今回は、PowerPointのテキストボックスや図形の中で文章を複数の列に分ける「段組み」の設定方法と、見やすいスライドに整えるためのコツを紹介します。対象はPowerPoint for Microsoft 365やPowerPoint 2024/2021などのWindows版デスクトップアプリを中心としています。Mac版でも同様の設定ができ、操作の違いは該当箇所で補足します。
テキストボックスの段組みとは
段組みとは、1つのテキストボックスの中で文章を2列、3列といった複数の列に分けて配置する設定です。新聞や雑誌のように、左の列の下端まで文字が入ると、続きが右の列の上から表示されます。
スライドに文章を並べるとき、テキストボックスを複数作って左右に配置する方法もありますが、この場合は文章を追加・削除するたびに各ボックスの内容を手作業で調整する必要があります。段組みを使えば、1つのボックスの中で文字が自動的に次の列へ流れるため、文章の量が変わっても列の間でのやり取りを気にせず編集できるのが利点です。
段組みが役立つ場面
- 横長のスライドに箇条書きを並べるとき：1列だと右側が空いてしまう箇条書きを、2列に分けてバランスよく配置できる
- 用語の一覧やチェック項目を並べるとき：短い項目が多い場合に、縦に長くなりすぎるのを防げる
- 配布資料向けのスライドを作るとき：文章量の多いページでも、1行の長さを抑えて読みやすくできる
段組みを設定する手順
段組みは、テキストボックスだけでなく、プレースホルダーや図形にも設定できます。ここでは、[図形の書式設定]作業ウィンドウから列数と間隔を指定する方法を説明します。
- 段組みにしたいテキストボックス、プレースホルダー、または図形の枠線を右クリックする
- メニューから[図形の書式設定]を選ぶ
- 画面右側に表示される作業ウィンドウで、[文字のオプション]を選ぶ
- [テキスト ボックス]のアイコンを選び、表示された項目の下部にある[段組み]をクリックする
- [数]に列の数、[間隔]に列と列の間のスペースを入力し、[OK]をクリックする
すでに文字が入っているボックスに設定した場合は、その文章がすぐに複数の列に分かれて表示されます。空のボックスに設定した場合は、入力を始めると左の列から順に文字が入っていきます。
リボンのボタンから列数だけを決める方法
列の間隔を細かく決める必要がない場合は、リボンからも操作できます。対象のボックスを選択し、[ホーム]タブの[段落]グループにある[段の追加]をクリックすると、1段、2段、3段といった候補が表示されます。候補の下にある[その他の段組み]を選ぶと、上の手順と同じ設定画面が開き、列数と間隔を指定できます。
Mac版PowerPointの場合
Mac版では、テキストボックスや図形の枠線をControlキーを押しながらクリックし、[図形の書式設定]を選びます。作業ウィンドウで[文字のオプション]から[テキスト ボックス]を選び、下部の[段組み]で列の数と間隔を指定します。手順の流れはWindows版と同じです。
列の間隔を決めるコツ
段組みの見やすさを左右するのが、列と列の間隔です。間隔の単位は、使用している環境の設定に応じて表示されます。
- 間隔が狭すぎる場合：左の列の行末と右の列の行頭が近づき、文章が横につながって読めてしまうことがある
- 間隔が広すぎる場合：列同士のまとまりが弱くなり、別々の内容に見えてしまうことがある
目安としては、本文の文字1～2文字分程度の間隔から試すと調整しやすくなります。文字サイズを大きくしたスライドでは、それに合わせて間隔も少し広げるとバランスが取れます。
列ごとの文字量をそろえる方法
段組みでは、左の列がボックスの下端まで埋まってから右の列に文字が流れます。そのため、文章が少ないと左の列だけに文字が集まり、右の列が空いたままになることがあります。列ごとの文字量をそろえるには、次のような方法があります。
ボックスの高さを調整する
テキストボックスの下端をドラッグして高さを縮めると、左の列に入りきらなくなった文字が右の列へ移ります。高さを変えながら、左右の列がほぼ同じ長さになる位置を探すのが手軽な方法です。
なお、テキストボックスの自動調整が[テキストに合わせて図形のサイズを調整する]になっていると、文字量に合わせて高さが自動で変わり、思うように列が分かれないことがあります。その場合は、[図形の書式設定]の[テキスト ボックス]で自動調整を[自動調整なし]に切り替えてから高さを調整すると扱いやすくなります。
改行で次の列へ送る
特定の位置から右の列に表示したい場合は、Enterキーで空白行を追加して、文字を次の列へ押し出す方法があります。反対に、右の列の文字を左の列へ戻したいときは、Backspaceキーなどで空白行を削除します。
ただし、段組みのテキストボックスには列の区切りを直接挿入する機能はありません。空白行で調整した場合、あとから文章を追加すると位置がずれることがあるため、最終的な文章が固まってから整えるのがおすすめです。
段組みを使うときの注意点
表の列とは別の機能
表の中にカーソルがあると、[段組み]のボタンが灰色になって選べないことがあります。表の列を増やしたい場合は段組みではなく、表の行や列を追加する機能を使います。段組みの設定をするときは、表ではなくテキストボックスや図形を選択しているか確認しましょう。
文章量が多すぎるスライドは分割も検討する
段組みを使うと多くの文字を1枚に収められますが、発表用のスライドで文字が多すぎると、聞き手が話に集中しにくくなります。発表で使うスライドは要点に絞り、詳しい内容はノートや配布資料に回すなど、用途に応じて文章量を見直すことも大切です。
箇条書きとの組み合わせ
箇条書きの項目を段組みで並べる場合、1つの項目が列の途中で分かれてしまうと読みにくくなります。項目の区切りが列の境目にくるように、ボックスの高さや空白行で調整すると整った印象になります。
段組みを解除する方法
段組みを元の1列に戻したいときは、次のいずれかの方法で操作します。
- [ホーム]タブの[段の追加]から[1段]を選ぶ
- [図形の書式設定]の[段組み]を開き、[数]を1にして[OK]をクリックする
解除すると、文章は1列のテキストに戻ります。空白行で列の位置を調整していた場合は、その空白行が残るため、必要に応じて削除しましょう。
まとめ
PowerPointの段組みを使うと、1つのテキストボックスや図形の中で文章を複数の列に分けて配置できます。要点を振り返ります。
- [図形の書式設定]の[文字のオプション]→[テキスト ボックス]→[段組み]で、列の数と間隔を指定する
- 列数だけを決めるなら、[ホーム]タブの[段の追加]からも設定できる
- 列の間隔は本文の文字1～2文字分程度から試し、文字サイズに合わせて調整する
- 列ごとの文字量は、ボックスの高さや空白行でそろえる。自動調整の設定も確認する
- 列の区切りを挿入する機能はないため、文章が固まってから最終調整を行う
複数のテキストボックスを並べて調整していたスライドは、段組みに置き換えると編集の手間を減らせます。スライドの用途や文章量に合わせて取り入れてみてください。