今回は、PowerPointの既定の図形に設定を使い、新しく挿入する図形やテキストボックスの書式を統一する方法を紹介します。
この記事は、Microsoft 365のPowerPoint（Windows版デスクトップアプリ）を前提にしています。Mac版でも、図形を右クリック（またはControlキーを押しながらクリック）して表示されるメニューから同様の設定ができますが、メニューの表示が一部異なる場合があります。
「既定の図形に設定」でできること
PowerPointで図形を挿入すると、通常はテーマに応じた色や枠線の図形が表示されます。資料の中で独自の色や枠線を使いたい場合、図形を挿入するたびに書式を変更するのは手間がかかります。
既定の図形に設定を使うと、書式を整えた図形を「お手本」として登録でき、そのあと挿入する図形に同じ書式が最初から適用されます。
- 塗りつぶしの色
- 枠線の色・太さ・種類
- 影などの効果
- 図形内の文字のフォント、サイズ、色
このような設定をそろえておけるため、資料全体の見た目を統一しやすくなります。
図形の既定の書式を設定する手順
- ［挿入］タブの［図形］から、四角形などの図形を1つ挿入します。
- 図形に文字を入力し、［図形の書式］タブなどで塗りつぶしや枠線、文字のフォントや色を設定します。
- 図形の枠線の上を右クリックします。
- 表示されたメニューから［既定の図形に設定］を選びます。
これ以降に挿入する図形は、設定した書式で表示されます。四角形でお手本を作った場合でも、円や矢印など別の種類の図形を挿入したときに、同じ塗りつぶしや枠線が適用されます。
図形内の文字もあわせて整えておく
図形に文字を入れて使うことが多い場合は、お手本の図形に文字を入力した状態でフォントやサイズを設定してから既定に登録するのがコツです。図形の色だけでなく、図形内の文字の書式もそろえやすくなります。
右クリックする位置に注意する
図形の内側の文字を編集している状態で右クリックすると、文字の編集用のメニューが表示され、［既定の図形に設定］が見つからないことがあります。図形の枠線をクリックして図形全体が選択された状態にしてから右クリックしてください。
テキストボックスの既定の書式を設定する手順
テキストボックスにも、同じような設定があります。
- ［挿入］タブの［テキストボックス］から、テキストボックスを挿入して文字を入力します。
- フォントの種類やサイズ、色などを設定します。
- テキストボックスの外枠をクリックして、ボックス全体を選択します。
- 外枠の上を右クリックし、［既定のテキストボックスに設定］を選びます。
これで、新しく挿入するテキストボックスに同じ文字の書式が適用されます。注釈や補足説明などの小さな文字を、毎回同じ見た目で入れたいときに便利です。
テキストボックスの大きさを保ちたいとき
テキストボックスは、入力した文字の量に合わせて大きさが変わる設定になっていることがあります。描いた大きさのまま使いたい場合は、次の設定をしてから既定に登録すると扱いやすくなります。
- テキストボックスの外枠を右クリックし、［図形の書式設定］を選びます。
- 作業ウィンドウで［文字のオプション］を選び、［テキストボックス］のアイコンを選びます。
- ［自動調整なし］を選びます。
- 改めて外枠を右クリックし、［既定のテキストボックスに設定］を選びます。
知っておきたい注意点
すでにある図形には反映されない
既定の書式が適用されるのは、設定したあとに新しく挿入する図形です。すでにスライド上にある図形の見た目は変わりません。既存の図形もそろえたい場合は、［ホーム］タブの書式のコピー/貼り付けを使ったり、図形をまとめて選択してから書式を設定したりする方法を組み合わせます。
設定はプレゼンテーションごとに保存される
既定の図形の書式は、そのプレゼンテーションファイルに保存されます。新しく別のプレゼンテーションを作った場合は、改めて設定が必要です。設定したあとは、ファイルを保存しておくことも大切です。
既定にできる書式は1種類
図形の既定の書式は1つだけ登録できます。強調用、補足用など、複数の書式を使い分けたい場合は、よく使う方を既定にし、もう一方は書式のコピー/貼り付けで適用するといった工夫が必要です。
複数の資料で同じ書式を使うコツ
毎回同じ書式で資料を作るなら、テンプレートに既定の書式を登録しておく方法が便利です。
- テンプレートにしたいプレゼンテーションを開きます。
- 図形とテキストボックスを挿入して書式を整え、それぞれ既定に設定します。
- お手本として使った図形とテキストボックスを削除します。
- ［ファイル］から［名前を付けて保存］を選び、ファイルの種類でPowerPointテンプレート（*.potx）を選んで保存します。
このテンプレートから新しいプレゼンテーションを作れば、最初から既定の書式が使える状態で作業を始められます。既存のテンプレートを編集する場合は、元のファイルを複製してから作業すると安心です。
テーマの色と組み合わせる
図形の色を指定するときは、［図形の塗りつぶし］の一覧にあるテーマの色から選ぶのがおすすめです。テーマの色を使っておくと、あとで［デザイン］タブからバリエーションの配色を変えたときにも、図形の色が配色に合わせて切り替わり、資料全体のまとまりを保ちやすくなります。
既定の書式を変更したいとき
資料を作っている途中で、既定にした色や枠線を変えたくなることもあります。その場合は、新しい書式に整えた図形を用意し、同じように枠線を右クリックして［既定の図形に設定］を選び直します。最後に設定した図形の書式が、新しい既定として使われます。
テキストボックスも同様に、書式を整えたテキストボックスで［既定のテキストボックスに設定］を選び直せば、内容を更新できます。
お手本用のスライドを用意しておく
書式を変更したり元に戻したりする機会が多い場合は、資料の最後などにお手本用のスライドを1枚作り、既定にした図形とテキストボックスを置いておく方法もあります。
- どの書式を既定にしたかを、あとから確認しやすくなる
- 書式を戻したいときに、お手本の図形を右クリックして既定に設定し直すだけで済む
- 複数人で資料を編集する場合も、使う書式を共有しやすくなる
発表や配布の前には、お手本用のスライドを削除するか、［非表示スライドに設定］で表示されないようにしておきましょう。
まとめ
PowerPointの既定の図形に設定を使うと、新しく挿入する図形の書式を統一でき、図形を入れるたびに色や枠線を直す手間を減らせます。
- 書式を整えた図形の枠線を右クリックし、［既定の図形に設定］を選ぶ
- テキストボックスは外枠を選んでから［既定のテキストボックスに設定］を選ぶ
- 大きさを保ちたいテキストボックスは［自動調整なし］にしてから既定に登録する
- 既存の図形には反映されないため、必要に応じて書式のコピー/貼り付けを使う
- 設定はファイルごとに保存されるので、繰り返し使う書式はテンプレートに登録しておく
最初にお手本の図形を1つ作っておくだけで、そのあとの作業が進めやすくなります。資料作りを始める前の準備として取り入れてみてください。