今回は、PowerPointで過去に作成したプレゼンテーション資料の一部を、新しいファイルに簡単に組み込んで活用できる「スライドの再利用」機能について紹介します。
過去の資料から該当ページを探す手間の解消
PowerPointで新しい企画書や報告書を作成する際、会社案内や製品の基本スペック、毎月の定例報告フォーマットなど、以前作ったスライドと全く同じ内容を使いたい場面によく遭遇するかもしれません。そのようなとき、過去のファイルを開き、該当するスライドを探してコピーし、新しいファイルに貼り付けるという作業を繰り返していると、ウィンドウの切り替えが多くなり、作業の進行が妨げられがちです。
また、複数の過去資料から1枚ずつスライドをかき集めてひとつの資料に結合しようとすると、どのファイルから持ってきたのか分からなくなったり、貼り付けた途端に背景色や文字のフォントが意図せず変わってしまったりと、手直しの手間が増えることがあります。このような煩雑な作業をスムーズにし、過去の資産を効率よく活かすための手段として役立つのが、「スライドの再利用」という機能です。
スライドの再利用機能の基本的な使い方
この機能を使うと、現在作業しているPowerPointの画面を離れることなく、画面の右側に過去のファイルの中身を一覧表示し、クリックひとつで必要なスライドだけを取り込むことができます。
別ファイルのスライドを呼び出す手順
作業中のプレゼンテーションに、別のファイルのスライドを挿入する基本的な流れは以下のようになります。
- ホームタブを選択します。
- スライドグループにある新しいスライドの下半分（文字の矢印部分）をクリックします。
- メニューの一番下にあるスライドの再利用を選択します。
すると、画面の右側に「スライドの再利用」という作業ウィンドウが表示されます。
- 作業ウィンドウ内の参照ボタン（または「ファイルを開く」）をクリックします。
- 使いたいスライドが含まれている過去のPowerPointファイルを選択します。
- 作業ウィンドウ内に、選んだファイルに含まれるすべてのスライドが縮小画像（サムネイル）として一覧表示されます。
- 一覧の中から、今回使いたいスライドをクリックします。
クリックしたスライドが、現在選択しているスライドのすぐ後ろに新しいページとして挿入されます。ウィンドウを切り替えることなく、パラパラと過去の資料をめくるような感覚で必要なページだけをピックアップできるため、複数の資料を結合してひとつのパッケージにする作業がとても快適になります。
元のデザイン（書式）を保つかどうかの選択
別のファイルからスライドを持ってくるときに悩ましいのが、「デザインの統一」です。例えば、青を基調とした過去の資料から、赤を基調とした新しい資料へスライドを挿入した場合、そのままではデザインが浮いてしまうことがあります。
スライドの再利用機能では、挿入時のデザイン（元の書式）をどう扱うかを簡単にコントロールできます。
- 作業ウィンドウの下部にある元の書式を保持するというチェックボックスを確認します。
- チェックを外した状態でスライドをクリックすると、新しい資料のデザイン（テーマや配色）に合わせて、自動的に文字色や背景が変換されて挿入されます。全体の見栄えを統一したい場合に適しています。
- チェックを入れた状態でスライドをクリックすると、過去の資料で作ったときの色やフォント、背景のまま挿入されます。他社のロゴが入った指定フォーマットや、あえて違うデザインを目立たせたい場合に活用できます。
このチェックボックスのオン・オフを使い分けることで、貼り付けた後のレイアウト崩れを修正する時間を減らすことができます。
複数のプレゼン資料を結合する際の工夫
いくつかのファイルを組み合わせて大規模なプレゼンテーションを作る際、さらに整理しやすくするためのヒントをいくつか紹介します。
セクション機能を使って結合部分を分かりやすくする
複数のファイルからスライドをかき集めると、全体の枚数が数十枚に膨れ上がり、どこからどこまでがどのテーマなのか見失いやすくなります。スライドを挿入する前に「セクション」で区切りを設けておくと、後からの構成変更が楽になります。
- スライド一覧の領域で右クリックし、セクションの追加を選択します。
- 「会社概要」「〇〇プロジェクト実績」のように、挿入する資料のテーマでセクション名を付けます。
- そのセクションの下に、スライドの再利用機能で該当するページを連続して挿入していきます。
セクションごとに折りたたんで表示できるようになるため、大量のスライドを結合した後の並べ替えや全体像の把握がスムーズに行えます。
スライドマスターの増殖を防ぐ
別のファイルから「元の書式を保持する」のチェックを入れて多数のスライドを挿入すると、裏側で管理されている「スライドマスター（デザインのテンプレート）」も一緒にコピーされて増えていく性質があります。ファイルサイズが重くなる原因にもなるため、定期的に使っていないマスターデザインがないかを確認するとよいでしょう。
- 表示タブからスライドマスターを開きます。
- 左側のサムネイル一覧を見て、使用されていない余分な親スライドがあれば、右クリックから削除して整理します。
よく使うスライドは1つのファイルに集約しておく
毎回さまざまなフォルダから過去の資料を探し出して再利用するのは、少し手間がかかるものです。頻繁に使い回す「自己紹介スライド」や「料金表」「契約の注意事項」といった定番のページは、それらを集めた「部品用ファイル」として1つのPowerPointファイルにまとめて保存しておくのが便利です。スライドの再利用ウィンドウからその部品用ファイルを選ぶだけで、必要な素材がいつでもすぐに取り出せるようになり、作業の効率がさらに上がります。
まとめ
今回は、過去に作成したPowerPoint資料から必要なページだけを抜き出し、新しいプレゼンテーションに結合する「スライドの再利用」機能について解説しました。いちいち別ファイルを開いてコピー＆ペーストを繰り返すことなく、作業画面内でスマートに過去の資産を取り込めるため、資料作成のスピードアップにつながります。書式の保持設定やセクション分けといった工夫も組み合わせながら、手元の資料を有効に組み合わせて活用するテクニックとして取り入れてみてはいかがでしょうか。