今回は、Wordのナビゲーションウィンドウを使って、長い文書を移動しやすくする方法を紹介します。
ナビゲーションウィンドウでできること
Wordで数ページ以上の文書を扱うと、目的の場所を探すだけで手が止まることがあります。スクロールだけで探すと、見出しの位置を見落としたり、同じような章を行き来したりしやすくなります。そこで役立つのがナビゲーションウィンドウです。
ナビゲーションウィンドウは、文書の左側に目次のような一覧を表示する機能です。見出しをクリックすると、その場所へ移動できます。検索結果の確認やページ単位の移動にも使えるため、下書き、確認、修正のどの段階でも役に立ちます。
表示するには、リボンの「表示」タブで「ナビゲーションウィンドウ」にチェックを入れます。画面左に領域が出たら、文書内の見出しが階層で並びます。見出しが出ない場合は、本文に見出しスタイルが設定されていない可能性があります。
見出しスタイルを先に整える
ナビゲーションウィンドウを使いやすくするには、文書の見出しにWord標準の「見出し1」「見出し2」「見出し3」などを設定します。文字を太くしただけ、サイズを変えただけでは、Wordは見出しとして扱いません。
章タイトルには「見出し1」、章の中の項目には「見出し2」、さらに細かい項目には「見出し3」を使うと、ナビゲーションウィンドウにも同じ階層で表示されます。階層が整っていると、読み手の視点で文書の流れを確認しやすくなります。
見出しスタイルを使うと、ナビゲーションウィンドウだけでなく、目次の作成や文書全体の書式調整にもつながります。後から章立てを変える予定がある文書ほど、最初にスタイルを入れておくと扱いやすくなります。
見出し名は作業用の目印にもなる
見出しは読者に見せるためのものですが、作成者にとっては作業用の目印でもあります。「背景」「手順」「注意点」のように短く書くより、「申請前に確認する項目」「提出後に修正が必要な場合」のように内容が分かる見出しにすると、移動先を判断しやすくなります。
ただし、見出しが長すぎると一覧で読みづらくなります。ナビゲーションウィンドウに表示されたときに意味が分かる長さを目安にし、必要な説明は本文側に置くと整います。
クリック移動で確認作業を短くする
長い文書では、修正箇所を探す作業が増えます。ナビゲーションウィンドウを開いたままにしておけば、章をクリックして移動できるため、確認の順番を決めやすくなります。
たとえば、社内手順書を見直す場合は、次のように進めると作業しやすくなります。
- 見出し一覧で章の順番を確認する
- 不足している項目がないかを見出しだけで確認する
- 修正が必要な章をクリックして本文へ移動する
- 確認済みの章名をメモしながら進める
スクロールで探すよりも、章単位で移動したほうが、作業の区切りを作りやすくなります。複数人で文書を確認するときも、「第3章の提出手順を見てください」のように伝えやすくなります。
見出しのドラッグで構成を調整する
Wordのナビゲーションウィンドウでは、見出しをドラッグして順番を変えられる場合があります。見出しを移動すると、その見出しに属する本文も一緒に移動します。文書構成を入れ替えるときに便利です。
この操作を使う前には、対象範囲を確認しておくことが大切です。見出し2を動かすと、その下にある見出し3や本文も一緒に移ることがあります。移動後は、前後の文章が自然につながっているか、番号や参照表現にずれがないかを確認します。
構成調整の前には、ファイルを別名保存しておくと戻しやすくなります。特に契約書、規程、提出資料など、文言の位置が重要な文書では、移動後の確認を丁寧に行う必要があります。
検索結果を文書全体で確認する
ナビゲーションウィンドウの検索欄に語句を入力すると、文書内の該当箇所を一覧で確認できます。通常の検索と違い、周辺の見出しを見ながら移動できるため、同じ語句がどこで使われているかを把握しやすくなります。
たとえば「承認」という語句を検索すると、申請手順、権限説明、メール文例など、複数の場所に出てくることがあります。検索結果を順に確認すれば、同じ意味で使っているか、表現が分かれていないかを見直せます。
検索欄は、固有名詞、部署名、日付表現、注意書きの確認にも使えます。文書の後半だけ修正したつもりでも、前半に古い表現が残ることがあります。ナビゲーションウィンドウで全体検索を行うと、残りやすい表記を拾いやすくなります。
ページ表示と見出し表示を使い分ける
ナビゲーションウィンドウには、見出し一覧だけでなくページのサムネイル表示もあります。レイアウトを確認したいときはページ表示、内容の構成を確認したいときは見出し表示、語句を探したいときは検索表示というように使い分けます。
ページ表示は、表や画像がどのページに入っているか、空白が不自然に残っていないかを確認する場面に向いています。一方で、章の流れを見たいときは見出し表示のほうが適しています。
文書作成では、内容の確認と見た目の確認が混ざりやすくなります。表示を切り替えることで、今見ているものが「構成」なのか「ページの形」なのかを分けて考えられます。
共同編集での使い方
共同でWord文書を編集する場合、ナビゲーションウィンドウは打ち合わせの進行にも役立ちます。画面共有をしながら見出し一覧を見せると、どの章を確認しているのかが伝わりやすくなります。
修正依頼を出すときは、見出し名を使って伝えると行き違いが減ります。「費用の章を直してください」よりも、「見出し2の『申請時に必要な添付資料』を直してください」のように書くと、相手が探しやすくなります。
また、見出しの抜けや重複は共同編集で起こりやすい問題です。最後にナビゲーションウィンドウだけを見て、同じ意味の見出しが並んでいないか、章の粒度がそろっているかを確認すると、文書全体の読みやすさが整います。
使いやすくするための注意点
ナビゲーションウィンドウを活用するには、見出しの付け方を決めておくことが重要です。見出し1の下にいきなり見出し3を置く、同じ階層に粒度の違う項目を並べる、といった状態では一覧が読みにくくなります。
次の点を意識すると、文書の管理がしやすくなります。
- 章の大きさに合わせて見出しレベルを決める
- 同じ階層の見出しは同じ文体にする
- 移動後は本文のつながりを確認する
- 検索欄で古い語句や表記ゆれを確認する
- ページ表示で空白や図表の位置を確認する
見出しは装飾ではなく、文書を操作するための骨組みです。ナビゲーションウィンドウは、その骨組みを画面に出して扱う機能と考えると使いどころが分かりやすくなります。
まとめ
Wordのナビゲーションウィンドウは、長い文書を移動しながら確認するための便利な機能です。見出しスタイルを設定しておけば、章へすぐ移動でき、構成の確認や検索結果の確認もしやすくなります。
使い始めるときは、まず見出し1、見出し2、見出し3の使い分けを整えます。そのうえで、クリック移動、検索、ページ表示を目的に応じて切り替えると、文書作成と見直しが進めやすくなります。長い資料や手順書を扱うときは、本文を書く前にナビゲーションウィンドウで見出しが見える状態を作ることが、扱いやすい文書への近道です。