態になります。
- この状態で「エクスポート」からPDFの作成を行うか、「名前を付けて保存」でPDFを選びます。
オプション設定で「発行対象」が「選択したシート」になっていることを確認して出力すると、選んだシートが1つのPDFに統合されます。
同じシート内の離れた範囲をまとめる
同じシート内にあるAの表とCの表だけをPDFにしたい、といった場合は、印刷範囲の設定を工夫します。
- Ctrlキーを押しながら、PDFにしたい複数のセル範囲を選択します。
- 「ページレイアウト」タブから「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」を選びます。
ただし、この方法で設定した離れた範囲をPDF化すると、それぞれの範囲が別々のページとして出力されます。もし同じページ内に収めたい場合は、あらかじめ新しいシートにそれらの表をコピーして並べておくか、図としてリンク貼り付けを行うなどの工夫が必要になることがあります。
まとめ
ExcelのデータをPDF化する際、シート全体ではなく必要な部分だけを指定範囲として切り出すことで、見やすく安全な資料を相手に届けることができます。印刷範囲の設定や、1ページに収めるための縮小機能、余白のセンタリングなどを組み合わせることで、レイアウトの崩れを防ぎ、プロフェッショナルな見栄えのPDFを作成することが可能になります。日々の資料作成において、これらの機能を状況に合わせて使い分けることで、よりスムーズな情報共有ができるようになるかもしれません。