今回は、PowerPointの画面共有前に表示確認を行い、発表を進めやすくする方法を紹介します。
画面共有前の確認が必要な理由
オンライン会議でPowerPointを共有するとき、編集画面、発表者ビュー、スライドショー、別ウィンドウ表示など、見え方が環境によって変わることがあります。自分の画面では問題なく見えていても、参加者には別の画面が共有されている場合があります。
画面共有前に表示確認をしておくと、発表開始後の操作ミスを減らせます。資料内容だけでなく、どの画面を共有するのか、発表者メモが見えていないか、通知が出ないかを確認します。
特に社外向けの会議では、共有する画面に不要な情報を出さないことが大切です。
共有する画面を決める
PowerPointを共有する方法には、画面全体を共有する方法と、PowerPointのウィンドウだけを共有する方法があります。それぞれに注意点があります。
画面全体を共有すると、切り替えがしやすい一方で、通知や別ファイルが見える可能性があります。ウィンドウ共有は対象を絞れますが、別の資料へ切り替えると参加者に見えないことがあります。
発表内容に合わせて、どちらを使うか決めます。資料だけを見せるならウィンドウ共有、複数のアプリを切り替える説明なら画面全体の共有が向いている場合があります。
発表者ビューの見え方を確認する
PowerPointでは、発表者ビューを使うと、発表者だけがメモや次のスライドを確認できます。ただし、画面共有の設定を誤ると、発表者ビューが参加者に見えてしまうことがあります。
事前に確認したい点は次の通りです。
- 参加者に見せる画面がスライドショーになっているか
- 発表者メモが共有されていないか
- 次のスライドのプレビューが見えていないか
- 共有対象のモニターが正しいか
- 画面切り替え時に編集画面が見えないか
複数モニターを使う場合は、どちらの画面を共有しているかを特に確認します。会議ツール側で共有対象を選び間違えないようにします。
通知や不要な画面を閉じる
画面共有中に通知が出ると、発表が中断されたり、不要な情報が見えたりすることがあります。会議前に通知を止め、関係のないアプリやファイルを閉じます。
確認したいものは次の通りです。
- メール通知
- チャット通知
- カレンダー通知
- ブラウザの不要なタブ
- デスクトップ上の見せたくないファイル名
画面全体を共有する場合は、デスクトップやタスクバーも見えることがあります。必要なものだけを残して、発表に集中できる状態にします。
スライドショーで表示を確認する
共有前には、PowerPointをスライドショーで表示し、画面の見え方を確認します。編集画面では問題なくても、スライドショーでは文字のはみ出しやアニメーションの動きが目立つことがあります。
確認の流れは次の通りです。
- スライドショーを開始する
- 最初の数枚を送って表示を確認する
- リンクや動画がある場合は動作を見る
- 発表者メモの表示を確認する
- 会議ツールで共有対象を選ぶ
動画や音声を含む資料では、参加者に音声が共有される設定になっているかも確認します。画面だけ共有され、音が届かない場合があります。
参加者側の見え方を確認する
可能であれば、別の端末や同僚の画面で参加者側の表示を確認します。発表者側では問題がなくても、参加者側では文字が小さい、画面が切れている、共有が遅れているなどの問題が見つかることがあります。
社内の重要な会議や外部向けの説明では、数分の事前確認でも役立ちます。共有を開始し、参加者側でスライドが正しく表示されているか、発表者メモが見えていないかを確認します。
オンライン会議では、通信状況によって表示の滑らかさも変わります。アニメーションや動画を多用している資料では、動きが伝わるかを確認します。
資料の文字サイズを見直す
画面共有では、参加者が小さなノートPCやタブレットで見ていることがあります。会議室の大きな画面で読める文字でも、オンラインでは読みにくい場合があります。
確認したい点は次の通りです。
- 本文の文字が小さすぎないか
- 表の中の文字が読めるか
- 注釈が細かすぎないか
- 色の差が弱すぎないか
- 画面端に重要情報が寄りすぎていないか
細かい表を見せる場合は、全体を表示するスライドと、拡大して説明するスライドを分ける方法があります。
トラブル時の戻り方を決める
画面共有中に、スライドが止まる、共有対象を間違える、動画が再生されないなどの問題が起きることがあります。事前に戻り方を決めておくと落ち着いて対応できます。
たとえば、PDF版を用意する、資料を事前配布しておく、動画を使わない説明方法を用意する、リンク先を開かずスクリーンショットで説明するなどの方法があります。
本番で慌てないためには、発表前に「うまくいかない場合はどう進めるか」を短く考えておくことが大切です。
まとめ
PowerPointをオンライン会議で共有する前には、表示確認を行うことが大切です。共有する画面、発表者ビュー、通知、スライドショーの見え方を確認しておくと、発表中のトラブルを減らせます。
特に、発表者メモや不要な通知が参加者に見えないように注意します。動画や音声、リンクを含む資料では、実際に動作を確認します。
参加者側の見え方も確認できると安心です。文字サイズや表の読みやすさを見直し、必要に応じてPDF版などの代替手段を用意しておくと、画面共有での発表を進めやすくなります。