今回は、PowerPointの非表示スライドを使って、本番では見せない予備資料をプレゼンテーションの中に用意しておく方法を紹介します。
この記事は、Windows版のPowerPoint（Microsoft 365など、デスクトップアプリ）を前提に説明します。非表示スライドの機能はWeb版やMac版にもありますが、メニューの表示や一部の操作が異なる場合があります。
非表示スライドとは
非表示スライドは、ファイルには残したまま、スライドショーでは表示されないように設定したスライドです。削除とは違い、スライドの内容は保持されるため、必要になったときにすぐ取り出せます。
非表示に設定したスライドは、左側のサムネイル一覧でスライド番号に斜線が入った状態で表示されます。編集画面では通常どおり内容を確認・編集できるため、作業中に見失うことはありません。
予備資料として役立つ場面
- 質疑応答で聞かれそうな内容の補足データや詳しい図を用意しておきたいとき
- 発表時間が短くなったときに、省略してもよいスライドを決めておきたいとき
- 聞き手の知識レベルに合わせて、説明の深さを切り替えたいとき
- 以前使っていたスライドを、削除せずに残しておきたいとき
本編の流れを崩さずに補足情報を手元に置いておけるのが、非表示スライドを使う利点です。
スライドを非表示にする手順
- 標準表示で、左側のサムネイル一覧から非表示にしたいスライドを選択します。
- 選択したスライドを右クリックし、[スライドの非表示]を選択します。
- スライド番号に斜線が表示されれば、非表示の設定は完了です。
同じ操作は、スライド一覧表示（スライド並べ替え）でも行えます。スライドが多いプレゼンテーションでは、スライド一覧表示に切り替えると全体を見渡しながら設定しやすくなります。
非表示を解除する手順
- サムネイル一覧で、非表示になっているスライドを選択します。
- 右クリックし、[スライドの再表示]を選択します。
スライド番号の斜線が消え、スライドショーで通常どおり表示されるようになります。非表示と再表示は何度でも切り替えられます。
発表中に非表示スライドを表示する方法
非表示スライドは、スライドショーの途中でも呼び出せます。質問を受けて補足資料を見せたいときなどに使える操作です。
[すべてのスライドを表示]から選ぶ
- スライドショーの実行中に、表示しているスライドを右クリックします。
- [すべてのスライドを表示]を選択します。
- スライドのサムネイル一覧が表示されるので、見せたい非表示スライドを選択します。
選んだスライドが全画面で表示され、そこからスライドショーを続けられます。キーボードのCtrl+Sでも、[すべてのスライド]のダイアログボックスを表示できます。
発表者ツールを使っている場合、スライドを選ぶ操作は聞き手側の画面には表示されず、選んだスライドだけが表示されます。聞き手に操作の様子を見せずに切り替えられる点は安心材料です。
キーボードで呼び出す
スライドショー中は、次のキー操作でも非表示スライドに移動できます。
- スライド番号を入力してEnterキー：指定した番号のスライドに移動します。非表示スライドの番号を指定することもできます。
- Hキー：次のスライドが非表示スライドの場合に、そのスライドへ進みます。ただし、発表者ツールでは使えません。
番号を入力する方法は、画面にサムネイル一覧を出さずに移動できるため、発表の流れを止めたくないときに向いています。
予備資料を使いこなすコツ
予備資料の置き場所を決めておく
非表示スライドは、本編の途中に挟む方法と、最後にまとめて置く方法があります。関連する本編スライドのすぐ後ろに置くと、スライドショーで次へ進んだときに自然に呼び出せます。一方、最後にまとめて置くと本編の構成を整理しやすく、予備資料を管理しやすくなります。発表スタイルに合わせて使い分けましょう。
スライド番号を手元に控えておく
番号入力で移動する方法を使う場合は、どの番号にどの予備資料があるかを控えておくと、質問を受けたときに迷わず表示できます。発表者ノートに「詳細データは○番」のように書いておくのも1つの方法です。スライドの追加や並べ替えをすると番号が変わるため、発表前に最終確認をしておきましょう。
本番前にリハーサルで確認する
非表示の設定が意図どおりになっているかは、実際にスライドショーを最初から実行して確かめるのが確実です。見せる予定のスライドが誤って非表示になっていないか、予備資料を呼び出す操作がスムーズにできるかもあわせて確認しておくと、本番で慌てずに済みます。
ファイルを共有するときは中身に注意する
非表示スライドは、スライドショーで表示されないだけで、ファイルの中には残っています。ファイルを配布したり共有したりすると、受け取った人は非表示スライドの内容も確認できます。社内向けのメモや未確定の情報を非表示スライドに残している場合は、共有前に整理しておくと安心です。
聞き手ごとに構成を変えるなら目的別スライドショーも検討する
1つのファイルから、聞き手に応じて異なる組み合わせのスライドを見せたい場合は、目的別スライドショーという機能もあります。予備資料を必要に応じて呼び出すなら非表示スライド、あらかじめ複数の発表パターンを用意するなら目的別スライドショー、という使い分けを考えてみてください。
使わなくなったスライドの一時保管にも使う
構成を見直すときに、すぐに削除するのが不安なスライドは、いったん非表示にしておく方法があります。内容は残るため、あとで戻したくなったときに再表示するだけで済みます。最終版を仕上げる段階で、不要なものを削除するとファイルを整理できます。
まとめ
PowerPointの非表示スライドを使うと、スライドショーには表示させずに予備資料をファイルの中に用意しておけます。ポイントを振り返ります。
- サムネイルを右クリックして[スライドの非表示]を選ぶと、スライド番号に斜線が入り非表示になる
- [スライドの再表示]で、いつでも元に戻せる
- 発表中は右クリックの[すべてのスライドを表示]や、スライド番号+Enterキーで呼び出せる
- Hキーは次のスライドが非表示のときに使える（発表者ツールでは使えない）
- 非表示スライドもファイルには残るため、共有前に内容を確認する
質問が出そうな発表や、時間が変わりやすい発表では、非表示スライドで予備資料を準備しておくと、状況に合わせた説明がしやすくなります。