今回は、Wordの編集記号の表示切替を使って、文書のレイアウトが崩れる原因を見つけ、整える方法を紹介します。
この記事は、Windows版のWord for Microsoft 365、Word 2024、Word 2021、Word 2019を前提にしています。Mac版でも編集記号の表示切替は使えますが、常に表示する記号の設定画面の場所が異なるため、該当箇所で補足します。
Wordの編集記号とは
印刷されない「目印」のこと
Wordの編集記号は、画面上には表示できるものの、印刷はされない記号のことです。普段の文書作成では見えていなくても、文書の中にはスペース、改行、タブ、改ページなど、さまざまな「見えない文字」が入っています。
文字の位置が微妙にずれる、なぜか空白のページができる、表の後ろの行が消せない、といった悩みの多くは、この見えない文字が原因になっています。編集記号を表示すれば、文書の中で何が起きているのかを目で確認できるようになります。
代表的な編集記号
編集記号を表示したときに見える主な記号は次のとおりです。
- 段落記号：Enterキーで段落を区切った位置に表示されます。
- スペース：半角スペースは小さな点、全角スペースは四角で表示されます。
- タブ：Tabキーで入れた位置に矢印で表示されます。
- 改ページ・セクション区切り：区切りの種類が文字で示されます。
- アンカー：図やテキストボックスがどの段落に結び付いているかを示す錨のマークです。
これらの記号は印刷結果には影響しないため、表示したまま作業を続けても問題ありません。
編集記号の表示切替の基本操作
［編集記号の表示/非表示］ボタンを使う
もっとも手軽なのは、リボンのボタンで切り替える方法です。
- ［ホーム］タブを開きます。
- ［段落］グループにある、¶の形をした［編集記号の表示/非表示］ボタンをクリックします。
- もう一度クリックすると、元の非表示の状態に戻ります。
このボタンはオンとオフを交互に切り替える仕組みです。レイアウトを確認したいときだけ表示し、見た目を確認したいときは非表示に戻す、という使い分けができます。
特定の記号だけを常に表示する
「全部表示すると画面がにぎやかになるけれど、スペースだけはいつも見えていてほしい」という場合は、記号ごとに常時表示を設定できます。
- ［ファイル］タブから［オプション］を開きます。
- ［表示］を選びます。
- ［常に画面に表示する編集記号］の一覧から、表示したい記号にチェックを入れます。
- ［OK］で閉じます。
ここでチェックした記号は、［編集記号の表示/非表示］ボタンがオフでも表示され続けます。Mac版では、［Word］メニューの［環境設定］から［表示］を開き、編集記号に関する項目で同様の設定を行います。
おすすめの組み合わせは、段落記号とスペースだけを常に表示しておく方法です。改行の位置と余分な空白がいつでも見えるので、入力しながら乱れに気付きやすくなります。
編集記号でわかる、よくあるレイアウトの乱れ
スペースで位置合わせをしている
文字の位置をそろえるために、スペースを何個も連続して入れているケースはよくあります。編集記号を表示すると、点や四角が連続して並んでいるので、画面上で確認できます。
スペースでの位置合わせは、フォントや文字サイズを変えたときにずれやすいのが難点です。見つけたら、次のように置き換えると安定します。
- 行の途中で位置をそろえたい場合は、タブとタブ位置の設定を使う。
- 段落全体を右へずらしたい場合は、インデントを使う。
- 中央や右にそろえたい場合は、段落の配置（中央揃え・右揃え）を使う。
Enterキーの連打でページを送っている
次のページから書き始めたいときに、Enterキーを何度も押して空行を作っていると、段落記号が縦にいくつも並びます。この方法は、前のページの文章を少し追加しただけで後ろのページがずれてしまう原因になります。
段落記号が連続している箇所を見つけたら、余分な空行を削除して、改ページ（［挿入］タブの［ページ区切り］など）に置き換えるのがおすすめです。改ページにしておけば、前のページの文量が変わっても、次の内容は常に新しいページから始まります。
見えない改ページやセクション区切りが入っている
空白のページが消えないときや、途中からページの向きや余白が変わってしまうときは、改ページやセクション区切りが原因であることが少なくありません。編集記号を表示すると、区切りの位置に種類を示す表示が現れるため、どこで区切られているかがわかります。
不要な区切りであれば、その表示の直前にカーソルを置いてDeleteキーで削除できます。ただし、セクション区切りを削除すると、前後のセクションの書式（余白、向き、ヘッダーなど）が変わることがあるので、削除後はページ全体の見た目を確認しましょう。
図や画像が思わぬ位置へ動く
文章を編集したら画像が別のページへ移動してしまった、ということもあります。このとき確認したいのがアンカーです。図を選択すると、その図が結び付いている段落の横に錨のマークが表示されます。
アンカーが付いている段落を削除したり移動したりすると、図も一緒に動きます。図を置きたい位置に近い段落へアンカーをドラッグして付け直すと、編集による思わぬ移動を防ぎやすくなります。
編集記号を活用する作業のコツ
他の人から受け取った文書は最初に表示して確認する
他の人が作成した文書を編集するときは、作業を始める前に編集記号を表示して、全体の作り方を確認しておくと安心です。スペースでの位置合わせや空行での調整が多い文書なら、あらかじめ整えてから編集に入ることで、後からレイアウトが崩れるのを防げます。
コピーして貼り付けた文章の余分な記号を見つける
Webページや別の資料からコピーした文章には、余分なスペースや改行が含まれていることがあります。編集記号を表示した状態で貼り付ければ、不要な記号を見つけやすくなります。見つけた余分な記号が多い場合は、［置換］機能を使ってまとめて整理すると手間を減らせます。
表の中や表の直後も確認する
表の各セルの末尾や、行の右端にもセルや行の終わりを示す記号が表示されます。表の直後に段落記号が残っていて、それが次のページに押し出されて空白ページになっている、というケースもあります。表の周辺は、編集記号を表示して重点的に確認するとよいでしょう。
確認が終わったら非表示に戻す
編集記号は印刷されませんが、表示したままだと完成形の見た目がつかみにくくなります。レイアウトの確認や修正が終わったら、［編集記号の表示/非表示］ボタンで非表示に戻し、仕上がりを確認しましょう。
まとめ
Wordの編集記号の表示切替を使うと、普段は見えないスペース、改行、タブ、改ページ、アンカーを画面上で確認でき、レイアウトの乱れの原因を見つけやすくなります。
- ［ホーム］タブの［編集記号の表示/非表示］ボタンで、すべての編集記号を切り替えられる。
- ［Wordのオプション］の［表示］で、特定の記号だけを常に表示できる。
- スペースや空行での位置調整は、タブ、インデント、改ページに置き換えると安定する。
- 空白ページや書式の変化は、改ページやセクション区切りの位置を確認する。
- 図の移動は、アンカーの位置を見直すと防ぎやすい。
文書の見た目が思いどおりにならないときは、まず編集記号を表示して、文書の中身を確認するところから始めてみてください。