今回は、Wordの「ファイルからテキスト」機能を使って、別々に作成した複数の文書を1つにまとめる方法を紹介します。
この記事は、Windows版のWord（Microsoft 365、Word 2024／2021／2019／2016）のデスクトップアプリを前提にしています。Web版のWordでは、別の文書の内容をこの方法で挿入することは現時点でサポートされていないため、デスクトップアプリで操作してください。Mac版はメニューの配置が異なる場合があります。
Wordで文書を結合したくなる場面
報告書の章ごとに担当者が分かれていたり、月ごとの議事録を1冊にまとめたりするとき、複数のWordファイルを1つにする作業が発生します。短い文書であればコピーと貼り付けでも対応できますが、ページ数が多いと範囲選択の手間がかかり、貼り付け漏れも起こりがちです。
そこで役立つのが、[挿入]タブの[オブジェクト]にある「ファイルからテキスト」です。既存のWord文書を開かずに、その中身をカーソル位置へまとめて取り込めます。
コピーと貼り付けとの違い
- 元の文書を開く必要がなく、ファイルを指定するだけで本文全体が入る
- 範囲の選択ミスによる取りこぼしが起きにくい
- 複数のファイルを続けて取り込む作業を、同じ手順の繰り返しで進められる
ファイルからテキストで文書を挿入する基本手順
まとめ先となる文書（新規文書でも既存の文書でも構いません）を開いて、次の順に操作します。
- 別の文書の内容を入れたい位置をクリックして、カーソルを置く
- [挿入]タブを開き、[テキスト]グループにある[オブジェクト]の横の矢印を選ぶ
- 表示されたメニューから[ファイルからテキスト]を選ぶ
- ファイルを選択する画面で取り込みたい文書を探し、ダブルクリックする（または選択して[挿入]を押す）
- ほかにも取り込みたい文書があれば、カーソルを次の位置へ移して同じ手順を繰り返す
[オブジェクト]のボタン本体をクリックすると、オブジェクトを埋め込むための画面が開きます。文書の中身を本文として取り込みたいときは、ボタン横の矢印からメニューを開く点を意識してください。
結合する順番を整えるコツ
複数の文書を順番どおりに並べたい場合は、1ファイルずつ、並べたい順に挿入するのが確実です。挿入後のカーソルは取り込んだ内容の末尾付近に来るため、続けて次の文書を入れていくと、前から順に積み重なっていきます。
事前にファイル名の先頭へ「01_」「02_」のような番号を付けておくと、選択画面で目的のファイルを見つけやすくなり、順番の取り違えも防げます。
結合後のレイアウトを崩しにくくするポイント
別々に作られた文書には、それぞれ異なるスタイルやページ設定が含まれていることがあります。取り込んだあとに見た目がそろわない原因の多くはここにあるため、次の点を押さえておくと整えやすくなります。
ヘッダーとフッターを残したいときはセクション区切りを入れる
取り込む文書のヘッダーやフッターも生かしたい場合は、挿入する前にセクション区切りを入れて、新しいセクションに取り込むようにします。こうすることで、そのヘッダーやフッターが該当するページだけに適用されやすくなります。
- 挿入位置にカーソルを置く
- [レイアウト]タブの[区切り]から、[セクション区切り]の[次のページから開始]を選ぶ
- 新しいページの先頭で「ファイルからテキスト」を実行する
章ごとにページを分けたい場合にも、この方法がそのまま使えます。
スタイル名をそろえておく
まとめ先の文書と取り込む文書で、同じ名前のスタイル（「見出し1」「標準」など）の設定が違うと、取り込んだ部分の見た目が変わることがあります。結合後に見出しのフォントや段落間隔がばらついたときは、次のように対応すると整えやすくなります。
- まとめ先の文書のスタイルを基準とし、[ホーム]タブのスタイルギャラリーから見出しを付け直す
- 手動で付けた書式が残っている部分は、該当箇所を選択して書式のクリアを使ってからスタイルを当て直す
- 事前に担当者間で「見出しは見出し1〜3を使う」などのルールを共有しておく
結合後に確認したい項目
- ページ番号：セクションごとに番号が振り直されていないか
- 目次：目次を使っている場合は、結合後に更新して見出しを反映させる
- 図表番号や相互参照：番号の重複やずれがないか
- 改ページの位置：文書の境目で不要な空白ページができていないか
文書の結合をスムーズに進めるためのTips
作業前にまとめ先の文書を別名で保存しておく
挿入を繰り返していると、途中で順番を間違えたり、不要なファイルを入れてしまったりすることがあります。作業を始める前にまとめ先の文書を別名で保存しておけば、元に戻したいときに最初からやり直せます。直前の操作であれば、Ctrl+Zで取り消すことも可能です。
取り込む文書を閉じておく
取り込み対象の文書を別のウィンドウで開いたまま編集していると、保存前の変更は反映されません。最新の内容を保存してから閉じた状態で挿入すると、意図しない古い内容が入るのを防げます。
ナビゲーションウィンドウで全体を見渡す
結合後の文書は長くなりがちです。[表示]タブで[ナビゲーションウィンドウ]をオンにすると、見出しの一覧から各章へ移動でき、順番や抜けの確認がしやすくなります。見出しスタイルが適用されていれば、章単位で並び順を入れ替えることもできます。
共同編集が前提なら、結合のタイミングを決めておく
章ごとに担当者が書いている場合、結合した後に元のファイルが修正されると、どちらが最新か分かりにくくなります。「各担当の原稿を確定してから結合する」といったルールを決めておくと、二重管理を避けられます。
まとめ
Wordの「ファイルからテキスト」を使うと、複数の文書を開かずに1つへまとめられます。要点を振り返ります。
- [挿入]タブの[オブジェクト]横の矢印→[ファイルからテキスト]で既存文書の中身を取り込める
- 順番を守りたいときは、1ファイルずつ並べたい順に挿入する
- ヘッダーやフッターを生かすなら、セクション区切りを入れてから挿入する
- 結合後は、スタイル・ページ番号・目次・改ページの位置を確認する
- Web版では利用できないため、デスクトップアプリで操作する
資料のとりまとめ作業が多い方は、文書の結合手順を一度覚えておくと、毎回のコピーと貼り付けにかかっていた手間を減らせます。