Wordで本文を直したあと、目次のページ番号や見出し名が古いまま残ることがあります。目次は本文の見出しを見て自動的に作られているため、文書を編集したら目次を更新して、印刷前やPDF化前の状態をそろえておくことが大切です。
この記事では、Microsoft 365のWindowsデスクトップ版Wordを基本に、既存の目次を更新する手順と、ページ番号だけを更新する場合と目次全体を更新する場合の使い分けを説明します。Word for Macや買い切り版でも同じ考え方で使える場合がありますが、リボンの表示やボタン名は環境によって少し異なることがあります。
目次を更新する前に確認すること
目次を更新すると、本文側の見出しやページ位置に合わせて目次の表示が変わります。手作業で目次内の文字を直していた場合、その内容が上書きされたり、手入力のまま残って自動更新できなかったりすることがあります。
更新前には、文書を保存しておきます。大きく編集した直後や、提出用の文書でレイアウトを崩したくない場合は、ファイルを複製してから作業すると戻しやすくなります。
また、Wordの自動目次は、本文に設定された「見出し 1」「見出し 2」などの見出しスタイルを元にします。見た目だけを太字や大きな文字にした行は、目次に出ないことがあります。目次に入れたい行がある場合は、先に本文側で見出しスタイルを確認してください。
目次を更新する基本手順
既存の目次を更新するには、目次の近くにカーソルを置いてから操作します。本文の編集内容を確認し、次の順番で進めます。
- 目次をクリックします。
- リボンの参照タブを開きます。
- テーブルの更新または目次の更新を選びます。
- 表示された画面で、更新する範囲を選びます。
- OKを選び、目次の表示を確認します。
目次を右クリックして、フィールドの更新や目次の更新を選べる場合もあります。リボンから見つけにくいときは、目次そのものを右クリックする方法も確認してください。
ページ番号のみ更新と目次全体の違い
更新時に選ぶ項目で、反映される内容が変わります。本文をどのように直したかに合わせて選ぶと、余計な変更を避けやすくなります。
ページ番号のみを更新する場合
本文の見出し名や見出しの階層は変えておらず、文章量の増減でページ位置だけが変わった場合は、ページ番号のみの更新で足ります。
たとえば、途中の段落を追加したために第3章以降のページがずれた、画像を入れて後半のページ位置が変わった、余白やフォントの調整でページ送りが変わった、といった場面です。この更新では、目次に並ぶ見出しの文字そのものは基本的に直りません。
目次全体を更新する場合
見出しの名前を変更した、見出しを追加または削除した、見出しレベルを変えた場合は、目次全体を更新します。ページ番号だけを更新すると、新しい見出しが目次に入らなかったり、変更前の見出し名が残ったりします。
提出前の最終確認では、見出しや章立てを直していないつもりでも、目次全体を更新してから本文と照合すると見落としを減らせます。ただし、目次内を手作業で整えていた場合は変更が戻ることがあるため、本文側の見出しスタイルや目次の設定で整えるのが基本です。
目次に見出しが出ないときの見直し
目次を更新しても項目が出ない場合は、本文側の行が見出しとして設定されていない可能性があります。目次に載せたい行を選択し、ホームタブのスタイルから見出し 1や見出し 2を適用します。
見出し 1は大きな章、見出し 2は章の中の節、といった使い分けをします。単に文字を大きくしただけでは、Wordが目次用の見出しとして扱えないことがあります。見出しスタイルを適用した後に、もう一度目次全体を更新してください。
見出しはあるのに階層が思った通りにならない場合は、本文側で別の見出しレベルを選んでいないかを確認します。目次の見た目だけを直接直すより、本文の見出し構造を整えてから更新するほうが、後の編集でも崩れにくくなります。
手動で作った目次は自動更新できない
Wordの目次には、見出しスタイルから作る自動目次と、文字を自分で入力して作る手動の目次があります。手動で作成した目次は、本文の見出しやページ番号に合わせて自動更新されません。
目次をクリックしても更新の選択肢が出ない、または更新しても本文の変更が反映されない場合は、手動目次になっている可能性があります。今後も文書を編集する予定があるなら、参照タブの目次から自動の目次を挿入し直すことを検討してください。
更新後に確認したいポイント
目次を更新したら、目次だけでなく本文側も確認します。特に、印刷やPDF化の前は次の点を見ると安心です。
- 追加した見出しが目次に入っているか
- 削除した見出しが目次に残っていないか
- 見出しの階層が本文の構成と合っているか
- ページ番号が本文の該当ページと合っているか
- 目次の途中で余分な本文行が入っていないか
目次は長い文書ほど便利ですが、本文の見出しスタイルが乱れていると、更新しても思った通りになりません。文書を編集したら、まず本文の見出しを整え、次に目次を更新し、最後にページ番号と見出し名を確認する流れにすると、提出直前の修正が落ち着いて進めやすくなります。