今回は、PowerPointの「デザイナー」機能を使い、表示されるデザイン候補からスライドのレイアウトを整える方法を紹介します。
この記事は、Microsoft 365のPowerPoint（Windows版デスクトップアプリ）を中心に説明します。デスクトップ版のデザイナーはMicrosoft 365サブスクリプション向けの機能で、買い切り版のPowerPointでは利用できません。一方、PowerPoint for the web（Web版）ではサブスクリプションがなくても使えます。また、環境によってボタン名が［デザイナー］［デザイン アイデア］［デザインの提案］などと異なる場合があります。
PowerPointのデザイナーとは
スライドの内容は用意できたものの、「文字と写真をどう配置すればまとまって見えるのかわからない」と悩むことは少なくありません。デザイナーは、スライドに入れた文字や画像、グラフなどの内容をもとに、レイアウトのデザイン候補を自動で提案してくれる機能です。
提案された候補の中から気に入ったものをクリックするだけでスライドに反映されるため、一から配置を考える手間を減らせます。デザインに自信がない方でも、見た目の整ったスライドを作りやすくなります。
デザイナーで提案される主な内容
Microsoftのサポート情報では、デザイナーの主な提案として次のようなものが挙げられています。
- タイトルスライドの写真と配色：空白のプレゼンテーションにテキストを入れると、内容に合った写真や、それに合う配色が提案されます。
- 写真やグラフ、表のレイアウト：スライド上の図やグラフ、表を検出し、まとまりのある配置を複数提案します。
- 文字の図解化：リストや手順、時系列などのテキストを、読みやすいグラフィック（SmartArt）に変換する候補を示します。
- イラストの追加：重要な語句に関連するアイコンを使ったレイアウトを提案します。
デザイン候補を表示する手順
Windows版のPowerPointでは、次の手順でデザイン候補を表示できます。
- デザインを整えたいスライドを1枚選択します。
- ［デザイン］タブの［デザイナー］（環境により［デザイン アイデア］などの名称）をクリックします。
- 画面右側に候補の一覧が表示されるので、内容を見比べます。
- 使いたいデザインをクリックすると、スライドに反映されます。
初めて使うときは、デザインの提案を利用するための許可を求めるメッセージが表示されることがあります。その場合は案内に従ってオンにします。
反映したデザインを取り消すには
候補を選んだ結果がイメージと違った場合は、ウィンドウから別の候補を選び直せます。Ctrl+Zで直前のデザイン変更を元に戻すこともできるため、気軽にいくつか試してみるとよいでしょう。候補を使わずに閉じたい場合は、ウィンドウ上部の［×］をクリックします。
よい候補を引き出すためのコツ
デザイナーは、スライドの状態によって候補が出やすかったり出にくかったりします。サポート情報で案内されている条件をふまえると、次の点を意識すると候補を得やすくなります。
プレースホルダーに文字を入れる
スライドに自分で描いたテキストボックスや図形があると、デザイナーは候補を提案できないとされています。文字はテキストボックスを追加するのではなく、レイアウトにもともと用意されているプレースホルダー（「タイトルを入力」などの枠）に入力するのがポイントです。
スライドのレイアウトを「タイトル」系にする
写真を使ったスライドや手順を説明するスライドで候補が出ない場合は、［ホーム］タブの［レイアウト］から、［タイトル］または［タイトルとコンテンツ］系のレイアウトを選んでいるか確認しましょう。
写真の枚数と大きさに気をつける
写真を使ったスライドでは、次の点が条件として示されています。
- 写真は1枚のスライドにつき4枚までにする
- 写真のサイズを200×200ピクセルより大きくする
- 写真と同じスライドに、ほかの図形などを置かない
- ファイル形式は.jpg、.png、.gif、.bmpのいずれかにする
先に写真だけをスライドに入れてからデザイナーを開くと、写真を生かしたレイアウト案が表示されやすくなります。図形や装飾は、デザインを決めた後に追加するとスムーズです。
箇条書きを短く区切る
文字の多いスライドでは、リストや手順の形で箇条書きにしておくと、図解化された候補が提案されることがあります。長い文章をそのまま入れるのではなく、1項目を短くまとめた箇条書きにしておくと、デザイナーが内容の構造を読み取りやすくなり、スライド自体も見やすくなります。
PowerPoint付属のテーマを使う
デザイナーは、PowerPointに付属しているテーマで動作します。独自に作成したテーマや、別の場所から入手したテーマを使っている場合は、候補が表示されないことがあります。
候補が表示されないときの確認ポイント
ボタンを押しても候補が出ない、ボタンが灰色で押せない、といった場合は、次の点を確認してみてください。
- インターネットに接続しているか：デザイナーはオンラインでデザイン候補を取得するため、接続が必要です。
- スライドを1枚だけ選択しているか：サムネイル一覧で複数のスライドを選んでいる、ノート欄にカーソルがある、スライドショー表示になっている、といった状態ではボタンが使えません。
- 接続エクスペリエンスが有効か：［ファイル］タブ→［アカウント］→［アカウントのプライバシー］の［設定の管理］で、オプションの接続エクスペリエンスを有効にする設定を確認します。
- ほかの人が同じスライドを編集していないか：共同編集中に複数人が同じスライドを編集していると、そのスライドの候補は表示されません。
職場や学校のアカウントで使っている場合、組織の管理者がデザイナーを無効にしていることもあります。その場合は自分で設定を変えようとせず、社内のIT担当者に確認してください。
自動表示をオフにしたいとき
スライドを編集するたびに候補のウィンドウが開くのが気になる場合は、自動表示を止められます。Windows版では、［ファイル］タブ→［オプション］→［全般］にあるデザイナーの項目で、自動的に提案を表示する設定のチェックを外します。オフにしても、［デザイン］タブのボタンから必要なときだけ候補を表示できます。
デザイナーを上手に使うための考え方
デザイナーの候補は、あくまで配置や見せ方のたたき台です。候補を選んだ後に、次のような点を見直すと、より伝わりやすいスライドになります。
- 文字の大きさが会場や画面サイズに合っているか
- 写真の切り取り位置で、大事な部分が隠れていないか
- 前後のスライドとデザインの雰囲気がそろっているか
すべてのスライドに異なる候補を当てはめると、資料全体の統一感が薄れることがあります。表紙や章の区切り、写真を見せたいスライドなど、ポイントを絞って使うと、まとまりのあるプレゼンテーションに仕上げやすくなります。
まとめ
PowerPointのデザイナーを使うと、スライドの内容に合わせたレイアウト案から選ぶだけで、見た目を整えられます。ポイントは次のとおりです。
- ［デザイン］タブの［デザイナー］（またはデザイン アイデアなど）から候補を表示する
- デスクトップ版はMicrosoft 365向けの機能で、Web版は誰でも利用できる
- 文字はプレースホルダーに入れ、自作のテキストボックスや図形は後から追加する
- 写真は1枚のスライドに4枚まで、200×200ピクセルより大きいものを使う
- 候補が出ないときは、インターネット接続、スライドの選択状態、接続エクスペリエンスの設定を確認する
- 反映したデザインはCtrl+Zで取り消せる
レイアウトに迷ったときは、まずデザイナーの候補を眺めてみるだけでも、配置のヒントが得られます。資料作りの時間を短くする手段のひとつとして活用してみてください。