今回は、PowerPointの目的別スライドショーを使って、1つのファイルから聞き手に合わせた発表パターンを作る方法と、ハイパーリンクで切り替えるコツを紹介します。
この記事の操作説明は、Windows版のPowerPoint（Microsoft 365のPowerPointを含むデスクトップ版）を前提にしています。Mac版にも同様の機能がありますが、メニューの名前や配置が異なります。PowerPoint for the webでは目的別スライドショーはサポートされていないため、作成や実行はデスクトップ版で行います。
目的別スライドショーとは
目的別スライドショーは、プレゼンテーションの中から一部のスライドを選び、名前を付けて保存しておける機能です。音楽のプレイリストのように、同じファイルの中に「どのスライドを、どの順番で見せるか」の組み合わせを複数用意できます。
たとえば、次のような場面で役立ちます。
- 経営層向けには要点だけ、現場向けには手順の詳細まで説明したい
- 発表時間が30分の場合と10分の場合で、見せるスライドを変えたい
- 製品紹介の資料で、相手の業種に合わせて事例のスライドを入れ替えたい
聞き手ごとにファイルをコピーして編集する方法もありますが、ファイルが増えると修正の反映漏れが起こりやすくなります。目的別スライドショーなら元のスライドは1か所にあるため、内容を修正すれば、そのスライドを含むすべての発表パターンに反映されます。また、目的別スライドショーを作っても、通常のスライドショーで全スライドを最初から順番に表示することもできます。
目的別スライドショーには、次の2つの使い方があります。
- 基本の目的別スライドショー：一部のスライドだけを、決めた順番で表示する
- ハイパーリンクが設定された目的別スライドショー：メインのスライドからリンクで呼び出し、必要な部分だけを表示する
基本の目的別スライドショーを作成する手順
- [スライドショー]タブの[目的別スライドショー]を選び、表示されたメニューから[目的別スライドショー]を選択します。
- [目的別スライドショー]ダイアログボックスで[新規作成]を選択します。
- [スライドショーの名前]に、「経営会議用」「10分版」など用途がわかる名前を入力します。
- 左側の[プレゼンテーション中のスライド]で表示したいスライドにチェックを付け、[追加]を選択します。
- 右側の[目的別スライドショーのスライド]でスライドを選び、上向き・下向きの矢印で表示順を調整します。
- [OK]を選択します。
作成したスライドショーは、[目的別スライドショー]ダイアログボックスで名前を選び、[開始]を選ぶとすぐに確認できます。表示順は元のファイルの並びに縛られないため、聞き手の関心が高いスライドを先頭に持ってくるといった調整も可能です。
作成した目的別スライドショーを実行する
発表の場で目的別スライドショーを開始する方法は、主に2つあります。
メニューから選んで開始する
[スライドショー]タブの[目的別スライドショー]を選ぶと、作成したスライドショーの名前が一覧に表示されます。使いたい名前を選ぶと、そのパターンでスライドショーが始まります。発表の直前に手早く選べるので、複数のパターンを用意しているときに便利です。
スライドショーの設定で既定にしておく
同じパターンを繰り返し使う場合は、通常のスライドショー開始時に目的別スライドショーが流れるように設定できます。
- [スライドショー]タブの[スライドショーの設定]を選択します。
- [スライドの表示]で[目的別スライドショー]を選び、一覧から使いたいスライドショーを選択します。
- [OK]を選択します。
この設定をしたあとは、全スライドを表示したいときに設定を[すべて]へ戻す必要があります。別の人にファイルを渡す場合は、設定を元に戻しておくと、相手が戸惑わずに済みます。
ハイパーリンクで発表パターンを切り替える
目次のスライドから、説明したい部分の目的別スライドショーへ移動できるようにしておくと、質疑応答や時間の都合に合わせて話す内容を選べます。
- あらかじめ、部門別や章別などの目的別スライドショーを作成しておきます。
- 目次のスライドで、リンクにしたい文字や図形を選択します。
- [挿入]タブの[動作]を選択します。
- [動作設定]ダイアログボックスの[マウスのクリック]タブで[ハイパーリンク]を選び、一覧から[目的別スライドショー]を選択します。
- リンク先にする目的別スライドショーの名前を選びます。
- 再生後に目次のスライドへ戻りたい場合は、[表示が終わったら戻る]にチェックを付け、[OK]を選択します。
[表示が終わったら戻る]をオンにしておくと、各パートを説明し終えるたびに自動で目次に戻れます。目次を起点に話題を選ぶ発表スタイルでは、この設定があると操作の迷いが減ります。
発表パターンを作るときのコツ
目的別スライドショーを使いやすくするために、次のような工夫を取り入れてみましょう。
- 名前に聞き手や時間を入れる：「営業部向け_15分」のように付けておくと、一覧から選ぶときに迷いません。
- 共通のスライドを先に決める：表紙、目次、まとめなど、どのパターンにも入れるスライドを決めてから、聞き手ごとに追加するスライドを選ぶと構成を組み立てやすくなります。
- 発表前に一度通しで再生する：ダイアログボックスの[開始]で流れを確認し、話のつながりが不自然なスライドがないかを見直します。
- 使わないスライドも削除しない：あるパターンで使わないスライドでも、別のパターンで必要になることがあります。目的別スライドショーで選ばなければ表示されないため、ファイルからは消さずに残しておけます。
- スライドを追加したら構成を見直す：あとから新しいスライドを作った場合、既存の目的別スライドショーには自動で加わりません。必要なパターンを選んで[編集]から追加します。
特定のスライドを一時的に隠すだけなら「スライドの非表示」でも対応できますが、非表示の設定はファイル全体に影響します。聞き手が複数いて見せ方を何通りも使い分けたい場合は、目的別スライドショーのほうが管理しやすくなります。
まとめ
PowerPointの目的別スライドショーを使うと、1つのファイルの中に、聞き手や時間に合わせた複数の発表パターンを用意できます。[スライドショー]タブの[目的別スライドショー]から新規作成し、表示するスライドと順番を選ぶだけで作れます。
実行するときは、メニューから名前を選ぶか、[スライドショーの設定]で既定にしておきます。さらに、目次のスライドに[動作]でハイパーリンクを設定し、[表示が終わったら戻る]をオンにすれば、話題を選びながら進める発表にも対応できます。元のスライドを1か所で管理できるため、資料の修正漏れを防ぎたいときにも役立ててください。