今回は、PowerPointで作成した資料の「フォントの埋め込み」機能を使って、別のパソコンで開いたときのレイアウト崩れを防ぐ方法を紹介します。
別のパソコンでレイアウトが崩れる原因
自分のパソコンで時間をかけてきれいにデザインしたPowerPointの資料を、会議室のパソコンや取引先の担当者に送って開いた際、「文字が枠からはみ出している」「改行の位置がおかしい」「タイトルがダサいフォントに変わってしまった」といったトラブルを経験したことはないでしょうか。
この原因は、多くの場合「フォントの違い」にあります。
PowerPointのファイル自体には、「この文字は〇〇というフォントで表示する」という「指示」だけが記録されています。もし、ファイルを開いた先のパソコンに、指示されたフォント（例えば、自分で新しくインストールしたおしゃれなフォントなど）が入っていなかった場合、PowerPointは自動的に代わりの標準フォント（MSゴシックなど）を割り当てて表示します。フォントの種類が変わると文字の幅や高さも変わるため、結果としてせっかく整えたレイアウトが崩れてしまうのです。
フォントの埋め込み機能とは
このようなトラブルを防ぐための機能が「フォントの埋め込み」です。
この機能をオンにして保存すると、使用しているフォントの「データそのもの」がPowerPointのファイル（.pptx）の中に一緒にパックされます。これにより、そのフォントがインストールされていない別のパソコンでファイルを開いたとしても、元のデザインと同じフォントで表示させることができるようになります。外出先でのプレゼンや、外部へ資料を提出する際には非常に重要な設定です。
フォントを埋め込む手順
フォントの埋め込みは、ファイルを保存する際の設定画面から行います。
保存時の設定方法
- 画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
- 左側のメニューから「オプション」（または「その他」の中の「オプション」）をクリックします。
- 「PowerPointのオプション」という画面が開いたら、左側のメニューから「保存」を選びます。
- 右側の画面を下の方へスクロールすると、「次のプレゼンテーションを共有するときに再現性を保つ」という項目があります。
- そのすぐ下にある「ファイルにフォントを埋め込む」のチェックボックスにチェックを入れます。
- 「OK」をクリックしてオプション画面を閉じ、通常通り「上書き保存」または「名前を付けて保存」を行います。
2つの埋め込みオプションの違い
「ファイルにフォントを埋め込む」にチェックを入れると、その下に2つの選択肢が現れます。用途に合わせて適切な方を選びます。
1. プレゼンテーションで使用されている文字のみを埋め込む
このオプションを選ぶと、スライドの中に実際に入力されている文字のデータだけを抜き出してファイルに埋め込みます。
- メリット：ファイルサイズ（容量）がそれほど大きくならずに済みます。
- デメリット：別のパソコンでファイルを開いた人が、新しい文字を追加しようとした際、その文字が埋め込まれていないと元のフォントで入力できません。
- おすすめの場面：完成した資料を「閲覧用」として誰かに送る場合や、最終的なプレゼン本番のファイルに向いています。
2. すべての文字を埋め込む
このオプションを選ぶと、そのフォントに含まれる「すべての文字（ひらがな、カタカナ、漢字など）」のデータをごっそりとファイルに埋め込みます。
- メリット：別のパソコンでファイルを開いた後も、同じフォントを使って文章を編集・追加することができます。
- デメリット：日本語フォントは文字数が非常に多いため、ファイルサイズが数MB〜数十MB単位で跳ね上がることがあります。
- おすすめの場面：他の人とファイルを共有して、共同で編集作業を行う場合に向いています。
注意点：埋め込めないフォントもある
非常に便利な機能ですが、すべてのフォントが埋め込めるわけではありません。
フォントの作成者（メーカー）が著作権を保護するために「埋め込み不可」という制限をかけているフォント（ライセンス制限のあるフォント）については、設定を行ってもエラーメッセージが出て埋め込むことができません。
特に、フリーフォントや有料のデザインフォントの一部にはこの制限がかかっていることがあります。そのようなフォントを使っている場合は、別の埋め込み可能なフォントに変更するか、スライド全体を「PDF形式」で保存して配布する（PDF化すると文字が図形のように固定されるため崩れません）といった対策をとる必要があります。
まとめ
PowerPointでこだわりのフォントを使った際は、「フォントの埋め込み」をセットで行う習慣をつけておくのがおすすめです。プレゼン本番の直前にレイアウト崩れに気づいて慌てるといった事態を防ぐためにも、この小さな設定が大きな安心感につながると思います。大切な資料を外へ持ち出す前に、ぜひ設定を確認してみてはいかがでしょうか。