今回は、Excelでデータを入力する際、いちいち半角と全角を切り替える手間を省き、自動的に日本語入力（IME）をコントロールできる「データの入力規則」の活用法について紹介します。
日本語入力の切り替えで生じるストレス
Excelで名簿や顧客リストなどの表を作成していると、「氏名」の列には漢字（全角）を入力し、その隣の「電話番号」や「メールアドレス」の列には数字やアルファベット（半角）を入力する、といった作業が頻繁に発生します。
この時、セルを移動するたびにキーボードの「半角/全角」キーを押して日本語入力システム（IME）のオン・オフを切り替えるのは、意外と面倒な作業です。切り替えを忘れてしまい、電話番号を全角で打ち込んでしまって後から直す、といったミスも起こりがちです。この小さな手間とミスを防ぐための機能がExcelには用意されています。
データの入力規則でIMEをコントロールする
Excelの「データの入力規則」という機能を使うと、特定のセルを選択したときに、自動的に日本語入力を「オン（全角ひらがな等）」にしたり、「オフ（半角英数）」にしたりするように設定しておくことができます。
日本語入力を自動で「オン」にする設定
氏名や住所など、必ず日本語を入力する列に対して設定を行います。
- 設定したいセル、または列全体（例：B列）を選択します。
- リボンの「データ」タブを開きます。
- 「データツール」グループにある「データの入力規則」をクリックします。
- ダイアログボックスが開いたら、「日本語入力」というタブを選択します。
- 「日本語入力」のドロップダウンリストから、「オン」または「ひらがな」を選択します。
- 「OK」をクリックして設定を完了します。
これで、この列のセルをクリック（または矢印キーで移動）した瞬間に、キーボードに触れなくても自動的に日本語入力がオンの状態になります。
日本語入力を自動で「オフ」にする設定
逆に、電話番号や郵便番号、メールアドレスなど、常に半角で入力したい列に対しても同様の設定を行います。
- 設定したい列（例：C列）を選択します。
- 同じように「データの入力規則」ダイアログボックスを開き、「日本語入力」タブを選択します。
- ドロップダウンリストから「オフ（英語モード）」を選択します。
- 「OK」をクリックします。
この設定をしておけば、先ほどの氏名列からこの列に移動した際、自動的に半角英数入力モードに切り替わるため、そのままスムーズに数字やアルファベットを打ち込むことができます。
入力モードのその他の便利な設定
「オン」「オフ」以外にも、入力規則の日本語入力タブにはいくつかの選択肢が用意されています。用途に合わせて使い分けることで、さらに快適なデータ入力環境を作ることができます。
カタカナや全角英数での指定
リストの中には「全角カタカナ」や「半角カタカナ」といった指定もあります。例えば、フリガナを入力する専用の列がある場合、ここを「全角カタカナ」に設定しておけば、入力した文字が自動的にカタカナに変換されるため、ひらがなで入力してから変換キーを押すという手間が省けます。
「コントロールなし」について
初期設定では、すべてのセルが「コントロールなし」という状態になっています。これは、現在のIMEの状態をそのまま維持するという意味です。特定の列にだけ設定を行い、他の列は普段通りの手動切り替えにしておきたい場合は、この「コントロールなし」のままで問題ありません。
設定を解除する方法
設定した入力規則が不要になった場合や、間違えて別の列に設定してしまった場合は、簡単に解除することができます。
- 解除したいセルや列を選択します。
- 「データの入力規則」を開き、「日本語入力」タブを選択します。
- リストから「コントロールなし」を選んで「OK」をクリックするか、ダイアログボックスの左下にある「すべてクリア」ボタンをクリックします。
「すべてクリア」を押すと、IMEの制御だけでなく、もし設定していた場合はドロップダウンリストなどの他の入力規則も同時に消えてしまうため、その点だけ注意が必要です。
まとめ
Excelの「データの入力規則」を使って日本語入力（IME）の状態をコントロールすることで、入力時の「半角/全角」切り替えの煩わしさから解放されます。列ごとに「ここはひらがな」「ここは半角英数」とルールを決めて設定しておくだけで、データ入力のスピードが上がり、全角数字が混ざってしまうような入力ミスも防ぐことができます。定期的にデータを入力するようなリストを作成する際は、このひと手間を最初にかけておくと、その後の作業が格段に楽になるかもしれません。