今回は、Wordの翻訳機能を使って、文書全体や選択範囲のテキストを別の言語に置き換える方法と、使うときのコツを紹介します。
この記事は、Microsoft 365のWord（Windows版・Mac版・Web版）と、Office 2021以降の買い切り版を対象にしています。Windows版ではMicrosoft 365とOffice 2021、Mac版ではMicrosoft 365（Office 365サブスクリプション）、Office 2024 for Mac、Office 2021 for Macで利用できる機能です。Windows版のデスクトップアプリでは、インターネットへの接続と、Officeの「接続エクスペリエンス」が有効になっていることが利用の条件になっています。
Wordの翻訳機能でできること
Wordには、Microsoft Translatorを利用した翻訳ツールが組み込まれています。別のアプリやWebサイトに文章をコピーしなくても、Wordの画面の中で翻訳を進められるのが特徴です。
翻訳の方法は、大きく分けて次の2つです。
- 選択範囲の翻訳：文書の一部（単語、語句、段落など）を選び、翻訳結果をその場に挿入する
- 文書全体の翻訳：ファイル全体を翻訳し、翻訳されたコピーを別のウィンドウに作成する
どちらも［校閲］タブの［翻訳］から操作します。用途によって使い分けると、作業の流れがスムーズになります。
どちらを使えばよいかの目安
- 海外の取引先から届いた資料の内容をつかみたい：文書全体の翻訳
- 日本語の文書に、英語の一文だけを添えたい：選択範囲の翻訳
- 専門用語や見出しの言い回しだけ確認したい：選択範囲の翻訳
- 原文を残したまま翻訳版も手元に置きたい：文書全体の翻訳
選択したテキストを翻訳する手順
文書の一部だけを翻訳したいときは、次の手順で操作します。
- 文書内で、翻訳したいテキストをドラッグして選択します。
- ［校閲］タブの［翻訳］を選び、［選択範囲の翻訳］をクリックします。
- 画面の右側に翻訳ツールのウィンドウが表示されるので、翻訳先の言語を選びます。
- 翻訳結果を確認し、問題がなければ［挿入］を選びます。
［挿入］を選ぶと、手順1で選択していたテキストが翻訳後のテキストに置き換わります。原文を残しておきたい場合は、あらかじめ原文の段落をコピーして、すぐ下に貼り付けておいてから、片方だけを選択して翻訳すると、原文と訳文を並べた形にできます。
単語を翻訳したときの用例表示
短い単語や語句を翻訳すると、複数の訳語の候補が表示されることがあります。候補を展開すると、両方の言語で用例を確認できます。文脈に合う訳語を選びやすくなるので、意味が複数ある単語を訳すときに役立ちます。
選択範囲の翻訳を使うときのコツ
- 文の途中で区切らずに選択する：文の一部だけを選ぶと、前後の文脈がわからず不自然な訳になりやすくなります。少なくとも一文単位で選ぶのがおすすめです。
- 表やリストは一つずつ確認する：表のセルや箇条書きをまとめて選ぶと、意図しない並びで翻訳結果が挿入されることがあります。挿入後にレイアウトを確認しましょう。
- 挿入前に結果を読む：［挿入］を押すと原文が置き換わるため、訳文に違和感がないかを先に確認しておくと手戻りが減ります。挿入後に元に戻したい場合は、［元に戻す］（Ctrl＋Z）で戻せます。
文書全体を翻訳する手順
ファイル全体をまとめて翻訳したいときは、次の手順で操作します。
- 翻訳したい文書を開きます。
- ［校閲］タブの［翻訳］を選び、［ドキュメントの翻訳］をクリックします。
- 翻訳ツールのウィンドウで、翻訳先の言語を選びます。
- ［翻訳］を選びます。
翻訳が終わると、翻訳された文書のコピーが別のウィンドウで開きます。元の文書はそのまま残るため、原文を上書きしてしまう心配はありません。翻訳版を残しておきたい場合は、新しいウィンドウ側で名前を付けて保存しておきましょう。Windows版では、翻訳ツールを閉じるときは元のウィンドウで［OK］を選びます。
ほかの言語の文書を開いたときの提案
Microsoft 365のWordでは、Wordにインストールされている言語とは異なる言語の文書を開くと、文書の翻訳を提案するメッセージが表示されることがあります。そこで［翻訳］を選ぶと、機械翻訳されたコピーが新しく作成されます。メニューをたどらなくても翻訳を始められるので、海外から届いた文書を開いたときに便利です。
翻訳先の言語を変更する
翻訳先の言語は、あとから変更できます。複数の言語に翻訳したい場合や、毎回同じ言語を使いたい場合は、次のいずれかの場所で設定を見直します。
- ［翻訳］メニューの［ドキュメントの翻訳言語の設定］または［翻訳の環境設定］
- ［ファイル］タブ→［オプション］→［言語］（Windows版）
英語と中国語など、複数の言語版を用意したいときは、言語を切り替えながら文書全体の翻訳を繰り返すと、それぞれの言語のコピーを作れます。
翻訳結果を仕上げるためのTips
機械翻訳は手早く訳文を作れる一方で、そのまま社外に出すには見直しが必要な場面もあります。次のような工夫をすると、仕上がりが安定しやすくなります。
翻訳前に原文を整えておく
- 一文を短くする：一文に複数の内容を詰め込むと、主語や係り受けがずれた訳になりやすくなります。翻訳前に文を区切っておくと、訳文も読みやすくなります。
- 主語を補う：日本語は主語を省略しがちですが、英語などに訳すと主語が必要になります。誰が何をするのかを原文に書いておくと、意図に近い訳になります。
- 表記をそろえる：同じ意味の言葉を複数の表記で書いていると、訳語もばらつきます。用語を統一してから翻訳すると、訳文の一貫性が保たれます。
翻訳後に確認したいポイント
- 固有名詞：社名、製品名、人名が意図しない形に訳されていないかを確認します。
- 数字と単位：日付や金額の書き方、単位の表記が翻訳先の言語に合っているかを見直します。
- レイアウト：言語によって文章の長さが変わるため、表の列幅や改ページの位置がずれることがあります。文書全体を翻訳したあとは、印刷プレビューで見た目もチェックしておきましょう。
- 専門用語：業界特有の用語は一般的な意味で訳されることがあります。選択範囲の翻訳で用例を確認しながら、必要に応じて手直しします。
重要な文書は人の目で最終確認をする
機械翻訳は、内容を把握したり下訳を作ったりする用途に向いています。契約書や公式な案内文など、正確さが求められる文書は、翻訳後にその言語に詳しい人に確認してもらう流れを組んでおくと安心です。
うまく翻訳できないときの確認ポイント
［翻訳］ボタンが使えない、翻訳結果が表示されないといった場合は、次の点を確認してみてください。
- インターネットに接続しているか：翻訳はオンラインのサービスを利用するため、オフラインでは使えません。
- 接続エクスペリエンスが有効か：Windows版では、Officeのプライバシー設定で接続エクスペリエンスが無効になっていると、翻訳ツールを利用できません。組織で管理されている環境では、管理者の設定によって使えない場合もあります。
- 対象のバージョンか：Office 2019以前の買い切り版などでは、この記事で紹介した翻訳ツールが利用できないことがあります。
まとめ
Wordの翻訳機能を使うと、選択範囲だけを訳して原文と置き換えたり、文書全体を訳したコピーを作ったりできます。
- 一部だけ訳したいときは、［校閲］→［翻訳］→［選択範囲の翻訳］で訳し、［挿入］で置き換える
- ファイル全体を訳したいときは、［校閲］→［翻訳］→［ドキュメントの翻訳］で、翻訳済みのコピーを別ウィンドウに作る
- 翻訳先の言語は、［ドキュメントの翻訳言語の設定］などからあとで変更できる
- 原文を短く整えてから翻訳し、固有名詞やレイアウトを見直すと仕上がりが安定する
Wordの中で翻訳まで完結できれば、アプリを行き来する手間が減ります。外国語の資料を読むときや、訳文を添えた文書を作るときに活用してみてください。