今回は、Wordの自動回復を使って、保存していない文書の復元を行う方法と、作業内容を失いにくくするための設定のコツを紹介します。
長い文書を書いている途中でパソコンが固まったり、うっかり「保存しない」を選んで閉じてしまったりすると、それまでの作業が消えたように見えて焦るものです。Wordには、編集中の内容を一定の間隔で回復用データとして残しておく仕組みがあり、条件がそろっていれば、保存前の状態からでも文書を取り戻せる場合があります。
この記事は、Windows版のデスクトップ版Word（Microsoft 365、Word 2024、2021、2019、2016）を前提にしています。Mac版にも回復の仕組みはありますが、メニューの名前や場所が異なるため、ここでは扱いません。また、回復できるかどうかは状況によって変わるため、どの方法でも必ず元に戻せるわけではない点はあらかじめ押さえておきましょう。
自動回復と自動保存の違い
Wordには、名前が似た2つの機能があります。混同しやすいので、最初に役割を整理しておきます。
- 自動回復：指定した分ごとに、編集中の内容を回復用のデータとして残す機能です。Wordが予期せず終了したときなどに、次回起動時の復元に使われます。元のファイルそのものを上書きするわけではありません。
- 自動保存：Microsoft 365で、OneDriveやSharePointに保存したファイルの変更を継続的に保存する機能です。画面左上のスイッチでオンとオフを切り替えます。
Microsoftのサポート情報では、Microsoft 365を使っている場合、ファイルをOneDriveやSharePointに置いて自動保存を使うことが、最も安全な方法として案内されています。一方、パソコン内のフォルダーに保存している文書や、買い切り版のWordを使っている場合は、自動回復が主な備えになります。どちらか一方だけに頼るのではなく、両方の特徴を知っておくと安心です。
Wordが突然終了したときの復元方法
最新の変更を保存する前にWordが予期せず閉じた場合、次にWordを起動すると、画面の左側に［ドキュメントの回復］ウィンドウが自動で表示されます。ここに、自動回復によって残されたファイルが一覧で並びます。
どのファイルを開くかの見分け方
一覧に複数のファイルが並んでいると、どれを開けばよいか迷うことがあります。各ファイル名の下には、自動で保存された日付と時刻が表示されるので、これを手がかりにしましょう。
- 同じ文書の複数のバージョンが表示されている場合は、通常、時刻が最も新しいものに最新の変更が含まれています。
- 判断がつかないときは、候補を1つずつ開いて中身を確かめてから決めると確実です。
- 開いたファイルは、そのまま編集を続けられます。必要な文書を復元できたら、［ドキュメントの回復］ウィンドウを閉じます。
復元した文書はすぐに名前を付けて保存する
回復された文書は、あくまで一時的なデータから開いたものです。中身を確認したら、すぐに［名前を付けて保存］で保存し直しておきましょう。元のファイルと区別したい場合は、ファイル名の末尾に「_復元」などを付けておくと、後で比較するときに分かりやすくなります。
ウィンドウを閉じてしまったときの扱い
回復したファイルをすべて確認しないまま［閉じる］を選ぶと、後で改めて表示するかどうかを確認するメッセージが出ます。ここで選べる選択肢は次の2つです。
- はい、後でこれらのファイルを表示したい：回復データが必要かどうか分からないときは、こちらを選ぶのが安全です。
- いいえ、ファイルを削除します。必要なファイルを保存しました：必要な内容をすでに保存し終えていて、回復データが不要だと分かっている場合に選びます。
迷ったときは、削除しない方を選んでおくのがコツです。不要な回復ファイルを個別に消したい場合は、回復ウィンドウのファイル名の横にある矢印を選び、［削除］を選んで確認します。
「保存しない」で閉じた文書を取り戻す方法
Wordの終了時に、保存するかどうかを尋ねられて「保存しない」を選んでしまった場合でも、自動回復の設定によっては内容を取り戻せることがあります。手順は、その文書を一度でも保存していたかどうかで変わります。
一度も保存していなかった新規文書の場合
- Wordを起動し、［ファイル］→［情報］を選びます。
- ［文書の管理］を選び、［保存されていない文書の回復］を選びます。
- 表示された一覧から目的のファイルを選び、［開く］を選びます。
- 文書の上部に表示されるバーで［名前を付けて保存］を選び、保存します。
保存済みの文書を、変更を保存せずに閉じた場合
- 対象の文書を開きます。
- ［ファイル］→［情報］を選びます。
- ［文書の管理］の欄に、保存せずに閉じたことを示すラベルが付いたファイルがあれば、それを選びます。
- 文書の上部のバーで［復元］を選ぶと、以前に保存したバージョンがその内容で上書きされます。
上書きする前に違いを確かめたい場合は、［復元］の代わりに［比較］を選ぶと、現在のファイルとの差分を確認できます。どちらが新しい内容か判断しにくいときは、まず比較してから復元すると失敗を防げます。
自動回復の設定を確認・調整する
いざというときに回復データが残っているかどうかは、日ごろの設定で決まります。トラブルが起きる前に、一度設定画面を確認しておきましょう。
- ［ファイル］→［オプション］を選びます。
- 左側の一覧から［保存］を選びます。
- 「次の間隔で自動回復用データを保存する」のチェックボックスがオンになっているか確認し、横の欄で間隔（分）を指定します。
- 「保存しないで終了する場合、最後に自動回復されたバージョンを残す」のチェックボックスもオンになっているか確認します。
- ［OK］を選んで設定を閉じます。
※表示される文言は、バージョンによって少し異なる場合があります。
間隔の決め方のコツ
回復できる内容の新しさは、回復用データを残す間隔に左右されます。たとえば間隔が15分の場合、最後に回復用データが残された時点より後に書いた部分は、復元しても含まれません。Microsoftのサポート情報では、念のため5分や10分などの小さめの値にしておく方法が紹介されています。
反対に、間隔を短くすると保存処理の回数が増えるため、動作の軽さを優先したい場合は20分程度の大きめの値にする選択肢もあります。重いファイルを扱うことが多いかどうかなど、自分の使い方に合わせて調整しましょう。
作業内容を失わないための習慣
自動回復は心強い機能ですが、あくまで「保険」です。次のような習慣と組み合わせることで、作業内容を失う可能性をさらに減らせます。
- こまめにCtrl+Sで保存する：区切りのよいところで上書き保存する癖をつけると、回復機能に頼る場面そのものが減ります。
- 新規文書は最初に名前を付けて保存する：書き始めの段階でファイル名と保存場所を決めておくと、後から「どこに保存したか分からない」という状況を避けられます。
- Microsoft 365ならOneDriveに保存して自動保存を使う：変更が継続的に保存されるうえ、バージョン履歴から以前の状態を確認することもできます。
- 大きな変更の前に別名で保存しておく：構成を大きく書き換える前に「_v2」などの名前で複製を作っておくと、元の内容に戻したいときに便利です。
まとめ
Wordの自動回復は、編集中の内容を一定間隔で回復用データとして残しておく機能で、保存していない文書の復元に役立ちます。今回紹介したポイントを振り返ります。
- Wordが突然終了したときは、次回起動時の［ドキュメントの回復］ウィンドウから、時刻を手がかりに最新のファイルを開く。
- 「保存しない」で閉じた新規文書は、［ファイル］→［情報］→［文書の管理］→［保存されていない文書の回復］から探す。
- 保存済みの文書は、［文書の管理］から以前のバージョンを開き、［比較］で確認してから［復元］すると安心。
- ［ファイル］→［オプション］→［保存］で、自動回復の間隔と、保存せずに閉じたときのバージョンを残す設定を確認しておく。
- 回復機能は保険と考え、こまめな保存や自動保存と組み合わせる。
トラブルが起きてから設定を確認しても、その時点の内容は取り戻せないことがあります。時間のあるときに一度オプション画面を開いて、自分の環境の設定を見直しておくと、いざというときに落ち着いて対応できます。