今回は、Wordの段落番号で番号の振り直しをする方法と、思いどおりの連番に整えるためのコツを紹介します。
この記事は、Windows版のWord for Microsoft 365、Word 2024、Word 2021、Word 2019、Word 2016を前提にしています。Mac版やWeb版では、メニューの位置や名前が異なる場合があります。
段落番号の振り直しが必要になる場面
段落番号は、手順書や議事録、規程の条文などで項目を順番に並べるときに使う機能です。便利な反面、次のような場面で「番号が意図どおりにならない」と感じることがあります。
- 新しい章の手順なのに、前の章の番号の続き（5、6、7…）になってしまう
- 途中に説明文を挟んだら、その後の番号が1に戻ってしまう
- 別の文書からコピーしてきた箇条書きが、既存のリストとつながってしまう
- 見出しの下ごとに、番号を1から始めたい
こうしたときに、数字を手入力で書き換えてしまうと、後で項目を追加・削除したときに番号がずれる原因になります。Microsoftのサポート情報でも、番号は手で直さず、Wordのコマンドを使って変更するよう案内されています。Wordがリストの状態を把握できなくなると、後の編集で不具合が出やすくなるためです。
段落番号を1から振り直す方法
前のリストの続きになっている番号を、1から始め直したい場合の手順です。
- リストの番号部分をダブルクリックします（本文ではなく番号が選択された状態になります）。
- 新しく1から始めたい項目の番号を右クリックします。
- 表示されたメニューから［1から再開］を選びます。
これで、選んだ項目以降が1、2、3…と振り直されます。それより前の項目は、元の番号のまま残ります。
うまく選択できないときのコツ
番号の上で右クリックしても［1から再開］が見つからない場合は、カーソルが段落番号の付いていない段落にある可能性があります。番号の数字そのものにマウスポインターを合わせてから右クリックすると、段落番号用のメニューが表示されやすくなります。
任意の番号から始める「番号の設定」
「3から始めたい」「前のページで終わった番号の続きにしたい」といった場合は、［番号の設定］を使います。
- リストの番号部分をダブルクリックします。
- 変更したい項目の番号を右クリックします。
- メニューから［番号の設定］を選びます。
- 開いた画面で、開始する値を矢印ボタンなどで指定し、［OK］をクリックします。
［番号の設定］の画面には、新しくリストを開始するか、前のリストから継続するかを選ぶ項目もあります。新しいリストとして始めたいときは前者、途中で切れてしまったリストをつなげたいときは後者を選ぶと、目的に合わせて整えられます。
説明文を挟んでも番号を続けたいとき
手順の途中に注意書きや画像を挟むと、その後の番号が1に戻ることがあります。このときは、1に戻ってしまった項目の番号を右クリックし、［番号の設定］で前のリストから継続する設定にすると、番号がつながります。
もう一つの方法として、説明文の段落を「番号なしの段落」としてリスト内に入れる方法もあります。説明文の行で段落番号を解除し、インデントを番号付き項目の本文位置にそろえておくと、見た目のまとまりも保ちやすくなります。
番号の振り直しで迷わないためのTips
番号の数字は直接書き換えない
番号が自動で付いている部分を選んで数字を打ち直すことは、基本的にできません。段落番号を解除して手入力の数字に置き換えることはできますが、その場合は自動連番の利点がなくなります。番号の変更は右クリックメニューから行うと覚えておくと、後の修正が楽になります。
コピーしたリストは貼り付け後に確認する
別の文書や別の場所からリストをコピーすると、貼り付け先の直前にあるリストとつながる場合があります。貼り付けた直後に番号を確認し、つながってしまっていたら［1から再開］で区切るようにすると、後から番号のずれに気づいて慌てることが減ります。
見出しごとに番号を区切る習慣をつける
章や見出しごとに手順を書く文書では、各見出しの最初の項目で［1から再開］を使うと決めておくと、文書全体の番号が整理しやすくなります。複数人で編集する文書の場合も、ルールを共有しておくと修正の手間を減らせます。
章番号と組み合わせたい場合はアウトライン番号を検討する
「1-1」「1-2」のように、見出しの番号と連動した番号を付けたい場合は、段落番号だけで対応するよりも、［ホーム］タブの［アウトライン］（複数レベルのリスト）を使う方法が向いています。見出しスタイルと組み合わせると、見出しの追加や順番の入れ替えにも追従しやすくなります。
番号の後ろの空きが気になるとき
番号を振り直した後、番号と本文の間隔がそろわないと感じることがあります。その場合は、番号を右クリックして［リストのインデントの調整］を開き、番号の位置やテキストのインデント、番号に続く空白の扱いを確認すると整えやすくなります。
よくあるつまずきと確認のしかた
［1から再開］を選んでも後ろの番号が戻らない
［1から再開］は、右クリックした項目から新しいリストを始めるコマンドです。リストの先頭ではなく途中の項目を右クリックしていると、その項目より前は元の番号のままになります。どこから数え直したいのかを確認し、新しく始めたい最初の項目で操作します。
番号の書式が前のリストと違ってしまう
振り直した後に、番号の形式（「1.」「(1)」「①」など）が前のリストと異なって見える場合は、［ホーム］タブの［段落番号］の右側にある下向き矢印から、使いたい番号の形式を選び直します。文書内で使う番号の形式をあらかじめ決めておくと、見た目のばらつきを防げます。
どこまでが同じリストか分からない
番号をダブルクリックすると、同じリストに属する番号がまとめて選択された状態になります。どの項目がつながっているのかを確かめたいときに、この表示を手がかりにすると、振り直す位置を判断しやすくなります。
まとめ
Wordの段落番号で番号の振り直しをするポイントは、次のとおりです。
- 番号を1から始め直すときは、番号を右クリックして［1から再開］を選ぶ
- 任意の番号から始めたいときや、途切れたリストをつなげたいときは［番号の設定］を使う
- 番号は手入力で書き換えず、コマンドで変更すると後の編集でずれにくい
- コピーしたリストは貼り付け後に番号のつながりを確認する
- 見出しと連動した番号が必要なら、アウトライン番号を検討する
段落番号の振り直しは、操作自体は数回のクリックで済みます。手順書や資料を作るときに、番号の始まりと続きをコマンドで管理する習慣をつけておくと、修正に強い文書に仕上げられます。