今回は、Microsoft Officeを無料で利用する方法や、無料版と有料版の違いについて紹介します。
Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリケーションは、ビジネスや学校、個人の作業において欠かせないツールですが、有料版のライセンスは決して安くありません。
そこで、コストをかけずにOfficeを使いたい方のために、Microsoftが提供している無料のOfficeサービスとその活用法について解説します。
無料で使えるOfficeの種類
無料のOfficeサービスには、主に以下の3つがあります。
- Microsoft 365 for the web
- Microsoft 365の無料試用版
- （Microsoft社製ではない）互換ソフト（LibreOfficeなど）
それぞれの特徴や利用方法について詳しく見ていきましょう。
Microsoft 365 for the webとは
Microsoft 365 for the webは、WebブラウザからWord、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリケーションを無料で利用できるサービスです。クラウドベースで提供されるため、ソフトウェアのインストールは不要で、インターネット環境があればどのデバイスからでもアクセスできます。
Microsoft 365 for the webの特徴
Microsoft 365 for the webの主な特徴は以下の通りです。
- ブラウザからアクセス可能（インストール不要）
- Word、Excel、PowerPoint、OneNote、Outlookなどが利用可能
- OneDriveに5GBの無料ストレージが付属
- 複数人での同時編集（リアルタイムコラボレーション）が可能
- スマートフォンやタブレットからも利用可能
利用開始方法
Microsoft 365 for the webを利用するには、Microsoftアカウントが必要です。以下の手順で簡単に始められます。
- Microsoftの公式サイト（https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/free-office-online-for-the-web）にアクセス
- 「サインイン」または「無料でサインアップ」をクリック
- Microsoftアカウントでログイン（持っていない場合は新規作成）
- 利用したいアプリ（Word、Excel、PowerPointなど）を選択
これで、すぐにOfficeアプリケーションを使い始めることができます。作成したファイルは自動的にOneDriveに保存されるため、ファイルの紛失を心配する必要もありません。
Microsoft 365 for the webの機能制限
無料で利用できるMicrosoft 365 for the webですが、デスクトップ版（有料版）と比べると機能に制限があります。主な制限事項は以下の通りです。
Wordの主な制限
- 図形・テキストボックスの追加機能に制限あり
- マクロの記録と実行ができない
- ハイパーリンクのリンク先の編集に制限あり
- 引用の追加・更新機能に制限あり
Excelの主な制限
- ピボットテーブルの作成・編集に制限あり
- マクロ機能が利用できない
- 高度なデータ分析ツールが利用できない
- 一部の関数が使用できない
PowerPointの主な制限
- 一部のアニメーション効果が利用できない
- 高度なデザインテンプレートが限定される
- プレゼンテーションの録画機能がない
これらの制限はありますが、基本的な文書作成や表計算、プレゼンテーション作成といった一般的な用途であれば、対応できる機能が備わっています。
Microsoft 365の無料試用版
Microsoft 365の使用を試してみたい方には、1ヶ月間の無料試用版があります。この試用期間中は、Microsoft 365のすべての機能を制限なく使用することができます。
無料試用版の特徴
- 1ヶ月間の無料試用期間
- デスクトップアプリを含むすべての機能が利用可能
- 1TBのOneDriveストレージが利用可能
- 最大5台のデバイスにインストール可能
申し込み方法
Microsoft 365の無料試用版を利用するには、以下の手順で申し込みます。
- Microsoft 365の公式サイト（https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/try）にアクセス
- 「無料試用版をお試しください」をクリック
- Microsoftアカウントでサインイン
- 支払い方法を登録
- Office製品をダウンロード・インストール
注意点：無料試用期間終了後は自動的に有料プランに移行されます。使用を継続しない場合は、試用期間内に解約手続きを行う必要があります。
解約方法
無料試用版を解約するには、以下の手順で行います。
- Microsoftアカウントのページ（https://account.microsoft.com）にアクセス
- 「サブスクリプション」を選択
- Microsoft 365の項目から「サブスクリプションの管理」をクリック
- 「サブスクリプションのキャンセル」を選択して手続きを進める
解約しても、試用期間が終了するまでは機能を使い続けることができます。
無料のOffice互換ソフト
Microsoftが提供するサービス以外にも、Officeと互換性のある無料のオフィスソフトがあります。特に人気があるのは以下の2つです。
1. LibreOffice
LibreOfficeは、Officeの互換ソフトの中でも活発に開発が進められているオープンソースのオフィススイートです。以下のアプリケーションが含まれています。
- Writer（Wordに相当）
- Calc（Excelに相当）
- Impress（PowerPointに相当）
- Base（Accessに相当）
- Draw（図形描画ツール）
- Math（数式エディタ）
LibreOfficeの特徴は、Microsoft Officeとの一定の互換性と、頻繁なアップデートによる機能改善です。無料でありながら多機能であり、個人利用だけでなく、企業や行政機関でも採用されています。ただし、Microsoft Officeで作成した複雑なレイアウトの文書を開くと、レイアウトが崩れる場合があるため注意が必要です。
2. Apache OpenOffice
Apache OpenOfficeもLibreOfficeと同様に無料で利用できるオープンソースのオフィススイートです。LibreOfficeはOpenOfficeから派生したソフトウェアですが、現在は別々に開発が進められています。
Apache OpenOfficeにも、Writer、Calc、Impressなどの基本的なアプリケーションが含まれており、Microsoft Officeのファイル形式にも対応しています。LibreOfficeと同様に、複雑なフォーマットやマクロを含むファイルでは互換性に問題が生じる場合があります。
無料版と有料版の比較
無料で使えるOfficeと有料版のMicrosoft 365を比較してみましょう。
機能面での比較
| 機能 | Microsoft 365 for the web（無料） | Microsoft 365（有料） |
|---|---|---|
| 利用環境 | ブラウザのみ | デスクトップアプリ + ブラウザ |
| オフライン利用 | 不可 | 可能 |
| OneDriveストレージ | 5GB | 1TB |
| 高度な編集機能 | 制限あり | フル機能 |
| マクロ機能 | 利用不可 | 利用可能 |
| テクニカルサポート | 基本的なサポートのみ | 優先サポート |
どのような場合に有料版が必要か
以下のような場合は、有料版のMicrosoft 365の導入を検討すると良いでしょう。
- 高度なOffice機能を多用する場合
- オフライン環境でも作業する必要がある場合
- 大容量のファイル保存が必要な場合
- マクロや高度な分析機能を使用する場合
- ビジネスで本格的に使用する場合
一方、以下のような場合は無料版で対応できることが多いです。
- 基本的な文書作成や表計算が中心の場合
- 常にインターネット環境が利用できる場合
- 個人的な用途やカジュアルな使用の場合
- 学生の課題作成などの場合
無料版Officeの活用シーン
無料版Officeは、様々なシーンで活用できます。ここでは、具体的な活用例をいくつか紹介します。
学生の課題作成
レポートやプレゼンテーション資料の作成に、Microsoft 365 for the webを活用できます。無料版でも基本的な文書作成やプレゼンテーション機能は備わっています。また、OneDriveに保存されるため、データの紛失リスクも軽減できます。
個人の文書管理
家計簿や個人的なメモ、スケジュール管理などに無料版Officeを活用できます。特に、複数のデバイスからアクセスできる点は、スマートフォンやタブレットでも確認や編集ができるため便利です。
小規模チームでの共同作業
Microsoft 365 for the webの同時編集機能を使えば、複数人でのリアルタイム編集が可能です。小規模なプロジェクトやチームでの資料作成に活用できます。例えば、イベントの企画書やスケジュール表の共同編集などに適しています。
スタートアップや小規模ビジネス
予算が限られているスタートアップや小規模ビジネスでも、無料版Officeを活用することで、コストを抑えながら基本的なビジネス文書の作成が可能です。ただし、利用規約を確認し、必要に応じて法人向けプランへの移行を検討する必要があります。
無料版Officeを使う際の注意点
無料版Officeを利用する際には、いくつかの注意点があります。
インターネット接続が必須
Microsoft 365 for the webはクラウドベースのサービスなので、利用にはインターネット接続が必須です。オフライン環境では利用できないため、インターネットが使えない環境での作業が多い場合は注意が必要です。
機能制限がある
無料版には、前述したように様々な機能制限があります。高度な編集機能やマクロ機能などが必要な場合は、有料版を検討する必要があります。
ストレージ容量の制限
無料版のOneDriveのストレージ容量は5GBまでです。大量のファイルを保存する予定がある場合は、容量不足に注意が必要です。
互換性の問題
LibreOfficeやApache OpenOfficeなどの互換ソフトを使用する場合、Microsoft Officeとの完全な互換性は保証されていません。特に複雑なフォーマットやマクロを含むファイルでは、レイアウトが崩れたり、一部の機能が使えなかったりする可能性があります。重要な文書を扱う場合は、事前に互換性テストを行うことをおすすめします。
利用規約の確認
Microsoft 365 for the webを含む各種サービスには、それぞれ利用規約があります。特にビジネスでの使用を検討している場合は、事前に利用規約を確認し、必要に応じて法人向けプランへの移行を検討してください。
まとめ
Microsoft Officeを無料で使用する方法はいくつかあり、それぞれに特徴と制限があります。
基本的な文書作成や表計算であれば、Microsoft 365 for the webや互換ソフトで対応できることが多いです。
一方、高度な機能やオフライン環境での利用が必要な場合は、有料版のMicrosoft 365の導入を検討する必要があります。