【Word】組織図に図や画像を追加・編集する方法

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Microsoft Word（マイクロソフト ワード）のSmartArt（スマートアート）機能を使用すると、視覚的にわかりやすい組織図を短時間で作成できます。
しかし、一度作成した後に「新しいメンバーが増えた」「部署の構成が変わった」「顔写真を入れたい」といった変更が必要になることはよくあります。
このような場合にWordには、既存の組織図に図形（ノード）や画像を簡単に追加・編集する機能が備わっています。

今回は、Wordの組織図に新しい図形や画像を追加し、レイアウトや階層を適切に調整する手順を紹介します。

SmartArtの組織図に新しい図形を追加する

組織図を作成した後、部下や同僚などの新しいメンバーを追加する場合、SmartArtの[図形の追加]機能を使用します。この機能を使うと、選択した図形との関係性（上司、部下、同僚など）を指定して、適切な位置に新しい枠を挿入できます。

リボンから図形を追加する手順

  1. 組織図内の、追加したい位置の基準となる図形をクリックして選択します。
  2. リボンに表示される[SmartArt デザイン]タブをクリックします。（バージョンによっては[デザイン]タブの場合があります）
  3. [グラフィックの作成]グループにある[図形の追加]の横にある矢印（▼）をクリックします。
  4. 表示されるメニューから、追加したい位置に合わせて以下のいずれかを選択します。
    • [後に図形を追加]: 選択した図形の右側（同じ階層）に追加します。同僚を追加する場合に使用します。
    • [前に図形を追加]: 選択した図形の左側（同じ階層）に追加します。同僚を追加する場合に使用します。
    • [上に図形を追加]: 選択した図形の上（上司）として追加します。現在の図形は新しい図形の部下になります。
    • [下に図形を追加]: 選択した図形の下（部下）として追加します。最も頻繁に使用する操作の一つです。
    • [アシスタントの追加]: 選択した図形の補佐役（秘書やアシスタントなど）として追加します。通常の階層ラインとは異なる、枝分かれした線で接続されます。

これらの操作を行うと、自動的に接続線が引かれ、全体のバランスが調整されます。

右クリックから図形を追加する

リボンまでマウスを移動させずに、素早く操作することもできます。

  1. 基準となる図形を右クリックします。
  2. 表示されたショートカットメニューの[図形の追加]にマウスポインターを合わせます。
  3. サブメニューから、[後に図形を追加]や[下に図形を追加]などを選択します。

直感的に操作したい場合は、この右クリックメニューを使用する方法が効率的です。

テキスト ウィンドウを使用してメンバーを追加・編集する

図形を一つずつ追加する操作は、多数のメンバーを一気に追加する場合には手間がかかることがあります。そのような場合は、「テキスト ウィンドウ」を使用すると、箇条書きリストを編集する感覚で素早く組織図を構築できます。

テキスト ウィンドウの表示と操作

  1. SmartArtを選択した状態で、[SmartArt デザイン]タブの[グラフィックの作成]グループにある[テキスト ウィンドウ]をクリックします。（または、SmartArtの左端にある小さな矢印をクリックします）
  2. 左側にテキスト入力用のパネルが表示されます。
  3. リスト上の任意の位置で文字を入力すると、即座に組織図に反映されます。

キーボード操作による追加と階層変更

テキスト ウィンドウ内では、キーボードだけで図形の追加や階層の変更ができます。

  • [Enter]キー: 新しい行（図形）を追加します。現在カーソルがある行と同じ階層に追加されます。
  • [Tab]キー: 行のレベルを下げます（インデント）。これにより、その図形は一つ上の行の「部下」になります。
  • [Shift] + [Tab]キー: 行のレベルを上げます。部下から同僚、あるいは上司の階層へと移動できます。

例えば、「部長」の行でEnterキーを押し、次にTabキーを押してから「課長」と入力すれば、部長の下に課長が配置されます。大量のデータを入力する際は、この方法でスムーズに行えます。

組織図の階層レベルを変更する

人事異動や組織改編などで、既存のメンバーの役職や配置が変わることもあります。その際、図形を削除して作り直すのではなく、既存の図形のレベル（階層）を変更することで対応できます。

レベル上げとレベル下げ

  1. 階層を変更したい図形を選択します。
  2. [SmartArt デザイン]タブの[グラフィックの作成]グループにある以下のボタンを使用します。
    • [レベル上げ]: 図形を一つ上の階層に移動します。
    • [レベル下げ]: 図形を一つ下の階層に移動します。

順序の入れ替え

同じ階層内での並び順（左右の位置）を変更したい場合は、[上へ移動]または[下へ移動]ボタンを使用します。

  • [上へ移動]: テキスト ウィンドウ上のリストで上へ移動することを意味し、組織図上では通常「左」へ移動します。
  • [下へ移動]: リスト上で下へ移動し、組織図上では通常「右」へ移動します。

組織図に顔写真などの画像を追加する

社員紹介や座席表として組織図を使用する場合、名前だけでなく顔写真を表示したいことがあります。標準のボックス型の組織図に画像を貼り付けることもできますが、最初から画像用のスペースが用意されているレイアウトに変更する方が、サイズ調整の手間が省けてきれいに仕上がります。

画像付きのレイアウトに変更する

  1. 作成済みの組織図（SmartArt）全体を選択します。
  2. [SmartArt デザイン]タブの[レイアウト]グループにある、その他（▼）ボタンをクリックして一覧を表示します。
  3. [丸型画像付き組織図]や[画像付き組織図]など、画像のプレースホルダー（アイコン）が含まれているレイアウトを選択します。

画像を挿入する

  1. レイアウト変更後、各図形の中に画像アイコンが表示されます。
  2. 画像アイコンをクリックします。
  3. [画像の挿入]ウィンドウが表示されるので、[ファイルから]を選択し、パソコン内に保存されている写真を選択して[挿入]をクリックします。
  4. 画像が図形の形状（円形など）に合わせて自動的にトリミングされ、挿入されます。

画像の位置がずれている場合は、画像を選択した状態で[図形の書式]タブの[トリミング]を使用し、表示範囲を微調整できます。

組織図のデザインと書式を整える

情報の正確さだけでなく、見た目の美しさも重要です。Wordには、組織図のデザインを一括で変更できる機能があります。

色の変更

デフォルトの青色単色ではなく、部署ごとに色を変えたり、カラフルな配色にしたりすることで、視認性を高めることができます。

  1. SmartArtを選択し、[SmartArt デザイン]タブの[色の変更]をクリックします。
  2. テーマに合わせたカラーパレットが表示されるので、好みの配色を選択します。「カラフル」のカテゴリを選ぶと、階層ごとに異なる色が適用され、構造が把握しやすくなります。

SmartArtのスタイル

図形に立体感を持たせたり、枠線を強調したりするスタイルを適用できます。

  1. [SmartArt デザイン]タブの[SmartArt のスタイル]グループから選択します。
  2. [3-D]などのスタイルを適用すると、プロフェッショナルな印象のグラフィックになりますが、文字が読みづらくならないよう、シンプルなスタイルを選ぶのが無難な場合もあります。

個別の図形の書式設定

特定の人物（例：プロジェクトリーダー）だけを目立たせたい場合は、個別に書式を変更します。

  1. 変更したい図形をクリックして選択します（複数選択する場合はCtrlキーを押しながらクリック）。
  2. [書式]タブ（SmartArtツールの書式）をクリックします。
  3. [図形の塗りつぶし]や[図形の枠線]から、特定の色や太さを設定します。

手動で図形や注釈を追加する場合

SmartArtの自動レイアウト機能は便利ですが、制約もあります。「点線で囲んでグループ化したい」「枠外に注釈を入れたい」といった、SmartArtの構造に含まれない要素を追加したい場合は、通常の図形機能を使用します。

  1. [挿入]タブをクリックし、[図形]を選択します。
  2. 長方形、円、矢印、吹き出しなど、目的に合った図形を選択します。
  3. 組織図の上の任意の位置でドラッグして描画します。
  4. 図形が組織図の文字を隠してしまう場合は、図形を右クリックし、[図形の書式設定]から塗りつぶしの透明度を上げたり、[塗りつぶしなし]に設定したりします。
  5. 配置した図形とSmartArtを一緒に移動させたい場合は、描画キャンバスを使用するか、Shiftキーを押しながら両方を選択してグループ化しておくと便利です。

まとめ

Wordの組織図機能は、初期作成後も柔軟に編集が可能です。
[図形の追加]や[テキスト ウィンドウ]を使いこなすことで、メンバーの増減や組織変更に素早く対応できます。
また、画像付きレイアウトへの変更やデザインの調整を行うことで、より視覚的に訴求力のある資料を作成できます。