今回は、WordのSmartArtを「テキストウィンドウ」から操作して、手順図や組織図などの図解を手早く整える方法を紹介します。
この記事は、Windows版のWord for Microsoft 365、Word 2024、Word 2021を前提にしています。Mac版やWeb版でもSmartArtは利用できますが、ボタンの位置や表示されるタブ名が異なる場合があります。
WordのSmartArtとテキストウィンドウの基本
SmartArtは、箇条書きの情報を図形と線の組み合わせで表現する機能です。手順の流れ、組織の階層、要素同士の関係などを、レイアウトを選ぶだけで図解にできます。
SmartArtを挿入すると、図の左側にテキストウィンドウが表示されます。このウィンドウは、図に表示される文字を箇条書きの形で編集する場所です。テキストウィンドウで入力した内容は、そのまま図形に反映されます。
図形を1つずつクリックして文字を入れる方法もありますが、テキストウィンドウを使うと次のような利点があります。
- 文章を書く感覚で、図の内容をまとめて入力できる
- Enterキーで項目を増やすと、図形も自動で追加される
- 階層（上位・下位）の関係を、インデントで調整できる
- 入力済みの内容を保ったまま、別のレイアウトに切り替えやすい
SmartArtを挿入する手順
- [挿入]タブの[図]グループにある[SmartArt]を選びます。
- [SmartArtグラフィックの選択]ダイアログボックスで、種類とレイアウトを選びます。
- [OK]を選ぶと、文書にSmartArtが挿入され、仮の文字が入った状態で表示されます。
テキストウィンドウが表示されないとき
SmartArtを選択しても左側にテキストウィンドウが出ていない場合は、SmartArtの左端に表示される小さな矢印のボタンを選ぶと開きます。ウィンドウを閉じてしまったときも、同じ操作で表示し直せます。
また、[SmartArtのデザイン]タブが見当たらないときは、SmartArtが選択されていない可能性があります。図の上をクリックするか、ダブルクリックするとタブが表示されます。
テキストウィンドウで内容を入力するコツ
Enterキーで項目と図形を増やす
テキストウィンドウで文字を入力し、Enterキーを押すと新しい行ができます。この行が、図の新しい図形（またはレイアウトによっては図形内の箇条書き）になります。図形の数を先に決めておかなくても、書きながら増やしていけるのが便利な点です。
図形を削除したいときは、テキストウィンドウでその行の文字を消して行自体を削除するか、図の中で図形を選んでDeleteキーを押します。
TabキーとShift+Tabキーで階層を調整する
テキストウィンドウでは、行の先頭でTabキーを押すとレベルが1段下がり、Shift+Tabキーを押すと1段上がります。リボンの[SmartArtのデザイン]タブにある[レベル下げ]・[レベル上げ]でも同じ操作ができます。
たとえば、手順図で「準備」という大きな項目の下に「資料を集める」「担当を決める」といった細かい作業を入れたい場合、細かい作業の行でTabキーを押すと、上位項目にぶら下がる形になります。
ここで知っておきたいのは、下位の項目がどう表示されるかはレイアウトによって異なるという点です。
- 下位の項目が、別々の図形として表示されるレイアウト
- 下位の項目が、上位の図形の中に箇条書きとして表示されるレイアウト
思った形にならない場合は、階層の付け方を変えるよりも、レイアウトを切り替えたほうが早く解決することがあります。
ほかの文書から箇条書きを貼り付ける
すでに文書内に箇条書きのメモがある場合は、それをコピーしてテキストウィンドウに貼り付ける方法もあります。一から入力し直す必要がないので、会議メモや作業リストを図解にしたいときに役立ちます。貼り付けたあとで、Tabキーを使って階層を整えると仕上がりが安定します。
内容に合ったレイアウトを選ぶポイント
SmartArtのレイアウトは、いくつかの種類に分類されています。伝えたい内容に合った種類を選ぶと、読み手が図の意味をつかみやすくなります。代表的な使い分けは次のとおりです。
- リスト：順番に意味のない情報を並べたいとき
- 手順：作業の流れやスケジュールの段階を示したいとき
- 循環：繰り返し行われる流れを示したいとき
- 階層構造：組織図や分岐する判断の流れを示したいとき
- 集合関係：要素同士のつながりや重なりを示したいとき
- マトリックス：全体と各部分の関係を示したいとき
- ピラミッド：上下で大きさや比重が変わる関係を示したいとき
- 図：写真やイラストを添えて内容を伝えたいとき
レイアウトは後から切り替えられる
SmartArtは、作成したあとでも[SmartArtのデザイン]タブのレイアウト一覧から別のレイアウトに変更できます。一覧の候補にマウスポインターを合わせると、適用後の見た目をプレビューで確認できるので、いくつか試しながら選ぶとよいでしょう。
図形の数が決まっているレイアウトに注意する
レイアウトの中には、表示できる図形の数が決まっているものがあります。その場合、テキストウィンドウに入力した内容のうち、図に入りきらない項目には赤い×印が付きます。
赤い×印の付いた内容は、別のレイアウトに切り替えれば再び使える状態で残っています。ただし、そのレイアウトのまま閉じると、表示されていない内容は保存されません。赤い×印が出たときは、項目を減らすか、図形の数に制限のないレイアウトに変えておくと安心です。
見た目を整えるテクニック
色とスタイルをまとめて変更する
SmartArtを選択し、[SmartArtのデザイン]タブの[SmartArtのスタイル]グループにある[色の変更]を選ぶと、図全体の配色をまとめて変えられます。配色は文書のテーマの色をもとにしているため、文書のほかの部分と色味がそろいやすいのが特徴です。
同じグループのスタイル一覧からは、影や立体感などの効果をまとめて適用できます。立体的なスタイルは、多用すると内容よりも装飾に目が行きやすいため、表紙や冒頭の図など、目立たせたい箇所に絞って使うのがおすすめです。
手順図では、各ステップを色で区別すると、段階の切り替わりがわかりやすくなります。循環図では、少しずつ色が変わる配色を選ぶと、流れが一周する様子を表現しやすくなります。
文字の書式はテキストウィンドウでそろえる
太字や斜体、フォントの種類などは、テキストウィンドウで文字を選んで設定すると図にも反映されます。なお、ある図形の文字量が多くなって文字が小さくなると、ほかの図形の文字も同じ大きさにそろえられる仕組みになっています。特定の図形だけ文字が小さく見えると感じたときは、その図形の文字数を減らすと全体の読みやすさが戻ります。
図のタイトルはテキストボックスで追加する
SmartArtの上に見出しや注釈を入れたい場合は、[挿入]タブの[テキストボックス]を使うと、図とは別に自由な位置へ文字を配置できます。テキストボックスの枠線と塗りつぶしをなしにしておくと、文字だけが表示されて図となじみます。
迷ったら[グラフィックのリセット]で元に戻す
色や図形の書式を細かく変えているうちに、まとまりがなくなってしまうことがあります。その場合は、[SmartArtのデザイン]タブの[グラフィックのリセット]を選ぶと、入力した文字はそのままで、書式だけを初期状態に戻せます。
SmartArtを使うときのちょっとした工夫
- 先に内容を箇条書きで整理してから挿入する：図にする前に、項目と階層を決めておくと作業がスムーズです。
- 1つの図形に入れる文字は短くする：長い文章は本文で説明し、図には要点だけを入れると読みやすくなります。
- サイズは枠線のハンドルで調整する：SmartArt全体の外枠を選び、ハンドルをドラッグすると図全体の大きさを変えられます。
- テーマを変えると図の見た目も変わる：文書のテーマを変更すると、SmartArtの配色も連動して変わります。最終的なデザインを決めてから細かい色調整をすると手戻りが少なくなります。
まとめ
WordのSmartArtは、テキストウィンドウを中心に操作すると、図解の作成と修正を効率よく進められます。
- テキストウィンドウはSmartArt左端の矢印ボタンで表示できる
- Enterキーで項目と図形を追加し、TabキーとShift+Tabキーで階層を調整する
- 内容に合わせてレイアウトの種類を選び、後からでも切り替えられる
- 赤い×印は「図に表示されていない内容」の目印になる
- 色の変更やスタイルで見た目をそろえ、迷ったら[グラフィックのリセット]を使う
文章だけでは伝わりにくい手順や関係も、SmartArtを使えば短時間で整理された図にできます。まずは手元の箇条書きを1つ、テキストウィンドウに貼り付けて図にしてみてください。