今回は、PowerPointで使用フォントを確認し、代替フォントへの置き換えによる文字崩れへ備える方法を紹介します。
代替フォントとは
PowerPointファイルで使用したフォントが閲覧端末にない場合、別のフォントへ置き換えて表示されることがあります。この置き換え先が代替フォントです。
フォントが変わると、文字の幅、高さ、太さ、行間が変化します。その結果、改行位置がずれる、テキストボックスから文字がはみ出す、図形内の文字が切れる、ページ全体の印象が変わるといった問題が起こります。
ファイルを自分の端末だけで使うなら気づきにくい問題ですが、会議室の共用端末、取引先のパソコン、Web版などで開くと発生する場合があります。作成環境と再生環境が異なる前提で準備することが重要です。
文字崩れが起きる主な理由
使用フォントが端末にない
購入したフォント、社内配布フォント、特定OSにのみ入っているフォントなどは、別の端末に存在しないことがあります。PowerPointは利用可能なフォントから代替を選びます。
同じ名前に見えるフォントでも、版や提供元が異なると字形や幅が変わることがあります。発表端末へインストールできるかは、ライセンスと管理者権限を確認します。
フォントを埋め込めない
PowerPointにはフォントをファイルへ埋め込む設定がありますが、すべてのフォントが埋め込みを許可しているわけではありません。ライセンス情報やフォント形式によって制限されます。
埋め込み設定を有効にしても、保存時の警告やファイル容量を確認します。別端末で実際に開くまで、表示が完全に保たれるとは限りません。
環境やアプリが異なる
デスクトップ版、Web版、別OS、別のプレゼンテーションソフトでは、利用できるフォントや文字組みが異なります。フォントが存在していても、行間やレンダリングが少し変わることがあります。
PDFへ出力すると表示を固定しやすくなりますが、アニメーションや動画、編集機能は失われます。用途に応じてPowerPoint版とPDF版を用意します。
使用中のフォントを確認する
ファイル内でどのフォントが使われているかを把握します。フォントの置換機能を開くと、使用中のフォント一覧を確認し、別のフォントへまとめて変更できます。
一部のテキストだけ別フォントになっている場合、一覧から見つけられることがあります。コピーした図表、貼り付けたテキスト、テンプレート由来のプレースホルダーには、意図しないフォントが残りやすくなります。
スライドマスター、各レイアウト、ノート、グラフ、SmartArt、数式なども確認します。通常スライドだけを見ていると、非表示のレイアウトや未使用スライドに別フォントが残る場合があります。
安全なフォントを選ぶ考え方
共有相手の環境に標準的に用意されているフォントを選ぶと、置き換えの可能性を下げられます。ただし、標準フォントはOSや組織の端末構成によって異なります。
社内利用なら、情報システム部門が配布しているフォントや、共通テンプレートのテーマフォントを使います。外部配布なら、PDFを併用するか、一般的な環境での表示確認を行います。
日本語と英数字で別フォントを使う設定では、組み合わせによって文字の高さや太さが揃わないことがあります。本文、見出し、数字、記号を含むサンプルで確認します。
テーマフォントで統一する
PowerPointのテーマには、見出し用と本文用のフォントを設定できます。プレースホルダーやテーマに沿った文字へ一括して反映でき、スライドごとの個別指定を減らせます。
スライドマスターでテーマフォントを設定し、各レイアウトの文字がテーマを参照しているか確認します。テキストへフォントを直接指定している場合は、テーマ変更へ追随しないことがあります。
テンプレートを作る段階で共通フォントを決めると、作成者ごとのばらつきを抑えられます。個別書式を増やさず、テーマを基準に管理すると置換もしやすくなります。
フォントの置換機能を使う
使用できないフォントや統一したいフォントがある場合は、フォントの置換機能でファイル全体を変更します。置換元と置換先を選び、実行後に各スライドを確認します。
文字幅が異なるフォントへ変えると、改行とテキストボックスの高さが変わります。タイトル、長い本文、表、図形内の文字、縦書きなど、崩れやすい箇所を重点的に確認します。
置換前のファイルを別名で残します。置換後に問題が見つかったとき、元のフォント設定と比較できます。
代替フォントを想定して余白を作る
テキストボックスへ文字を限界まで詰めると、少し幅が変わっただけではみ出します。右端と下端に余白を残し、行数が一行増えても収まる設計にします。
図形内の文字は、自動調整によって文字サイズが小さくなることがあります。スライドごとに異なる大きさになると読みづらいため、図形を広げるか文章を短くします。
表のセルも余裕を持たせます。行の高さを固定すると、代替フォントで文字が切れる場合があります。自動調整と固定サイズのどちらを使うかを確認します。
フォントを埋め込む際の確認
保存オプションでフォントの埋め込みを設定すると、別端末でも同じフォントを表示しやすくなります。使用文字だけを埋め込む方法と、編集に必要な文字を広く含める方法が用意されている場合があります。
使用文字だけなら容量を抑えやすい一方、別端末で新しい文字を入力すると同じフォントを使えないことがあります。共同編集が必要なら、編集用途に合う設定を選びます。
埋め込み後はファイル容量、保存時の警告、別端末での表示を確認します。フォントのライセンス条件も守ります。埋め込み設定だけで確認を終えず、実機テストを行います。
PDFと画像を代替版として用意する
編集が不要な配布資料は、PDFへ書き出すとレイアウトを固定しやすくなります。ページ単位の確認や印刷に向いています。
発表でPowerPointの機能が必要な場合でも、緊急用としてPDFを用意しておくと、文字崩れやアプリの問題が起きた際に切り替えられます。
ロゴや特殊な見出しだけを画像化する方法もありますが、文字検索、読み上げ、修正ができなくなります。本文全体を画像にするのではなく、代替できない装飾部分へ限定します。
別端末でテストする
最も確実な確認方法は、発表や配布に近い環境でファイルを開くことです。会議室のパソコン、共有先のOS、Web版などで確認します。
次の箇所を重点的に見ます。
- タイトルや本文の改行位置が変わっていないか
- 図形や表から文字がはみ出していないか
- 記号、丸数字、特殊文字が別の字形になっていないか
- 太字や斜体が意図した強さで表示されるか
- アニメーション後の文字位置がずれていないか
発表直前に修正すると再確認の時間が不足します。共通端末を使う場合は、早い段階で短いテストファイルを開き、利用できるフォントを把握します。
共同編集での運用を整える
複数人が異なるフォントを使うと、最終段階での統一に時間がかかります。テンプレートへ使用可能な見出しフォントと本文フォントを設定し、追加フォントのルールを決めます。
外部資料から貼り付ける際は、貼り付け先のテーマを使用する方法を選ぶと、不要なフォントの混入を減らせます。ただし、グラフや図表の見た目が変わる場合があるため確認します。
完成前にフォント一覧を確認し、想定外のフォントを置換します。版管理を行い、置換前後のファイルを区別します。
まとめ
PowerPointでは、使用フォントが閲覧端末にないと代替フォントへ置き換えられ、改行、文字サイズ、図形や表の配置が崩れることがあります。使用中のフォントを確認し、テーマフォントや置換機能で統一します。
フォント埋め込み、PDFの併用、十分なテキスト余白、別端末でのテストを組み合わせると、表示差へ備えられます。同じフォントが使えると決めつけず、置き換わっても内容が読める設計にすることが、文字崩れ対策の基本です。