今回は、PowerPointの「書式のコピー/貼り付け」を使って、図形の色や枠線などのデザインをそろえる方法と、作業を効率よく進めるコツを紹介します。
この記事は、主にWindows版のPowerPoint（Microsoft 365など）を前提にしています。Web版でも書式のコピー/貼り付けは使えますが、画面の表示やメニューの位置が異なる場合があります。
書式のコピー/貼り付けとは
書式のコピー/貼り付けは、ある図形に設定した塗りつぶしの色や枠線などの見た目を、別の図形にそのまま写せる機能です。刷毛（はけ）のアイコンで表示されるため、「書式ペインター」と呼ばれることもあります。
スライドに図形をいくつも並べていると、色や線の太さが少しずつ違ってしまうことがあります。1つずつ[図形の書式]タブで設定し直すのは手間がかかりますが、書式のコピー/貼り付けを使えば、整えた図形を見本にして、ほかの図形へ同じデザインを素早く適用できます。
コピーされるのは「見た目」だけ
この機能で写されるのは、視覚的な書式だけです。図形に入力した文字などの内容は変わりません。そのため、文字の内容が異なる図形同士でも、デザインだけを安心してそろえられます。
基本の使い方
まずは、1つの図形の書式を別の図形にコピーする基本の手順です。
- コピーしたい書式が設定された図形を右クリックします。
- 表示されるミニツールバーで[書式のコピー/貼り付け]を選択します。
- マウスポインターが刷毛の形に変わったら、書式を適用したい図形をクリックします。
2つ目の図形をクリックすると書式が適用され、書式のコピー/貼り付けは自動的にオフになります。途中でやめたくなったときは、Escキーを押せば解除できます。
[ホーム]タブからも使える
書式のコピー/貼り付けのボタンは、リボンの[ホーム]タブにもあります。コピー元の図形を選択してから[ホーム]タブの刷毛のボタンを選び、適用先の図形をクリックしても同じように使えます。右クリックとリボンのどちらでも操作できるので、手になじむ方法を選びましょう。
複数の図形にまとめて適用するコツ
同じデザインをたくさんの図形に適用したい場合は、次の方法が便利です。
Ctrlキーで選んでから適用する
- コピー元となる図形をクリックします。
- Ctrlキーを押しながら、書式を変えたい図形を順にクリックします。
- 選択した状態で右クリックし、[書式のコピー/貼り付け]を選択します。
選んだ図形すべてに、最初にクリックした図形の書式が適用されます。最初に選んだ図形が見本になるため、選ぶ順番に注意しましょう。
ドラッグで囲んで適用する
近くに並んだ図形にまとめて適用したいときは、ドラッグで囲む方法も使えます。
- コピー元の図形を右クリックし、ミニツールバーで[書式のコピー/貼り付け]を選択します。
- ポインターが刷毛の形に変わったら、書式を適用したい図形をドラッグで囲みます。
フローチャートの箱や、横に並べたアイコンの背景など、まとまって配置された図形をそろえるときに役立ちます。
グループ化した図形への適用
複数の図形をグループ化している場合は、コピー元の図形をクリックして[書式のコピー/貼り付け]を選び、グループをクリックします。すると、グループ内の各図形に書式がまとめて適用されます。
ただし、逆にグループ化された図形をコピー元にして書式をコピーすることはできません。グループ内の図形のデザインを見本にしたい場合は、グループを一時的に解除するか、同じ書式の単独の図形を用意してから操作しましょう。
キーボードショートカットで素早く操作する
マウス操作の回数を減らしたい場合は、キーボードショートカットが便利です。
- Ctrl＋Shift＋C：選択した図形の書式をコピーする
- Ctrl＋Shift＋V：選択した図形にコピーした書式を貼り付ける
手順は、コピー元の図形を選んでCtrl＋Shift＋Cを押し、次に適用先の図形を選んでCtrl＋Shift＋Vを押すだけです。通常のコピー（Ctrl＋C）と貼り付け（Ctrl＋V）にShiftキーを加えた組み合わせなので、覚えやすいのも利点です。
ショートカットの場合、一度書式をコピーしておけば、別の図形を選んでCtrl＋Shift＋Vを押す操作を繰り返せます。離れたスライドにある図形へ同じ書式を適用したいときにも使いやすい方法です。
デザインを統一するための実践的なヒント
書式のコピー/貼り付けをより効果的に使うために、次のような工夫を取り入れてみましょう。
- 見本となる図形を1つ作り込んでおく：最初に色、枠線、効果などを整えた見本の図形を作り、それを基準にほかの図形へ書式を写すと、資料全体の統一感が出しやすくなります。
- 用途ごとに見本を分ける：「強調したい項目用」「補足説明用」のように役割ごとに見本の図形を用意しておくと、デザインのルールがはっきりし、読み手にとっても分かりやすい資料になります。
- 図形の種類が違っても使える：四角形の書式を円や矢印に写すこともできます。形は違っても色や線をそろえると、スライドにまとまりが生まれます。
- 作業後に全体を見直す：まとめて適用した後は、スライド一覧などで全体を確認し、適用し忘れた図形や意図せず変わった図形がないかをチェックしましょう。
うまくいかないときの確認ポイント
- ポインターが刷毛の形になっていない場合は、書式のコピー/貼り付けが有効になっていません。もう一度コピー元を選んでから操作し直します。
- 1回適用するとオフになる点を忘れて、2つ目以降をクリックしても変わらないことがあります。複数の図形に適用したいときは、Ctrlキーでの複数選択やショートカットを使いましょう。
- コピー元がグループ化されていると書式をコピーできません。グループを解除した状態で見本の図形を選びます。
書式を写した後の微調整のポイント
書式のコピー/貼り付けは、見本の書式をそのまま写す機能です。そのため、適用した後に図形ごとの事情に合わせて少し手直しすると、より整った仕上がりになります。
- 大きさや位置は別に整える：書式をそろえても、図形のサイズや配置がばらばらだと統一感は出にくくなります。色や線をそろえた後に、図形の大きさや間隔も見直しましょう。
- 強調したい図形だけ色を変える：すべてを同じ書式にした後で、特に目立たせたい図形だけ塗りつぶしの色を変えると、メリハリのあるスライドになります。
- やり直しはCtrl＋Zで戻す：意図しない図形に書式を適用してしまった場合は、元に戻す操作（Ctrl＋Z）で適用前の状態に戻せます。
まとめ
PowerPointの書式のコピー/貼り付けを使うと、図形の色や枠線などのデザインを手早くそろえられ、統一感のあるスライドを作りやすくなります。
- コピー元の図形を右クリックし、ミニツールバーの[書式のコピー/貼り付け]から適用先をクリックする
- [ホーム]タブの刷毛のボタンからも同じ操作ができる
- Ctrlキーで複数選択したり、ドラッグで囲んだりすると、まとめて適用できる
- Ctrl＋Shift＋CとCtrl＋Shift＋Vで、キーボードだけでも操作できる
- グループ化された図形はコピー元にできない点に注意する
- 見本の図形を用意しておくと、資料全体のデザインをそろえやすい
図形の見た目を1つずつ設定し直す代わりに、書式のコピー/貼り付けを活用して、スライド作りの時間を短くしてみてください。