今回は、PowerPointのフォント埋め込みを使って、表示崩れを防ぐ方法を紹介します。
フォントで表示が崩れる理由
PowerPointで作った資料を別のパソコンで開くと、文字の位置がずれたり、改行が変わったり、指定した書体と違う見た目になったりすることがあります。これは、作成時に使ったフォントが相手の環境に入っていない場合に起こりやすい現象です。
PowerPointは、指定したフォントが見つからないと、別のフォントで代替表示することがあります。代替フォントは文字幅や高さが異なるため、図形から文字がはみ出す、箇条書きの行数が変わる、タイトルの位置がずれるといった問題が起きます。こうした崩れを抑える方法の一つがフォント埋め込みです。
フォント埋め込みとは何か
フォント埋め込みは、PowerPointファイルの中に使用フォントの情報を含める機能です。相手のパソコンに同じフォントが入っていなくても、近い状態で表示できるようにします。
ただし、すべてのフォントが埋め込みに対応しているわけではありません。フォントによっては、ライセンスや設定により埋め込めない場合があります。また、埋め込みを行うとファイルサイズが大きくなることがあります。資料の用途に合わせて使うことが大切です。
フォントを埋め込む手順
PowerPointでは、オプションからフォント埋め込みを設定できます。提出前や共有前に確認しておくと、別環境での表示崩れを抑えやすくなります。
- 「ファイル」を開く
- 「オプション」を選ぶ
- 「保存」を開く
- 「ファイルにフォントを埋め込む」にチェックを入れる
- 埋め込み方法を選ぶ
- 保存して別環境で確認する
埋め込み方法には、使用している文字だけを埋め込む方法と、すべての文字を埋め込む方法があります。編集を予定していない配布用なら使用文字だけ、相手が編集する可能性があるならすべての文字を検討します。
使うフォントを絞る
フォント埋め込みを使う前に、資料内で使うフォントを整理します。複数のフォントを混在させると、見た目がばらつくだけでなく、埋め込みや確認も複雑になります。
本文、見出し、補足、図表内文字などに使うフォントを決め、できるだけ統一します。社内資料なら標準的なフォントを使うと、別環境でも崩れにくくなります。特殊なフォントを使う場合は、タイトルやロゴ周辺など、必要な場所に絞る方が扱いやすくなります。
埋め込みできないフォントへの対応
フォントによっては、PowerPointに埋め込めないことがあります。その場合は、別のフォントに置き換える、該当部分を画像化する、PDFで配布するなどの対応を考えます。
画像化は見た目を保ちやすい一方で、後から文字を編集しにくくなります。ロゴや装飾的なタイトルなど、編集頻度が低い部分に限って使うとよいでしょう。本文や数値のように更新する可能性がある部分は、編集できる文字のまま残す方が管理しやすくなります。
PDF化との使い分け
表示崩れを防ぐ目的なら、PDF化も有効です。相手に編集してもらう必要がない資料は、PDFで配布すると見た目を保ちやすくなります。一方で、相手がPowerPoint上で修正する必要がある場合は、フォント埋め込みや標準フォントの利用を検討します。
発表用、編集用、配布用でファイルを分けると管理しやすくなります。発表用はPowerPoint、閲覧用はPDF、共同編集用は標準フォント中心というように、目的別に形式を選ぶことが大切です。
表示崩れを防ぐレイアウトの工夫
フォント埋め込みをしても、余白が少ないレイアウトでは少しの差で文字がはみ出すことがあります。テキストボックスには余裕を持たせ、長い見出しは無理に1行へ収めないようにします。
図形内の文字は、上下左右の余白を確認します。行間を詰めすぎると、別環境で窮屈に見えることがあります。フォント対策だけでなく、レイアウト側にも余裕を持たせると、表示崩れに強い資料になります。
共有前に確認するポイント
資料を共有する前には、保存後のファイルを開き直して確認します。可能であれば、別のパソコンや別アカウントで開いて、見え方を確認します。
- タイトルや見出しの改行が変わっていないか
- 図形内の文字がはみ出していないか
- 箇条書きの行間が詰まりすぎていないか
- 使っていないフォントが残っていないか
- ファイルサイズが配布方法に合っているか
- PDFにした場合の見た目も確認したか
フォントの置換機能を使って、資料内に意図しないフォントが混ざっていないか確認するのも有効です。
共同編集では標準フォントを優先する
複数人でPowerPointを編集する場合は、フォント埋め込みだけに頼らず、標準的に使えるフォントを選ぶことも大切です。共同編集では、各メンバーが文字を追加したり、図形内の文言を変えたりします。相手の環境にないフォントを前提にすると、編集した部分だけ見た目が変わることがあります。
社内テンプレートを使う場合は、見出し用と本文用のフォントを決めておきます。特殊なフォントを使う場合は、表紙や章扉など限られた場所にとどめると管理しやすくなります。編集頻度の高い本文、表、注釈は、読みやすく互換性のあるフォントを使う方が安定します。
フォント置換で混在を確認する
資料を何度も編集していると、コピー元の資料から別のフォントが混ざることがあります。見た目では気づきにくくても、環境が変わるとその部分だけ崩れる原因になります。PowerPointのフォント置換機能を使うと、資料内で使われているフォントを確認できます。
意図しないフォントがあれば、指定したフォントへ置き換えます。置換後は、タイトル、図形内テキスト、表、注釈の見え方を確認します。特に小さな文字は、フォントが変わると読みやすさも変わるため、置換して終わりにせず、スライド全体で見直すことが大切です。
まとめ
PowerPointのフォント埋め込みは、別環境で資料を開いたときの表示崩れを防ぐために役立つ機能です。使ったフォントが相手の環境にない場合でも、見た目を保ちやすくなります。
ただし、埋め込みできないフォントやファイルサイズの増加には注意が必要です。標準的なフォントを使う、レイアウトに余裕を持たせる、PDF化と使い分けるなど、複数の対策を組み合わせて、共有しやすいPowerPoint資料に整えましょう。