今回は、Wordのクイックアクセスツールバーにコマンドを登録して、文書作成でよく使う操作を呼び出しやすくする方法を紹介します。
クイックアクセスツールバーを使う場面
Wordで文書を作っていると、同じ操作を何度も開くことがあります。保存、元に戻す、印刷プレビュー、罫線、書式のクリア、文字カウントなどは、リボンの中を探して実行するより、画面上部のクイックアクセスツールバーに置いておくと作業の流れを止めにくくなります。クイックアクセスツールバーは、文書の内容ではなくWordの操作環境を整える機能です。いったん設定しておけば、別の文書を開いたときにも同じように使えます。
登録するコマンドは、自分が毎回探している操作から選ぶのが基本です。便利そうな機能を並べすぎると、かえって目当てのボタンを探す時間が増えます。最初は少なめにして、使いながら入れ替えるほうが続けやすくなります。
登録する前に操作を棚卸しする
クイックアクセスツールバーにコマンドを追加する前に、普段の作業を少し振り返ります。報告書を作る人、議事録を整える人、契約書の下書きを直す人では、必要なボタンが異なります。よく使う操作を何でも追加するのではなく、リボンを切り替える回数を減らせる操作を優先します。
- リボンの別タブまで移動している操作
- ショートカットを覚えにくい操作
- 校正や確認で何度も実行する操作
- 文書ごとに使うが、場所を忘れやすい操作
たとえば、印刷前の確認が多いなら「印刷プレビューと印刷」を登録します。表をよく使うなら「罫線」や「表のプロパティ」が候補になります。レビュー業務が多いなら「変更履歴の記録」「コメントの挿入」「次の変更箇所」などを並べると、確認作業が進めやすくなります。
基本の追加方法
よく使うコマンドは、リボン上のボタンから追加できます。追加したいボタンを右クリックし、「クイックアクセスツールバーに追加」を選ぶだけです。この方法は、普段使っている操作をその場で登録できるため、設定画面を開いて探す手間が少ないのが利点です。
- Wordで任意の文書を開く
- 追加したいコマンドがあるリボンのタブを開く
- 対象のボタンを右クリックする
- 「クイックアクセスツールバーに追加」を選ぶ
- 画面上部にボタンが追加されたことを確認する
この方法で登録できないコマンドもあります。その場合はWordのオプションから設定します。「ファイル」から「オプション」を開き、「クイックアクセスツールバー」を選択すると、一覧からコマンドを探して追加できます。コマンドの選択範囲を「基本的なコマンド」から「すべてのコマンド」に変えると、リボンに見えにくい機能も候補にできます。
並び順を整えて使いやすくする
ボタンは追加するだけでなく、並び順も大切です。左から順に視線が動くため、使う順番に近い並びにすると操作しやすくなります。文書作成の流れが「保存、書式調整、確認、印刷」なら、その流れに合わせて並べます。レビュー中心なら「コメント、変更履歴、承認、次へ」のように確認の順番でまとめます。
同じ種類の操作を近くに置くと、ボタンが増えても迷いにくくなります。印刷関連、校閲関連、表関連のようにまとまりを作ると、画面上部を見たときに目的の操作を見つけやすくなります。オプション画面では上下ボタンで順番を変えられるため、使いながら何度か調整するとよいでしょう。
登録しすぎを防ぐ考え方
クイックアクセスツールバーは便利ですが、ボタンを増やしすぎると視認性が下がります。画面幅によっては一部が隠れ、結局メニューから探すことになります。登録数の目安は人によって異なりますが、最初は十個前後までにして、使わないものを定期的に外すと管理しやすくなります。
外すか迷うコマンドは、数日使ってから判断します。たまに使うだけの操作でも、場所を探す時間が長いなら残す価値があります。一方、ショートカットを覚えている操作や、リボン上ですぐ見つかる操作は外しても支障が少ない場合があります。
- 毎日使う操作は残す
- 月に数回でも探しにくい操作は候補にする
- ショートカットで十分な操作は外す
- 似た機能が並ぶ場合は代表だけ残す
文書の種類に合わせたおすすめコマンド
報告書や提案書では、保存、印刷プレビュー、PDF作成、文字カウント、書式のクリアが役立ちます。提出前に確認する操作をまとめておくと、仕上げの段階で移動が少なくなります。議事録では、箇条書き、インデント、コメント、検索、置換などを登録すると、内容を整える作業が進めやすくなります。
契約書や規程文書では、変更履歴、コメント、文書の比較、保護、読み上げなどが候補になります。複数人で確認する文書では、本文を直す操作だけでなく、確認結果を残す操作も重要です。用途ごとに必要なコマンドが変わるため、共通で使うものを中心に置き、特殊な操作は増やしすぎないようにします。
ショートカットキーとの使い分け
クイックアクセスツールバーは、ショートカットキーを置き換えるものではありません。よく覚えている操作はキーボードで実行し、覚えにくい操作や画面で確認しながら使う操作をツールバーに置くと、役割が分かれます。特に、校閲や印刷のように状態確認を伴う操作は、ボタンとして見えているほうが扱いやすいことがあります。
Altキーを押すと、クイックアクセスツールバーの各ボタンにも番号が表示されます。番号を使えばキーボードから実行できるため、マウス操作を減らしたい人にも向いています。よく使うコマンドを左側に置くと、短いキー操作で呼び出せます。
設定を見直すタイミング
仕事の内容が変わったとき、Wordの使い方も変わります。新しい書式の資料を作るようになった、レビュー担当が増えた、印刷よりPDF提出が多くなったなど、作業の流れが変わったらツールバーも見直します。使わなくなったボタンを残したままにすると、必要なボタンが埋もれます。
見直しでは、実際に使っていないボタンを外すことから始めます。次に、最近リボン内で探した操作を一つ追加します。一度に大きく変えるより、少しずつ入れ替えるほうが、自分に合う並びを作りやすくなります。
まとめ
Wordのクイックアクセスツールバーは、よく使うコマンドを画面上部に置き、文書作成や確認の操作を呼び出しやすくする機能です。登録するコマンドは、作業中に何度も探している操作から選ぶと効果を感じやすくなります。追加後は並び順を整え、使わないボタンを外しながら、自分の業務に合う構成へ調整します。ショートカットキーと組み合わせれば、マウス操作とキーボード操作の両方でWordを扱いやすくできます。